Gestionnaire Documentaire (H/F)

Cepid; Belfort; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Ce poste chez Cepid, basé à Belfort, consiste à gérer, organiser et sécuriser les documents de l'entreprise, en garantissant leur accessibilité, leur traçabilité et leur conformité réglementaire.

Vous assurez le classement, l'archivage, la maintenance des bases de données documentaires, le contrôle des flux entrants et sortants, le respect des procédures RGPD et ISO, et vous formez les équipes aux bonnes pratiques.

Qualifications

• Maîtriser le classement, l'archivage et l'indexation des documents.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données documentaires.
• Gérer les flux documentaires entrants et sortants.
• Assurer la conformité et la sécurité des données et appliquer les normes pertinentes.

Responsabilités

• Assurer le classement, l'archivage et l'indexation des documents physiques et numériques.
• Maintenir les bases de données documentaires et s'assurer de leur mise à jour.
• Organiser et gérer les flux documentaires entrants et sortants.
• Veiller au respect des procédures et des réglementations (RGPD, ISO).
• Mettre en place des sauvegardes et sécuriser les données.
• Former les collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Collaborer avec les services pour répondre à leurs besoins documentaires.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Veille documentaire

Gestion des documents

Description du poste

Mission principale

Assurer la gestion, l'organisation et la sécurisation des documents de l'entreprise, en garantissant leur accessibilité, leur traçabilité et leur conformité aux réglementations en vigueur.

Responsabilités clés

1. Gestion des documents
   • Classer, archiver et indexer les documents physiques et numériques.
   • Assurer la mise à jour et la maintenance des bases de données documentaires.
   • Organiser et gérer les flux documentaires entrants et sortants.
2. Conformité et sécurité
   • Veiller au respect des procédures de gestion documentaire et des réglementations (RGPD, normes ISO, etc.).
   • Mettre en place des processus de sauvegarde et de protection des données.
   • Gérer les droits d'accès aux documents en fonction des profils utilisateurs.
3. Optimisation des processus
   • Identifier et proposer des améliorations pour optimiser la gestion documentaire.
   • Automatiser les processus de gestion lorsque cela est possible.
   • Former les collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
4. Collaboration et support
   • Travailler en étroite collaboration avec les différents services pour répondre à leurs besoins documentaires.
   • Assurer un support aux utilisateurs pour la recherche et l'utilisation des documents.
   • Participer à des projets transverses nécessitant une gestion documentaire spécifique.

Maîtrise Normes ISO et expérience dans le secteur ferroviaire souhaitable

• Classer des documents
• Maintenir une documentation précise et à jour
• Réaliser une veille documentaire
• Sélectionner des informations documentaires2 An(s)