Office Administrator, Paris

Addleshaw Goddard; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Loffice parisien d'Addleshaw Goddard recherche un Office Administrator pour assurer le soutien administratif et opérationnel du quotidien, garantissant le bon fonctionnement du cabinet et la qualité des services généraux.

Vous serez l interlocuteur privilégié des équipes internes, prestataires et clients, gérerez l'accueil, le standard, les espaces de réunion, la logistique des événements et le suivi des devis et commandes auprès des fournisseurs.

Qualifications

• Première expérience réussie dans une fonction similaire.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office.
• Sens développé du service et orientation client.
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités.
• Grande rigueur, autonomie et esprit d’initiative.
• Maîtrise courante du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Responsabilités

• Assurer la coordination et le support des activités de reprographie et la mise en forme de documents.
• Superviser l’organisation des espaces de reprographie et des zones de stockage et le réapprovisionnement des fournitures.
• Gérer les archives physiques, les espaces de classement et les demandes d’archivage ou de restitution.
• Remplacer occasionnellement l’accueil et le standard et superviser l’accueil des clients et visiteurs.
• Coordonner les envois de courrier et les prestations de coursiers, et réserver les taxis pour les déplacements professionnels.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien des équipements et des installations du bureau et participer à l’intégration des nouveaux arrivants.
• Coordonner les services généraux et les interventions de maintenance et travailler avec le gestionnaire d’immeuble sur les projets techniques.
• Contribuer à l’organisation d’événements internes et clients et garantir leur bonne réalisation (restauration, salles, logistique).
• Suivre les devis, commandes et contrats fournisseurs et veiller à optimiser les coûts tout en garantissant le service.

Connaissances

Service client & orientation client

Organisation et gestion des priorités

Maîtrise MS Office

Rigueur & autonomie

Bilingue FR/EN

Description du poste

Cabinet d'avocats d'affaires international, Addleshaw Goddard accompagne ses clients dans leurs opérations les plus stratégiques, en France comme à l'international. Notre approche combine excellence juridique, connaissance approfondie des secteurs d'activité et accompagnement sur mesure.

Notre bureau parisien réunit près de 50 avocats, dont 15 associés, intervenant dans l'ensemble des domaines du droit des affaires : fusions-acquisitions, private equity, financement, fiscalité, contentieux, droit social, immobilier, propriété intellectuelle, arbitrage international et bien d'autres.

Présent au travers de 22 bureaux en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, notre cabinet met la force de son réseau international au service de ses clients et de ses équipes.

Finalité du poste

Rattaché(e) à l'équipe de direction du bureau de Paris et en étroite collaboration avec les équipes support locales et internationales, l'Office Administrator assure un soutien administratif et opérationnel au quotidien afin de garantir le bon fonctionnement du cabinet.

Interlocuteur privilégié des équipes internes, des prestataires et des clients, il/elle veille à la qualité des services généraux, à la gestion des infrastructures, au support administratif et à la coordination des activités logistiques. À ce titre, il/elle contribue activement à offrir un environnement de travail premium, conforme aux standards du cabinet.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination et le support des activités de reprographie : impressions, photocopies, numérisations, reliures, préparation de dossiers (notamment dossiers de plaidoirie et data rooms), ainsi que la mise en forme de documents.
• Superviser l'organisation des espaces de reprographie et des zones de stockage, assurer le suivi des stocks et veiller au réapprovisionnement des fournitures de bureau.
• Gérer les archives physiques, les espaces de classement et les demandes d'archivage, de consultation ou de restitution des dossiers.
• Assurer, lorsque nécessaire, le remplacement à l'accueil et au standard téléphonique, superviser l'accueil des clients et des visiteurs, la gestion des salles de réunion, le support aux activités de réception et le maintien d'espaces d'accueil irréprochables.
• Coordonner les envois de courrier, les prestations de coursiers ainsi que les réservations de taxis pour les déplacements professionnels.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des équipements et des installations du bureau afin de garantir un environnement de travail professionnel, fonctionnel et accueillant pour les collaborateurs comme pour les visiteurs. Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.
• Coordonner les services généraux et les interventions de maintenance courante, tout en assurant le lien avec le gestionnaire de l'immeuble pour les projets techniques ou les interventions d'envergure.
• Accompagner les équipes Business Development et les différents services du cabinet dans l'organisation d'événements internes et clients et en garantir la bonne réalisation : coordination des prestations de restauration, préparation des salles et espaces événementiels, suivi logistique et soutien opérationnel.
• Assurer le suivi des devis, des commandes et des contrats fournisseurs, dans un objectif permanent d'optimisation des coûts tout en garantissant un niveau de service élevé.
• Traiter les factures fournisseurs et participer au suivi des notes de frais et des débours en collaboration avec les équipes Finance et administratives.
• Maintenir à jour les supports d'intégration, les documents de communication interne ainsi que l'ensemble de la documentation du bureau.
• Veiller au respect des politiques Hygiène et Sécurité et des procédures du cabinet en matière de gestion des risques et de conformité.
• Suivre et valider l'ensemble des formations obligatoires dans les délais impartis.

Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins et du développement du bureau de Paris.

Profil recherché

• Une première expérience réussie dans une fonction similaire ou au sein d'un environnement fortement orienté service client (cabinet d'avocats, cabinet de conseil, hôtellerie haut de gamme, etc.) est souhaitée.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office et bonne aisance avec les outils informatiques.
• Sens développé du service et orientation client.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
• Grande rigueur, sens du détail, autonomie et esprit d'initiative.
• Flexibilité, adaptabilité et réactivité afin de répondre aux besoins du cabinet.
• Approche pragmatique et orientée solutions.
• Excellentes qualités relationnelles et aptitude à travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.
• Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Pourquoi nous rejoindre ?

Chez Addleshaw Goddard, nous sommes convaincus que l'excellence de notre accompagnement repose avant tout sur la qualité de nos équipes.

Nous offrons un environnement de travail stimulant, collaboratif et international, où chacun est encouragé à développer ses compétences, prendre des initiatives et construire un parcours professionnel ambitieux.

Vous rejoindrez un cabinet reconnu pour son exigence, son esprit d'équipe et sa volonté d'offrir à nos collaborateurs un cadre de travail où performance et bienveillance vont de pair.

Rejoignez-nous et contribuez, à nos côtés, à accompagner les ambitions de nos clients