HCARTEC-GES-FDP-AGENT D'ADMINISTRATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Paris; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche une assistante pour le secrétariat du département mémoire combattante. Vous gérerez les agendas, filtrerez les interlocuteurs et assurerez l’accueil téléphonique et physique.

Vous planifierez les réunions et les déplacements, et préparerez les documents supports et les comptes rendus. Vous participerez à l’animation du réseau et à la coordination transversale avec la délégation MCC, tout en veillant à l’accueil du

Qualifications

• Bon relationnel et sens du service
• Organisation et méthode
• Discrétion
• Disponibilité et réactivité

Responsibilities

• Assurer le secrétariat du département MC et des instances de concertation.
• Gérer les contacts: agendas, filtrage des interlocuteurs, accueil physique et téléphonique.
• Planifier et organiser les réunions et les déplacements.
• Veiller à l’acheminement et à la gestion du courrier, travail transversal avec MCC.
• Établir les documents supports et les comptes rendus des réunions.
• Veiller à l’actualité sur le monde combattant et participer aux événements du département.

Skills

Gestion secrétariat

Gestion des agendas

Accueil téléphonique

Organisation de réunions

Gestion des déplacements

Job description

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité du chef de département “ mémoire combattante “ et de son adjoint vous assurez le secrétariat du département MC et sur les directives du chef de pôle “ animation du réseau “ vous assurez le secrétariat des instances de concertation relevant de son champ de compétence, dont le secrétariat permanent du Haut Conseil de la mémoire combattante.

En votre qualité d’assistante du département MC, vous êtes chargé de:

• Assister le chef du département et son adjoint
• Traiter les contacts : gestion des agendas, filtrage et recherche des interlocuteurs, accueil physique et téléphonique
• Planifier, organiser des réunions
• Gérer les demandes de déplacements

Avec vos collègues de la délégation MCC, assurant les mêmes fonctions, vous veillez à avoir une approche transverse dans la gestion des dossiers et plus particulièrement s’agissant de l’acheminement et la gestion du courrier.

S’agissant du secrétariat des instances de concertation, vous êtes chargé sur les directives du chef de pôle de veiller à l’établissement des documents supports de ces réunions en lien avec les membres du pôle et le département “ culture “ et d’établir un compte rendu.

Par ailleurs, vous:

• Assurez la veille d’actualité sur le monde combattant associatif et les fondations de mémoire
• Participez ponctuellement à des événements associatifs et à l’ensemble des activités du département
• Contribuez à l’accueil du public pour les cérémonies commémoratives organisées par le département.

Profil recherché

Le savoir être dans la relation avec les différents interlocuteurs est important. Vous savez faire preuve d’organisation et de méthode, d’initiatives et de réactivité. Etre disponible, à l’écoute et avoir le souci du service sont indispensables. Vous devez montrer de solides qualités relationnelles, de méthodologie, d’initiative, d’autonomie, et disponibilité. La discrétion est une qualité primordiale. La confiance de la hiérarchie sera un impératif.