Gestionnaire Frais de Déplacement H/F

Service Public; Arras; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Service Public recherche un gestionnaire des frais de déplacement pour assurer la sécurité et la conformité des remboursements des agents à Arras. Vous instruirez les demandes et calculerez les droits selon la réglementation.

Vous traiterez les avances et les demandes d'hôtel, tout en assurant une permanence partielle et en suivant l'activité à l'aide d'outils de pilotage et Chorus-DT. Compétences en bureautique, rigueur et esprit d'équipe indispensables.

Qualifications

• Instruire les demandes de remboursement et vérifier les pièces justificatives.
• Calculer les droits des agents et procéder au paiement dans Chorus DT.
• Traiter les demandes d'avance de train et d'hôtel sur le cadre du marché national.
• Suivre l'activité et renseigner les outils de pilotage (tableaux de suivi).
• Conseiller les missionnés et les guider dans leurs démarches Chorus-DT.
• Participer à l'amélioration des procédures et supports de communication.

Responsibilities

• Instruire les demandes de remboursement, vérifier les pièces justificatives et assurer la conformité.
• Étudier et calculer les droits des agents et procéder au paiement via Chorus DT.
• Traiter les avances de train et d'hôtel et assurer une permanence jusqu'à 17h15 deux fois par mois.
• Renseigner les outils de pilotage et suivre l'avancement des dossiers.
• Conseiller les missionnés et les guider dans leurs démarches Chorus-DT.
• Contribuer à l'amélioration continue et aux projets du service.

Skills

Rigueur et fiabilité

Autonomie et esprit d'initiative

Capacité d'adaptation

Analyse et raisonnement

Expression orale et écrite

Gestion administrative et financière

Maîtrise des outils informatiques

Tools

Suite bureautique

Excel

Mail et outils collaboratifs

Job description

En tant que gestionnaire des frais de déplacement, vous contribuez à la bonne prise en charge des déplacements professionnels des agents, en veillant à la sécurisation des remboursements, au respect de la réglementation et à la qualité du service rendu aux usagers.

Vos principales missions

• Assurer la gestion des frais de déplacements : Instruire les demandes de remboursement, vérifier la complétude des dossiers et la conformité des pièces justificatives ;
• Étudier et calculer les droits des agents dans le respect de la réglementation en vigueur, procéder à leur mise en paiement dans Chorus DT.
• Assurer le traitement des demandes d'avance de train et d'hôtel dans le cadre du marché national : Assurer, à ce titre, une permanence jusqu'à 17h15, environ deux fois par mois.
• Assurer le suivi de l'activité (sur les enveloppes de gestion attribuées) : Renseigner les outils de pilotage, notamment les tableaux de suivi des missionnés, anticiper les priorités, suivre l'avancement des dossiers et effectuer les relances nécessaires ; Transmettre au chef de bureau les informations utiles au pilotage de l'activité.
• Accompagner et conseiller les missionnés : Répondre à leurs sollicitations, les informer sur l'état d'avancement de leurs demandes de remboursement et les guider dans leurs démarches, notamment dans l'utilisation de Chorus-DT.
• Contribuer à l'amélioration continue du service : Participer à la démarche de contrôle interne financier, à l'élaboration de procédures et de supports de communication, ainsi qu'à l'optimisation des pratiques et des processus de gestion ; Participer aux projets du service (GT interne, être force de proposition..).
• Ce poste vous permettra de développer vos compétences en gestion administrative et financière, d'acquérir une expertise dans la réglementation des frais de déplacement et de vous investir dans une dynamique collective tournée vers la qualité du service public et la modernisation des pratiques.

Connaissances

• Environnement professionnel
• Réglementation relative aux frais de déplacement (à acquérir ou approfondir)
• Principes de gestion administrative et financière ( à acquérir ou approfondir)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Compétences opérationnelles

• Appliquer les consignes et les procédures diffusées
• Utiliser les outils informatiques (suite bureautique, excel, mail, outils collaboratifs..)
• Savoir rendre compte de son activité
• Identifier les axes d'amélioration et proposer des solutions
• Disposer de bonnes qualités d'expression orale et écrite
• Organiser et prioriser son activité

Compétences comportementales

• Rigueur / fiabilité
• Autonomie et esprit d'initiative
• Capacité d'adaptation et ouverture au changement
• Capacité de raisonnement et d'analyse
• Savoir questionner les pratiques existantes et être force de proposition
• Partager l'information et travailler en équipe