Gestionnaire documentaire chantier F/H

VINCI Construction; Caen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

GTM Normandie-Centre, filiale de VINCI Construction, recherche un Gestionnaire Documentaire Chantier pour accompagner l’opération Centre Manche 2 et assurer le contrôle documentaire du projet HVDC en lien avec les équipes sur le terrain et le bureau.

Vous gérez les dossiers du personnel, les documents des sous-traitants et le suivi des échéances, tout en assurant l’archivage, la traçabilité et les rapports administratifs.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de gestion, gestion administrative ou équivalent.
• Première expérience sur un chantier, BTP ou projets similaires appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.

Responsibilities

• Gestion administrative du chantier: accès, dossiers du personnel, et suivi des présences.
• Suivi des documents des sous-traitants et relances des échéances.
• Archivage, traçabilité des versions et diffusion des documents.
• Préparation des comptes rendus et reportings administratifs.
• Support au Directeur de Projet et à l'équipe sur les activités quotidiennes.

Skills

Gestion documentaire

Gestion administrative

Rigueur et autonomie

Bon esprit d'analyse

Capacités rédactionnelles

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de gestion / gestion administrative / support de projet

Tools

SharePoint

GED

Teams

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

L’entreprise.

GTM Normandie-Centre, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur majeur de la construction dans les régions Normandie et Centre-Val de Loire. GTM Normandie-Centre conçoit et réalise tout type de travaux de génie civil, en entreprise générale ou en lots séparés, pour le secteur public ou privé.

Le poste.

Nous recherchons un Gestionnaire Documentaire Chantier en contrat à durée indéterminée de chantier pour accompagner l’opération Centre Manche 2. Ce projet consiste en la conception et la construction de deux stations de conversion en courant continu haute tension (HVDC), destinées au raccordement terrestre de parcs éoliens en mer. Il s’agit d’un projet stratégique, contribuant directement aux ambitions européennes en matière de transition énergétique.

Les missions.

À ce titre, vos missions principales sont:

Gestion administrative du chantier

• Assurer la gestion des accès chantier et l'accueil administratif des nouveaux arrivants.


• Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel intervenant sur le projet.


• Assurer le suivi des effectifs et des présences sur chantier.


• Gérer les besoins administratifs courants : fournitures, commandes, réservations et organisation des déplacements professionnels.

Gestion des sous-traitants

• Collecter, contrôler et archiver les documents administratifs des entreprises sous-traitantes.


• Vérifier la conformité des dossiers avant intervention sur le chantier.


• Assurer le suivi des échéances documentaires (assurances, attestations, habilitations, qualifications, documents contractuels, etc.).


• Mettre à jour les tableaux de suivi et réaliser les relances nécessaires auprès des entreprises.

Gestion documentaire du projet

• Enregistrer, classer, diffuser et archiver l'ensemble des documents du projet.


• Veiller au contrôle de la conformité documentaire selon les procédures du projet et au bon fonctionnement des circuits de validation.


• Assurer la traçabilité des versions, des diffusions et des approbations.


• Suivre les livrables contractuels et maintenir à jour les bases documentaires du projet.


• Participer à la préparation des audits documentaires internes et externes.

Support à la vie du chantier et au management de projet

• Organiser les réunions, visites et événements liés à la vie du chantier.


• Préparer les comptes rendus de réunions ainsi que les reportings administratifs.


• Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord du projet.


• Apporter un soutien quotidien au Directeur de Projet et aux équipes opérationnelles.


• Contribuer à la bonne coordination administrative et à la qualité de vie du chantier.

• Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de gestion, gestion administrative, support de projet ou équivalent.


• Première expérience dans un environnement chantier, BTP, industrie ou projets fortement appréciée.


• Une expérience en gestion documentaire (Document Control) serait un atout.


• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).


• Bonne maîtrise des outils de gestion documentaire (SharePoint, GED, Teams, etc.).


• Connaissance des procédures administratives liées aux chantiers.


• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.


• Rigoureux, autonome, doté d'un bon esprit d'analyse et de bonnes capacités rédactionnelles.


• Aisance relationnelle pour travailler avec les équipes chantier