Gestionnaire des instances médicales

Weka; Bruay-la-Buissière; Remote; EUR 23,000 - 31,000; Full time

Job summary

Weka recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) médical(e) pour assurer l’accueil et le secrétariat du service dédié au Conseil Médical en formation restreinte.

Vous serez chargé(e) d’accueillir le public, renseigner les collectivités et rédiger les documents administratifs, tout en maintenant une communication claire et respectueuse.

Qualifications

• Aptitude à renseigner et conseiller les collectivités et établissements publics sur le Conseil Médical en formation restreinte.
• Maîtrise du secrétariat téléphonique du service.
• Écoute et reformulation des demandes.
• Capacité à orienter le public vers les services compétents.
• Rédaction et mise en forme des courriers et comptes-rendus.
• Gestion du courrier et tenue des dossiers médicaux.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des publics et collectivité.
• Renseigner, conseiller et assister les collectivités et établissements publics.
• Assurer le secrétariat téléphonique du service et l’accueil du public.
• Formuler des réponses claires et concises et rester courtois.
• Prendre les renseignements et rappeler les interlocuteurs.
• Rédiger et expédier les convocations et courriers liés au service.
• Classer et archiver les dossiers dans la GED et rendre compte au responsable.

Skills

Accueil téléphonique

Écoute active

Relation client

Communication écrite

Orientation du public

Gestion du courrier

Tools

GED (Gestion Électronique des Documents)

Job description

Garantir un accueil téléphonique et physique optimum :

• Renseigner, conseiller et assister les Collectivités et Etablissements publics concernant toutes questions relatives au Conseil Médical en formation restreinte
• Assurer le secrétariat téléphonique du service
• Etre à l’écoute
• Formuler des réponses claires et concises
• Garantir un accueil toujours courtois et posé
• Accueillir le public avec amabilité,
• S’exprimer clairement oralement et par écrit,
• Reformuler les demandes,
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents
• Prendre les renseignements et rappeler
• Réorienter les appels téléphoniques si nécessaire

Prendre en charge le secrétariat administratif :

• Procéder à l’enregistrement du courrier
• Créer le dossier médical de l’agent et le mettre à jour à chaque visite ou changement de situation
• Rédiger et expédier les convocations
• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers et compte-rendu
• Faire des observations et proposer des améliorations de l’existant
• Classer et archiver les dossiers et documents dans la GED
• Rendre compte des travaux au responsable de service
• Rédiger et proposer les avis lors des séances