Gestionnaire scolarité - Ecole Polytechnique

Université de Tours; Arrondissement de Tours; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Tours recrute un gestionnaire de scolarité-stages au sein de l’Ecole Polytechnique. Vous assurez l’accueil, le suivi des conventions et le respect de la réglementation en vigueur pour les stages des étudiants.

Rattaché au Responsable administratif et au Directeur de la composante, vous travaillerez avec les entreprises, les enseignants et les étudiants, en garantissant confidentialité et rigueur administrative. Poste à pourvoir le 01/11/2026, jusqu’au 31/08/2027.

Qualifications

• Connaître le cadre légal des stages et le code du travail.
• Maîtriser les outils informatiques et les bases de données internes.
• Capacité à coordonner avec étudiants, entreprises et services.

Responsabilités

• Assurer la gestion et le secrétariat du Service des stages.
• Gérer les conventions de stages et les dépôts dans PSTAGE et CELENE.
• Organiser les plannings de soutenance et les évaluations.
• Assurer les échanges avec les entreprises et les étudiants.

Connaissances

Organisation

Relations publiques

Discrétion / confidentialité

Outils

Word

Excel

PSTAGE

CELENE

TEAMS

Description du poste

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire. Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable. L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs. Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents. Ce poste, comme tous les postes de notre université, est ouvert aux candidats et candidates en situation de handicap.

Mission

L'université de Tours recrute au sein de l'Ecole Polytechnique, un ou une gestionnaire de scolarité-stages.

Mission

Assurer la gestion et le secrétariat du Service des stages auprès des étudiants, en partenariat avec les organismes extérieurs, en veillant au respect de la législation en vigueur en matière de stage.

Activités Principales Du Poste

Mission d'accueil

• Accompagnement des étudiants sur la procédure de mise en place du stage.
• Échanges avec les entreprises au moyen de différents supports (téléphone, mails, courriers, forums.)

Missions De Gestion Administrative

• Conventions de stages obligatoires (Ingénieurs et Masters) :
• Gestion des conventions des stages sous le logiciel PSTAGE
• Collecte et dépôt sur Célène des offres de stages référencées
• Suivi des conventions de stages
• Recueil des évaluations des entreprises à la fin du stage
• Organisation des plannings de soutenance (entreprise/enseignant/étudiant) ; convocation des étudiants

Gestion Du Fichier Des « Anciens »

• Mise en place et alimentation d’une base de données sur Sidam

Missions De Secrétariat

• Courriels divers
• Mise à jour régulière du répertoire des offres de stage sur Célène
• Contacts avec divers interlocuteurs (étudiants, enseignants, entreprises, chambres consulaires, collectivités locales...)

Position Dans La Structure

Rattaché hiérarchiquement : Responsable administratif, Directeur de la composante et Responsable de scolarité. Fonctionnellement : Responsable des stages. Contraintes particulières du poste : Pics d'activités et présences sur certains salons et JPO (journée portes ouvertes).

Profil

Connaissance

• Connaître la réglementation, notamment le code du travail relatif aux conventions de stage en France et à l’étranger.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement

Compétences opérationnelles

• Maîtrise des outils informatiques (WORD et EXCEL – PSTAGE – CELENE - TEAMS)
• Acquisition méthodologique dans l’organisation et le suivi des tâches rattachées au poste

Savoir-être

• Sens des relations publiques et aptitude au dialogue
• Savoir se montrer disponible
• Sens de l’organisation.
• Aptitude à réagir face à des situations difficiles
• Respect de la confidentialité

Informations Complémentaires

Catégorie C - Titulaires ou contractue·les. Date de prise de poste : 01/11/2026. Date limite de candidature : 14/10/2026. Durée du contrat si contractuel : jusqu'au 31/08/2027. Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF. RIFSEEP : Groupe 2. Contacts pour tout renseignement sur le poste : Amélie Plumereau ou Karine Romero. Référence de l'offre : 2bnld4njob.