Gestionnaire en Santé au Travail H/F

MSA Poitou; Poitiers; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

MSA Poitou recherche un(e) assistant(e) secretariat santé au travail à Poitiers pour assurer la gestion administrative du service, la planification des visites médicales et le suivi des dossiers dans un système GED. Vous travaillerez en lien étroit avec les médecins du travail et les infirmiers, sur deux sites et à distance lorsque nécessaire.

Vous contribuerez à l'amélioration de la qualité du service, au classement et à l'archivage des documents, et assurerez un accueil téléphonique de

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et du français.
• Bonnes capacités d'analyse et de rédaction.
• Bonnes capacités relationnelles et travail en équipe.
• Rigueur, autonomie et organisation, réactivité.
• Permis B obligatoire.

Responsibilities

• Gestion administrative du service: déplacements, plannings, réunions, absences.
• Planification et suivi des visites médicales et des dossiers dans le système GED.
• Travaux de secrétariat, convocation, saisie et mise en forme de documents, tableaux de bord et archivage.
• Numériser et indexer les courriers et documents entrants et sortants.
• Saisir et mettre en forme les documents nécessaires au Service SST et les archiver.
• Répondre aux demandes d'information des employeurs et salariés, accueil téléphonique.

Skills

Maîtrise Word

Maîtrise Excel

Rédaction

Écoute active

Travail en équipe

Organisation

Education

Bac+2 ou équivalent

Tools

Word

Excel

GED

Job description

Lieu de travail :

Poitiers

Affectation :

Secrétariat Santé au travail

Principales missions

La personne retenue participera à la relation de service à nos adhérents et travaille en lien étroit avec les médecins du travail et les infirmiers de santé au travail, au sein d'un service basé sur deux sites (Poitiers et Chauray) et des professionnels intervenant sur les deux départements impliquant une relation de travail à distance.

Elle participe en particulier :

• à la gestion administrative du service : déplacements, plannings, réunions, absences.
• à la planification et au suivi des visites médicales et des dossiers individuels dans un système de gestion électronique des documents,
• aux travaux de secrétariat, convocation, saisie et mise en forme de documents, tableaux de bord relatifs à l'activité, classements de dossiers et archivage.
• Numériser et indexer les courriers et tout type de document entrants et sortants
• Saisir et mettre en forme les documents nécessaires au Service SST
• Classer et trier la documentation, réorienter vers les collaborateurs compétents
• Participer au classement et à l'archivage des documents

Elle répond aux demandes d'information des employeurs et salariés ainsi que de tout interlocuteur en santé au travail, en assurant plus particulièrement l'accueil téléphonique.

Elle contribuer aux travaux de la certification et d'agrément décidés par les pouvoirs publics.

La personne recrutée devra s'inscrire dans l'entraide et la coopération au sein du service Santé Sécurité au travail et exercera son métier dans le respect du secret médical et professionnel ainsi que de la politique de sécurité du système d'information.

De plus, elle participera à l'amélioration continue de la qualité et de la relation de service avec l'appui du coordonnateur, de l'encadrement et du personnel : remontée des dysfonctionnements, traitement des anomalies et des réclamations.

Elle contribue à l'élaboration ou à la tenue de tableaux de bord de l'activité et participe à la rédaction de modes opératoires.

Compétences

• Maitrise des logiciels et outils bureautiques (Word, Excel) et de la langue française,
• Bonnes capacités d'analyse et de rédaction,
• Bonnes capacités relationnelles, d'écoute et de travail en équipe pluridisciplinaire,
• Aisance téléphonique,
• Rigueur dans le travail, autonomie et sens de l'organisation, en particulier réactivité et gestion des périodes de forte activité, appréhension et gestion de tâches diversifiées, capacité à s'adapter au changement et à travailler à distance,
• Force de proposition et capacité à rendre compte à sa hiérarchie,
• Permis de conduire B obligatoire (déplacements inter-sites et dans le cadre de la formation professionnelle).

Une connaissance de la MSA et/ou de l'environnement agricole et/ou une expérience professionnelle en milieu médical, et en particulier en Santé au Travail, serait appréciée.

Profil Recherché :

Bac +2 ou équivalent