Adjoint administratif RA Péronne - SECRETAIRE H/F - SPIP

Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Lille; Rivery; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

PC portable

Téléphone professionnel

Résumé du poste

Direction de l Administration Pénitentiaire - Disp Lille recherche un agent administratif chargé de la gestion du courrier, de l’archivage et du secrétariat. Il/elle assurera l’accueil du public, la prise de notes en réunions et la rédaction de documents administratifs.

Le poste implique also la gestion des dossiers, des données statutaires et la coordination des tâches logistiques au sein du service SPIP et la conformité avec les procédures pénitentiaires.

Qualifications

• Connaissance de la réglementation pénitentiaire relative au domaine de l’emploi.
• Connaissances des procédures administratives et de la rédaction administrative.
• Maîtrise des techniques de communication interne et externe.
• Capacité à organiser et à prioriser le travail et les dossiers.

Responsabilités

• Gérer et suivre le courrier, enregistrer et transmettre les courriers.
• Classer et archiver les documents et gérer les dossiers.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, lettres, rapports).
• Prendre des notes lors des réunions et établir des procès-verbaux ou comptes rendus.
• Gérer l’accueil, l’information du public et les appels téléphoniques.
• Constituer les dossiers et saisir les données dans l’application APPI.
• Tenir un tableau de bord et des données statistiques mensuelles.
• Assurer la logistique du service et la gestion du stock de fournitures.

Connaissances

Rigueur

Aptitude à l’écoute

Communication interne/externe

Organisation et priorisation

Gestion documentaire

Rédaction administrative

Description du poste

En matière d’administration, de gestion et de finances, cet agent devra:

Assurer la gestion et le suivi du courrier:

• Réceptionner, prendre connaissance, enregistrer et transmettre le courrier, déposer les courriers départs à la poste.
• Procéder au classement et à l’archivage des documents.
• Assurer la réception et la distribution des messages et des télécopies.

Elaborer et rédiger des documents administratifs:

• Rassembler et mettre en forme des différents travaux de secrétariat du service
• Assurer la prise de notes lors des réunions pour l’établissement du procès verbal ou du compte rendu.
• Rédiger et mettre en forme des documents (notes, lettres, rapports…) .
• Assurer en fonction de la demande le traitement d’informations particulières.
• Constituer les dossiers du public et les saisir dans l’application APPI.
• Gérer les archives du service.
• Tenir un tableau de bord de l’activité du service.
• Tenir à jour les données statistiques et les communiquées mensuellement à la direction.

En matière de logistique et fonctionnement, cet agent devra:

• Assurer l’accueil et l’information du public:
• Accueillir et orienter et informer le public.
• Gérer la salle d’attente.
• Transmettre et filtrer les appels téléphoniques et les messages.

Assurer la gestion du temps du service:

• Elaborer un planning.
• Contribuer à l’organisation des réunions.

Assurer la logistique du service:

• Gérer le stock de fournitures et exprimer les besoins auprès de la direction.
• Prendre en charge les partenaires et intervenants.

En matière de détention et de sécurité, cet agent devra:

• Assurer le suivi de la gestion des autorisations d’accès:
• Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs.
• Centraliser les interdictions particulières et les diffuser aux personnels.
• Filtrer les entrées.

Profil recherché

Connaissances:

• La réglementation pénitentiaire relative au domaine de l’emploi
• Les références et sources réglementaires
• L’organisation et le fonctionnement du lieu de travail
• Connaître les techniques et outils de communication interne et externe
• Connaître le plan de classement
• Connaître les procédures administratives
• Connaître la rédaction administrative

Savoir-faire:

• Mettre en œuvre les techniques de communication interne et externe
• Mettre en œuvre le plan de classement
• Utiliser les logiciels et applications informatiques
• Analyser
• Synthétiser
• Restituer l’information
• Rédiger des notes, rapports et documents

Savoir-être:

• Aptitude à l’écoute et au dialogue
• Aptitude au conseil
• Diplomatie
• Sens de l’initiative
• Maîtrise de soi
• Sens de l’éthique
• Rigueur
• Capacité à organiser et à prioriser

Présentation de Direction de l'Administration Pénitentiaire - Disp Lille

Le service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) de la Somme intervient dans le cadre du service public pénitentiaire.

Conformément à la loi n°2009-1436 du 24 novembre 2009 pénitentiaire, il participe à l’exécution des décisions et sentences pénales, au maintien de la sécurité publique et est organisé de manière à lutter efficacement contre la récidive en favorisant la réinsertion des personnes placées sous-main de justice.

Il en charge l’évaluation, le suivi et le contrôle des personnes placées sous-main de justice, détenues à la maison d’arrêt d’Amiens ou suivies en milieu ouvert dans le cadre des mesures alternatives à l’emprisonnement.

Il aide à la décision judiciaire dans un souci d’individualisation de la sanction pénale, à l’insertion des personnes placées sous-main de justice. Il accueille et oriente les victimes.

Outre le suivi individuel des personnes condamnées, des actions de prise en charge collective sont mis en œuvre, notamment un module sur l’alcool et la loi, des chantiers TIG, des programmes de prévention à la récidive visant les personnes condamnées pour des actes de violences conjugales et conduite sous l’empire de l’alcool.

Descriptif du service

Placé sous l’autorité du directeur du service pénitentiaire d'insertion et probation, le ou la secrétaire assure la diffusion et la sélection des informations concernant l’ensemble des courriers et des dossiers traités dans le service. Cet agent est amené à avoir un rôle d’assistance auprès des personnes dont ils assurent le secrétariat. Il ou elle peut être amené à gérer la documentation.

Nombre d’agents à encadrer

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

• Un PC portable, un téléphone professionnel.

Composition et effectifs du service

Le SPIP de la Somme est composé de 3 antennes locales d’insertion et de probation (ALIP):

• L’Antenne mixte d’Amiens (pôle de milieu ouvert et pôle situé à la MA d’Amiens) ,
• L’Antenne MO située à Péronne,
• L’Antenne MO située à Abbeville

Effectifs SPIP 80:

3 directeurs, 40 CPIP, 2 secrétaires administratives, 1 assistantes de service social (ASS) , 1 psychologue, 6 adjoints administratifs, 4 agents chargés de la surveillance électronique.

Le SPIP de la Somme prend en charge environ 1900 personnes dont 1500 en milieu ouvert et 400 personnes en milieu fermé (maison d’arrêt d’Amiens)

L’Antenne de Péronne comprend 1 per