Gestionnaire polyvalent(e) des contrats d'entretien et de maintenance H/F

CDC HABITAT; Marseille; Vor Ort; EUR 26.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

CDC Habitat recherche un gestionnaire de contrats à Marseille pour assurer l’ensemble des activités de gestion des contrats d’entretien et de maintenance des équipements. Le candidat pilotera les avenants, gèrera les aspects juridiques et financiers et veillera à la bonne passation auprès du syndic lors des ventes ou acquisitions.

Vous serez en liaison avec les prestataires et les services comptables, assurant le suivi documentaire et le reporting mensuel des factures et des écarts sur la

Qualifikationen

• BAC+2 GPME ou équivalent requis.
• Rigueur et sens de l'organisation exigés.
• Bonne aisance rédactionnelle et relationnelle.

Aufgaben

• Gérer les contrats et avenants avec suivi financier et juridique.
• Rédiger les avenants et assurer leur passation avec le syndic.
• Saisir les contrats et avenants dans IKOS.
• Numériser les rapports et mettre à jour les fiches synthèses.
• Suivre les factures et optimiser le reporting des contrats.
• Conduire les réunions contractuelles avec les prestataires.

Jobbeschreibung

Rattaché(e) au directeur adjoint du Service Patrimoine dans les bureaux de la DIR (Direction InterRégionale) à Marseille, le (la) titulaire de ce poste participeraà la gestion des contrats d’entretien et de maintenance des équipements et notamment contribuera aux missions ci-dessous:

1 - 40% du temps pourl’ensemble du périmètre des gestionnaires de contrats :

• Traitement avec analyse des factures en demande d’information pour tous les contrats d’entretien de la DIR (6 agences + DIR)
• Relation avec les services comptabilités des prestataires et de CDC Habitat (relation fournisseurs) afin d’anticiper et d’assurer l’envoi de factures électroniques de nos prestataires conformément au modèle attendu par CDC Habitat
• Assurer un reporting mensuel des motifs des factures en demande d’information ou de la non-intégration dans notre progiciel des factures des prestataires
• Identifier les écarts du reporting mensuel de la plateforme prestataire INTENT. (Écarts entre la présence ou non d’un équipement et son contrat dans IKOS + juridique)

2 - 20 % du temps gestionnaire de contrats pour l’agence d’Orange en collaboration avec le Directeur adjoint du Patrimoine

• Mise en place des contrats (nouveaux contrats et avenants)
• Renouvellement des contrats
• Suivi des aspects juridiques et financiers des contrats
• Rédaction des avenants et du rapport de présentation d'avenant en cas de vente en bloc/lots, acquisition de patrimoine, etc… Assurera la bonne passation de ces contrats auprès du syndic désigné dans le cadre des ventes en lots et auprès du nouvel acquéreur en cas de vente en bloc
• Informations auprès de l’agence d’Orange de la mise en place des contrats ou avenants
• Analyse des rapports annuels
• Service fait des factures pour les contrats de fonctionnement
• Tenu et pilotage des réunions contractuelles avec les prestataires
• Réunions prévues au titre des contrats auprès des prestataires
• Contrôle des bons d'intervention et des documents contractuels remis par le prestataire
• Numérisation des rapports annuels des titulaires, des contrôles techniques quinquennaux dans la GED….
• Mise à jour des fiches synthèses contrats

3 – 40% du temps soutien administratif gestionnaire de contrats de l’agence de Nice + Saint Jean Cap Ferrat en collaboration avec le gestionnaire de contrats

• Rédaction des avenants juridiques en lien avec le gestionnaire de contrats
• Saisir les contrats et avenants dans le progiciel de gestion IKOS
• Assurer la mise à jour des fiches synthèses contrats et leur présence en GED
• Solder les contrats arrivés à leur terme et totalement facturés
• Mettre en GED au fil de l’eau l’ensemble des documents des contrats dans notre outil informatique (hors cellule achats - marchés)
• Assurer la relation avec les fournisseurs et leur service facturation

Compétences requises :

• Rigueur, communication
• Aisance rédactionnelle
• Aisance relation clientèle et partenaires
• Capacité à travailler en équipe

Critères candidat

• Niveau d'études BAC +2 GPME ou équivalent