Office Manager

Sia; Paris; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Sia recherche un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement du bureau parisien et piloter l’organisation des événements. Vous coordonnez les prestataires, gérez les commandes et assurez le confort des équipes et des partenaires.

Poste en CDI à Paris, présence sur site requise, horaires variables selon les événements; télétravail sur demande. Profil avec 2+ ans d’expérience et un excellent relationnel est souhaité.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans sur un poste comparable en office management, facility management ou workplace management.
• Capacité à coordonner des prestataires sans lien hiérarchique et à garantir la qualité de leurs interventions.
• Excellent relationnel et sens du service, avec des interlocuteurs variés : collaborateurs, organisateurs, clients, fournisseurs.
• Autonomie, rigueur, réactivité et gestion des priorités dans un environnement à rythme soutenu.

Responsibilities

• Gestion opérationnelle du site : garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau et la tenue des espaces communs.
• Coordination des prestataires (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et suivi de leurs prestations.
• Gestion des commandes et des stocks (hygiène, fournitures, consommables) et suivi des budgets.
• Événementiel interne et clients : logistique, brief, planning, traiteur et coordination technique.
• Animer la vie du bureau (événements, temps forts, convivialité) et suivi de la salle de sport.
• Suivre les dépenses du site et proposer des pistes d’optimisation et d’amélioration des processus.

Skills

Office management

Facility management

Workplace management

Event coordination

Vendor management

Autonomie

Job description

Sia est un groupe international de conseil en management de nouvelle génération, fondé en 1999. Nés à l'ère du digital, nous sommes augmentés par la data, enrichis par la créativité et guidés par la responsabilité. Nous collaborons avec nos clients pour relever les défis et saisir les opportunités. Dans un monde en pleine mutation, nous croyons que l’optimisme est un puissant levier de transformation. Avec une expertise couvrant un large éventail de secteurs et de services, nos 3 000 consultants accompagnent des clients dans le monde entier, depuis 48 bureaux répartis dans 19 pays. Notre expertise produit des résultats concrets. Notre optimisme change la donne.

Description du poste

Dans le cadre de la gestion de notre bureau parisien, nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement quotidien du site, piloter l'organisation de nos événements et contribuer à une expérience collaborateur de premier plan.

Rattaché(e) au Workplace Manager, vous êtes responsable de la qualité de fonctionnement du bureau. Vous coordonnez les prestataires intervenant sur site (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs sur tous les sujets liés à la vie du bureau.

Dans un environnement à fort volume événementiel, vous veillez à offrir aux équipes, aux clients et aux partenaires un cadre fonctionnel, agréable et représentatif de l'image de l'entreprise.

Vos missions sont les suivantes :

Gestion opérationnelle du site

Garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau et la bonne tenue des espaces communs : tour régulier des locaux, suivi des réparations et de la maintenance.

Coordonner les prestataires (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et suivre la qualité de leurs prestations.

Gérer les commandes et les stocks (hygiène, fournitures, consommables) : inventaire, anticipation des besoins, rotation des produits.

Veiller au respect des règles de sécurité et au bon fonctionnement des équipements.

Événementiel interne et clients

Piloter la logistique de l'ensemble des événements du site, internes, clients et partenaires : prise de brief des organisateurs, planning, commandes traiteur, coordination technique et logistique.

Superviser la mise en place le jour J, renforcer les équipes et faire appel à des renforts si nécessaire.

Collecter les retours des organisateurs, suivre les coûts dans le respect des budgets définis et maintenir une base de prestataires événementiels fiables.

Animer la vie du bureau : identifier les temps forts de l'année et proposer des événements de convivialité (petits-déjeuners, déjeuners, afterworks).

Assurer le suivi de la salle de sport : équipements, retours des coachs et des utilisateurs, adaptation de l'offre.

Repérer les irritants du quotidien, proposer des solutions et de nouveaux services, et recueillir les retours des collaborateurs pour adapter les initiatives.

Négocier des tarifs préférentiels auprès des commerces de proximité

Pilotage et amélioration continue

Contribuer au suivi de la performance des fournisseurs et à la qualité de service.

Assurer du reporting auprès du Workplace Manager.

Suivre les dépenses du site et des événements, et proposer des pistes d'optimisation.

Participer à l'amélioration continue des processus et des standards du bureau.

Le poste pourra également inclure la contribution à des projets transverses comme l'aménagement ou le réaménagement d'espaces de travail ; la mise en place de nouveaux formats d'événements internes ou clients ; et le déploiement de nouveaux services pour les collaborateurs.

Expérience d'au moins 2 ans sur un poste comparable en office management, facility management ou workplace management. Une expérience de gestion de la maintenance d'un site constitue un atout majeur, l'expérience événementielle est appréciée mais n'est pas indispensable.

Capacité à coordonner des prestataires sans lien hiérarchique et à garantir la qualité de leurs interventions.

Excellent relationnel et sens du service, avec des interlocuteurs variés : collaborateurs, organisateurs, clients, fournisseurs.

Autonomie, rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme soutenu.

Esprit d'initiative et force de proposition.

Informations complémentaires

CDI, poste à pourvoir dès que possible.

Présence quotidienne sur site, horaires variables selon les événements (certains en soirée), télétravail sur demande

Sia est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les aspects de l’emploi, tels que le recrutement, les promotions, la rémunération, ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances, les compétences, et le comportement des employés ou les besoins de l’entreprise.

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