Office Manager

Robeaute; Paris; On-site; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle santé

Tickets-restaurant

Remboursement des frais de transport

Job summary

Robeauté recherche un(e) Office Manager pour assurer la gestion quotidienne du bureau et accompagner la croissance de l’entreprise. Vous serez en relation avec les prestataires, gérerez les stocks et assurerez l’accueil physique et téléphonique.

Vous coordonnerez les processus RH administratifs lors de l’arrivée des nouvelles recrues et participerez à l’organisation d’événements. Profil Bac+2/5 avec expérience en start-up est apprécié.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+5 en gestion, administration ou assistanat de direction.
• Une première expérience sur un poste similaire en start-up ou PME en croissance est appréciée.

Responsibilities

• G​estion quotidienne du bureau et relation avec les prestataires.
• Suivi des stocks et des fournitures de bureau.
• Réception, tri et distribution du courrier, accueil des visiteurs.
• Gestion des contrats et des prestataires techniques et de sécurité.
• Intégration administrative RH (recrutement, DPAE, arrivée des collaborateurs).
• Planification logistique des déplacements professionnels et événements internes.

Skills

Organisation

Relationnel

Autonomie

Discrétion

Anglais professionnel

Education

Bac+2 à Bac+5 en gestion/administration

Tools

Pack Office

Google Workspace

Job description

Robeauté redéfinit l'avenir des thérapies cérébrales grâce à la première plateforme microrobotique conçue pour naviguer dans le cerveau humain avec une précision inégalée. Cette nouvelle génération de microrobots médicaux sera capable de diagnostiquer, traiter et surveiller le cerveau de l'intérieur, dépassant ainsi les limites persistantes du traitement des maladies neurologiques, qui touchent plus d'une personne sur trois dans le monde.

Depuis sa création en 2017, Robeauté a déposé plus de 50 demandes de brevet. Nous avons récemment levé 27 millions d'euros lors d'un tour de table Série A mené par Plural, Cherry Ventures, Kindred Ventures et Brainlab, ce qui va alimenter notre prochaine phase de croissance.

Missions principales

Gestion quotidienne du bureau

• Gestion de la relation avec l'entreprise prestataire en charge du nettoyage des locaux et suivi de la bonne exécution des prestations.
• Gestion et suivi des stocks de fournitures et consommables (café, papier, fournitures de bureau, etc.).
• Prise en charge et suivi des demandes des collaborateurs liées à la vie du bureau.
• Gestion des contrats et de la relation avec les autres prestataires généraux des locaux (maintenance technique, sécurité incendie, alarme, assurance multirisque professionnelle, téléphonie/internet, etc.).
• Réception, envoi, tri et distribution du courrier et des colis ; accueil physique et téléphonique au quotidien.

Accompagnement de la croissance de l'entreprise

• Participation à l'adaptation de l'organisation et des besoins du bureau au rythme de la croissance des effectifs (aménagement des espaces, anticipation des besoins logistiques, etc.).
• Suivi du bail commercial et de la relation avec le bailleur, y compris en cas de recherche ou d'aménagement de nouveaux espaces.

Intégration des nouveaux arrivants

• Assurer la coordination administrative RH du processus de recrutement, de l'entretien à l'intégration du candidat
• Organiser les rendez-vous et entretiens avec les candidats (planification, logistique, confirmation)
• Réaliser les Déclarations Préalables À l'Embauche (DPAE)
• Coordonner les démarches administratives préalables à l'arrivée des nouveaux collaborateurs (contrat, dossier administratif, accès, matériel)
• Préparation logistique de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (poste de travail, welcome kit, accès aux locaux), en coordination avec les équipes RH et IT.

Réunions, visites et événements

• Gestion logistique des réunions et des visites, incluant la préparation des espaces, l'accueil des visiteurs et leur accompagnement.
• Co-gestion des événements de l'entreprise (séminaires, moments d'équipe, réceptions de partenaires ou investisseurs, etc.).

Support administratif et financier

• Support à la gestion administrative des factures, incluant leur collecte, leur centralisation et leur transmission à la responsable financière.
• Suivi du budget « frais généraux » et participation à la mise en concurrence et à la négociation des fournisseurs et prestataires du bureau.

Santé, sécurité et conformité des locaux

• Suivi et mise à jour du DUERP en collaboration avec le département des Ressources Humaines et des registres de sécurité applicables aux locaux, en lien avec les référents concernés.
• Gestion des accès aux locaux (badges, clés) et suivi du bon fonctionnement des équipements de sécurité (alarme, extincteurs, issues de secours).

Déplacements professionnels

• Support dans l'organisation des déplacements professionnels des collaborateurs (réservations, logistique, suivi).

Démarche RSE et amélioration continue

• Contribution aux initiatives d'éco-responsabilité et d'amélioration continue du cadre de travail (tri des déchets, achats responsables, optimisation des espaces, etc.).

Formation et expérience

• Formation Bac+2 à Bac+5 (gestion, administration, assistanat de direction ou équivalent).
• Une première expérience réussie sur un poste similaire (Office Manager, Assistant·e de direction, Coordinateur·rice administratif) est appréciée, idéalement en environnement start-up ou PME en croissance.

Compétences et qualités

• Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle.
• Excellent relationnel et sens du service, avec une réelle capacité d'écoute des besoins des collaborateurs.
• Autonomie, proactivité et esprit d'initiative, notamment dans un environnement en évolution rapide.
• Discrétion et fiabilité dans le traitement d'informations administratives et financières.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Workspace).
• Bon niveau d'anglais professionnel (échanges avec des interlocuteurs internationaux).

• Mutuelle santé — prise en charge à 60 % par l'entreprise.

• Titres-restaurant — 9,25 €/jour, pris en charge à 60 %.
• Remboursement des frais de transport — 50 % des frais de trajet domicile-travail pris en charge.