Gestionnaire scolarité H/F

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Résumé du poste

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un gestionnaire scolarité H/F pour assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique du service de scolarité. Vous réaliserez les actes administratifs liés aux candidatures, inscriptions et diplomation, et organiserez les sessions d’examens et jurys au sein de l’IUT de Créteil-Vitry.

Poste basé à Créteil, disponible à partir du 1er septembre.

Qualifications

• Poste ouvert aux agents contractuels et aux titulaires de la fonction publique de catégorie B.
• Réaliser les inscriptions et les actes administratifs en respect des procédures.
• Connaissance des règles liées au suivi des dossiers étudiants.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter le public par mail, téléphone et en présentiel.
• Gérer les inscriptions administratives des étudiants et les candidatures via APOGEE.
• Contrôler la conformité des inscriptions et réaliser les inscriptions pédagogiques.
• Suivre les candidatures et transmettre les dossiers aux enseignants et surveillants.
• Organiser les DS et les jurys, préparer les attestations et suivre les diplômes.
• Assurer la circulation et l’archivage des diplômes et répondre aux demandes.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Confidentialité

Bonnes capacités rédactionnelles

Outils

ADE

APOGEE

PARCOURSUP

FORMADEP

CANEL

E-candidat

Word

Excel

Outlook

FA/FC Plateforme

ETUDES EN France

Description du poste

Le gestionnaire scolarité H/F aura pour mission d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du service de scolarité. De réaliser les actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures nécessaires aux suivis des dossiers : candidatures, inscriptions et diplomation.

Activités essentielles :

• Accueillir, informer et orienter le public par mail , par téléphone et en présentiel. Et plus particulièrement : Gérer la boite mail [e-mail].
• Assurer les inscriptions administratives des étudiants de l’IUT de Créteil-Vitry en Formation par apprentissage et en Formation continue sur le logiciel APOGEE
• Contrôler la conformité des inscriptions Administratives pour tous les élèves de l’IUT Créteil-Vitry.
• Réaliser les Inscriptions Pédagogiques pour tous les élèves de l’IUT Créteil-Vitry
• Suivre les candidatures sur les différentes plateformes. Mettre à disposition des enseignants les dossiers de candidature et transmettre les réponses aux candidats. Suivre les calendriers imposés par chacune de ces plateformes.
• Prendre en charge l’organisation des DS : suivre les plannings de chaque département, élaborer un planning des DS pour les surveillants, afficher ce planning mis à jour tant que de besoin, informer les surveillants et les départements du planning de DS, coplanifier les interventions des surveillants, centraliser les sujets, contrôler et transmettre les Procès-Verbaux de Devoirs Surveillés aux départements d’enseignement et préparer la mise en paiement des heures des surveillants d’examen.
• Organiser le placement des Cours Magistraux et des Examens de contrôle continu sur le logiciel ADE
• Suivre les arrêtés d’aménagement des études et/ou des examens dans un tableau centralisé et diffuser cette information à chaque département et aux surveillants.
• Co-organiser les jurys de semestre, y compris les jurys de diplomation, et jurys de passage d’une année à l’autre saisir les résultats, établir des attestations de réussite, préparer la délivrance des diplômes. Suivre l’archivage de ces jurys.
• S’assurer de la bonne circulation des diplômes : que ce soit via la cérémonie de remise des diplômes, ou en accueillant les diplômés toute l’année, ou encore en assurant un suivi des demandes par mail/courrier.

Activités associées :

• Participer à la modélisation de l’offre de formation dans les logiciels associés (Apogée, logiciel propre à l’IUT)
• Gérer les sessions privées et publiques de la Certification Voltaire

Ce poste est ouvert aux agents contractuels et aux titulaires de la fonction publique de catégorie B.

La rémunération est fixée selon la grille indiciaire des Techniciens. La fourchette de rémunération mensuelle est généralement comprise entre 1700 et 2000 euros net mensuel (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière).

Poste basé à Créteil - A pourvoir dès le 1er septembre - Fin de contrat : 31/08/2027.

Les compétences requises pour le poste sont :

• Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
• Logiciels spécifiques : ADE, APOGEE, PARCOURSUP, FORMADEP, CANEL, ETUDES EN France, Plateforme FA/FC, E-candidat
• Connaissance des conditions de recrutement
• Connaissance du règlement des examens de l’université et de l’IUT en contrôle continu
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de l’IUT
• Dynamisme, rigueur et méthodes, disponibilité, confidentialité
• Bonne maîtrise du langage et de l’expression écrite
• Bonne présentation
• Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte

Environnement et contexte de travail :

• Service de la scolarité de l’IUT de Créteil-Vitry ainsi que des départements d’enseignement