Gestionnaire documentaire chantier F/H

VINCI; Caen; On-site; EUR 34,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Treizième mois

Mutuelle et prévoyance

Des paniers repas

Formation et développement

Job summary

GTM Normandie-Centre, filiale de VINCI Construction, recherche un Gestionnaire Documentaire Chantier pour accompagner l’opération Centre Manche 2. Vous assurez le support administratif et documentaire du chantier HVDC, coordonnez les dossiers du personnel et le suivi des pièces contractuelles.

Vous vérifierez les documents des sous-traitants, assurerez les relances et assurerez le classement et l’archivage des livrables.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat de gestion ou équivalent.
• Première expérience chantier/BTP appréciée.
• Gestion documentaire (Document Control) serait un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Bonne connaissance des procédures administratives liées aux chantiers.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Rigueur, autonomie et capacité rédactionnelle.

Responsibilities

• Assurer le support administratif, documentaire et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement du projet.
• Gérer les accès chantier et l'accueil administratif des nouveaux arrivants.
• Constituer et suivre les dossiers du personnel intervenant et assurer le suivi des effectifs et présences.
• Gérer les besoins administratifs courants : fournitures, commandes et déplacements.
• Collecter et archiver les documents administratifs des sous-traitants et vérifier leur conformité.
• Suivre les échéances documentaires (assurances, attestations, habilitations, documents contractuels).
• Enregistrer, classer, diffuser et archiver l'ensemble des documents du projet.
• Contrôler la traçabilité des versions et des validations, préparer les audits.
• Organiser réunions et reportings administratifs, et maintenir les tableaux de bord.
• Apporter un soutien quotidien au Directeur de Projet et à l'équipe chantier.

Skills

Rigueur

Autonomie

Bon esprit d'analyse

Bonnes capacités rédactionnelles

Aisance relationnelle

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de gestion, gestion administrative, support de projet ou équivalent

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

SharePoint

GED

Teams

Job description

L’entreprise.

GTM Normandie-Centre, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur majeur de la construction dans les régions Normandie et Centre-Val de Loire. GTM Normandie-Centre conçoit et réalise tout type de travaux de génie civil, en entreprise générale ou en lots séparés, pour le secteur public ou privé.

Le poste.

Nous recherchons un Gestionnaire Documentaire Chantier en contrat à durée indéterminée de chantier pour accompagner l’opération Centre Manche 2. Ce projet consiste en la conception et la construction de deux stations de conversion en courant continu haute tension (HVDC), destinées au raccordement terrestre de parcs éoliens en mer. Il s’agit d’un projet stratégique, contribuant directement aux ambitions européennes en matière de transition énergétique.

Les missions.

Rattachée au Directeur de Projet ou au Responsable de Chantier, vous assurez le support administratif, documentaire et organisationnel nécessaire au bon fonctionnement du projet.

À ce titre, vos missions principales sont:

Gestion administrative du chantier

• Assurer la gestion des accès chantier et l'accueil administratif des nouveaux arrivants.
• Constituer et tenir à jour les dossiers du personnel intervenant sur le projet.
• Assurer le suivi des effectifs et des présences sur chantier.
• Gérer les besoins administratifs courants : fournitures, commandes, réservations et organisation des déplacements professionnels.

Gestion des sous-traitants

• Collecter, contrôler et archiver les documents administratifs des entreprises sous-traitantes.
• Vérifier la conformité des dossiers avant intervention sur le chantier.
• Assurer le suivi des échéances documentaires (assurances, attestations, habilitations, qualifications, documents contractuels, etc.).
• Mettre à jour les tableaux de suivi et réaliser les relances nécessaires auprès des entreprises.

Gestion documentaire du projet

• Enregistrer, classer, diffuser et archiver l'ensemble des documents du projet.
• Veiller au contrôle de la conformité documentaire selon les procédures du projet et au bon fonctionnement des circuits de validation.
• Assurer la traçabilité des versions, des diffusions et des approbations.
• Suivre les livrables contractuels et maintenir à jour les bases documentaires du projet.
• Participer à la préparation des audits documentaires internes et externes.

Support à la vie du chantier et au management de projet

• Organiser les réunions, visites et événements liés à la vie du chantier.
• Préparer les comptes rendus de réunions ainsi que les reportings administratifs.
• Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord du projet.
• Apporter un soutien quotidien au Directeur de Projet et aux équipes opérationnelles.
• Contribuer à la bonne coordination administrative et à la qualité de vie du chantier.

· Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de gestion, gestion administrative, support de projet ou équivalent.

· Première expérience dans un environnement chantier, BTP, industrie ou projets fortement appréciée.

· Une expérience en gestion documentaire (Document Control) serait un atout.

· Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

· Bonne maîtrise des outils de gestion documentaire (SharePoint, GED, Teams, etc.).

· Connaissance des procédures administratives liées aux chantiers.

· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

· Rigoureux, autonome, doté d'un bon esprit d'analyse et de bonnes capacités rédactionnelles.

· Aisance relationnelle pour travailler avec les équipes chantier

· Un poste en CDIC d’une durée de 3/4 ans environ, à pourvoir à partir de janvier 2027.

· 11 RTT

· Une organisation décentralisée avec une prise de décision au plus proche du terrain

· Un modèle managérial qui valorise l’autonomie et la responsabilité, l’écoute et la concertation, l’innovation et les démarches collaboratives, les femmes et les hommes plus que les systèmes

· Une politique de mobilité attractive

· Une offre de formation présentielle et numérique ouverte à tous

· Un treizième mois et une prime de vacances

· Mutuelle et prévoyance d’entreprise

· Des paniers repas

· Des primes de cooptation

· Les salariés sont les premiers actionnaires de l'entreprise !

· De participer à un projet d’envergure européenne, au cœur de la transition énergétique.