Office Manager · CDI · Paris · début ASAP

Loyoly; Paris; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Loyoly, en plein développement, recherche un profil junior en office management/ops pour structurer les fonctions finance, RH et operations. Vous travaillerez directement avec la Head of People et le CEO sur les fondations de l’entreprise.

Vous serez en charge du pilotage mensuel, de la paie, des factures et des processus internes, avec une forte automatisation et une collaboration étroite avec les équipes et les partenaires externes.

Qualifications

• Junior avec 2-3 ans d’expérience en office management, ops, finance ou RH.
• Anglais fluent ou natif attendu.
• Rigueur et fiabilité dans la gestion de sujets sensibles.
• À l’aise avec nos outils (Pennylane, Payfit, HubSpot, Notion, Stripe, Alan, Swile, Navan) et curieux de l’automatisation et de l’IA.

Responsibilities

• Ownership du cycle mensuel des Ops et des clôtures comptables.
• Clôture de la paye et gestion des commissions et titres-restaurants.
• Facturation, encaissements et paiements; suivi des paiements clients et fournisseurs.
• Onboarding et offboarding: contrats, outils et mutuelle.
• Notes de frais, achats, procurement et déplacements.
• Animation de l’expérience collaborateur et amélioration de l’NPS.
• Mener des projets pour la Head of People et le CEO, et collaborer avec nos prestataires (comptable, juridique).
• Documenter et améliorer les process (Notion) et les automatiser.

Skills

Rigueur

Fiabilité

Autonomie

Anglais courant

Tools

Pennylane

Payfit

HubSpot

Notion

Stripe

Alan

Swile

Navan

Job description

Le contexte

Loyoly est en pleine croissance : +600 marchands e-commerce révolutionnent leur expérience de fidélisation grâce à notre solution SaaS. Nous entrons dans une phase de structuration, avec une équipe qui passera de 30 à 50 personnes d’ici la fin de l’année. Tu rejoins l’équipe pour faire tourner le quotidien de l’entreprise (finance, RH et opérations) et tu arrives en même temps que notre Head of People : vous construirez les fondations ensemble.

Pourquoi ce poste va te plaire

• Tu vois comment fonctionne une entreprise de l’intérieur : finance, RH, juridique, commercial

• Tu travailles au quotidien avec la direction et un écosystème d’experts (comptables, avocats…)

• Tu as de l’autonomie et de l’impact : tu participes à la structuration d’une entreprise qui passe de 30 à 50 personnes

Tes missions

Ownership du cycle mensuel des Ops

• Comptabilité : justification et catégorisation des transactions, suivi des factures, clôture mensuelle (Pennylane)

• Clôture de la paye (Payfit), commissions des sales et des partenaires, commande des titres-restaurants

• Facturation, encaissements et paiements : création des factures et abonnements, paiement des fournisseurs, suivi des paiements clients (Stripe, HubSpot), relances et recouvrement

Le quotidien des collaborateurs, avec la Head of People

• Onboarding et offboarding : contrats de travail, accès aux outils, mutuelle (Alan), matériel

• Notes de frais, fournitures, procurement, voyages et déplacements

• Animation de l’expérience collaborateur (NPS trimestriel, actions d’amélioration)

Mener des projets

• Missions pour la Head of People et pour le CEO : tu les soutiens sur leurs sujets du moment

• Interactions avec nos prestataires : notre cabinet comptable (clôture fiscale…), notre cabinet juridique (CGV, signatures de documents)…

Amélioration des process

• Tu documentes et améliores nos process (Notion), puis tu les automatises : workflows, API, MCP

• Tu cherches en permanence comment faire mieux avec moins d’effort manuel

Junior avec 2-3 ans d’expérience en office management, ops, finance ou RH, idéalement en startup ou scale-up Rigueur et fiabilité : tu vas gérer des sujets importants, et nous devons pouvoir te faire confiance à 100 %. Responsabilité : tu gères tes sujets en autonomie et tu prends des initiatives pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise À l’aise avec nos outils (Pennylane · Payfit · HubSpot · Notion · Stripe · Alan · Swile · Navan), et curieux·se de l’automatisation et de l’IA Anglais fluent ou natif