GESTIONNAIRE (H/F)

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Mission de l'Outre-Mer; Saint-Pierre; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction de lAdministration Pénitentiaire - Mission de lOutre-Mer recrute un gestionnaire administratif polyvalent pour assurer l’instruction des demandes et la gestion des dossiers au sein d’un service administratif d’établissement pénitentiaire. Vous veillerez au respect des procédures et consoliderez les opérations via l’alimentation des bases de données.

Vos missions incluent le traitement des courriers, la production de documents et le suivi administratif, en coordination avec les services

Qualifications

• Connaissances bureautiques et outils informatiques.
• Maîtrise Pack Office et Outlook.
• Savoir-être, discrétion et confidentialité.

Responsabilités

• Participation au traitement des courriers, dossiers et documents.
• Réalisation de travaux bureautiques et mise en forme de documents, notes et décisions.
• Mise à jour des bases de données et suivi administratif du service.
• Collaboration avec les services internes et partenaires extérieurs.

Connaissances

Capacités relationnelles et communic

Savoir-être

Discrétion et confidentialité

Outils

Pack Office

Outlook

Description du poste

Assurer de façon autonome l'instruction de demandes et la gestion de dossiers au sein d’un des services administratifs de l’établissement.

Le ou la gestionnaire administratif(ve) est polyvalent(e) car ses missions varient selon le domaine d’activité.

Afin de garantir le bon déroulement des opérations administratives, l’agent veille au respect des règles et des procédures propres à son secteur.

Il prend en charge les demandes de renseignements internes ou externes, le traitement des documents et l’archivage. Il collecte les informations non disponibles et assure le suivi des opérations et l’alimentation des bases de données nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

Activités principales

• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
• Exécution des procédures et décisions administratives
• Réalisation de travaux bureautiques

Nombre d’agents à encadrer

• A
• B
• C
• Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Conditions particulières d'exercice

Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaires.

Profil recherché

Connaissances
Outils informatiques et bureautiques
Maîtrise Pack Office
Maîtrise Outlook
Savoir-être
Capacités relationnelles et communication
Discrétion et confidentialité

Connaissances
Outils informatiques et bureautiques
Maîtrise Pack Office
Maîtrise Outlook
Savoir-être
Capacités relationnelles et communication
Discrétion et confidentialité

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Mission de l'Outre-Mer

Le siège de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer est situé à Ivry-sur-Seine (94) .

La direction anime, contrôle et coordonne l’activité des établissements pénitentiaires et des services pénitentiaires placés sous son autorité.

Environ 3 000 agents du ressort de la direction des services pénitentiaires d’outre-mer exercent leurs fonctions sur un vaste territoire composé de 5 départements-régions, de 3 collectivités d’outre-mer et de la Nouvelle-Calédonie.

Elle est rattachée à 6 ressorts de cours d'appel (Basse-Terre, Cayenne, Fort-de-France, Nouméa, Papeete, Saint-Denis) ainsi que celui du tribunal supérieur d'appel de Saint-Pierre-et-Miquelon.

Elle comprend 15 établissements et 8 services pénitentiaires d’insertion et de probation (SPIP)

Descriptif du service

Selon la vacance de poste qui déterminera l’affectation, l’agent pourra occuper la fonction de gestionnaire au sein d’un des services suivants de l’établissement: financier, comptable, secrétariat/ ressources humaines, bureau de gestion de la détention, greffe pénitentiaire.

Les missions consisteront notamment à:

• La participation au traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
• Le traitement de texte et mise en forme de documents, notes, courriers, tableaux, décisions ;
• Mise à jour des bases de données et des fichiers ;
• Suivi administratif du service ;
• Saisies liées aux logiciels afférents ;
• Collaboration avec l’ensemble des services internes et partenaires extérieurs .

Composition et effectifs du service

A confirmer selon le service d’affectation.

Votre hiérarchie

Monsieur Pascal Vion, chef d’établissement de la MA SAINT-PIERRE

Votre hiérarchie

Monsieur Pascal Vion, chef d’établissement de la MA SAINT-PIERRE

Vos interlocuteurs métiers

Les services internes de l’établissement: Direction, Economat, Greffe pénitentiaire, Bureau de gestion de la détention ;

Le Service pénitentiaire d’insertion et de probation ;

La Direction régionale des finances publiques.