Gestionnaire dépenses H/F

French Agency for Food, Environmental and Occupational Health & Safety (ANSES); Maisons-Alfort; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

ANSES recherche un Gestionnaire dépenses en CDD de 3 mois basé à Maisons-Alfort (94). Vous assurez la saisie et le contrôle des bons de commandes et suivez les états de frais des agents et experts, afin de garantir l’exécution budgétaire et financière dans les délais.

Vous intervenez dans les procédures d’achat public et la vérification des pièces justificatives, en lien avec le service facturier et les directions opérationnelles. Bac +2 souhaité, expérience en comptabilité fournisseur appréciée.

Qualifications

• BAC minimum / BAC+2 souhaité.
• Expérience dans un poste similaire souhaitée.
• Expérience en gestion de la comptabilité fournisseur indispensable.
• Connaissance des procédures d’achat public souhaitée.
• Connaissance de XRP Ultimate de CEGID serait un plus.
• Bonnes compétences informatiques et rigueur professionnelle.

Responsabilités

• Ordonner les états de frais des agents et des experts pour la gestion des dossiers en cours.
• Saisie, contrôle et validation des bons de commandes et vérification des pièces justificatives.
• Contrôle budgétaire et conformité des référentiels budgétaires et comptables.
• Mise à jour des tableaux de suivi et échanges sur factures en attente de paiement.
• Envoi des bons de commande validés et assistance à la fin de gestion budgétaire et comptable.
• Réponses aux demandes d’information et gestion des boîtes email génériques.

Connaissances

Rigueur

Bon relationnel

Appétence pour l’outil informatique

Formation

BAC ou BAC+2 en parcours administratif/COMPTABILITÉ

Outils

XRP Ultimate de CEGID

Description du poste

un/une Gestionnaire dépenses (H/F) - CDD de 3 mois

Poste basé à Maisons-Alfort (94)

Vous serez amené à travailler sur le périmètre de la chaîne de la dépense et plus particulièrement les états de frais.

Dans le respect des règles de la comptabilité publique et des marchés publics, l’agent intervient sur les différents objets de gestion de la dépense, notamment en effectuant la saisie, les contrôles et parfois jusqu’à la validation des commandes. Il concourt également au constat et/ou à la certification du service fait en lien avec les directions opérationnelles. Il facilite la résolution des anomalies éventuelles lors de la facturation. A ce titre, il échange avec le service facturier de l’agence comptable sur les écarts entre facturation et engagement/service fait. L’objectif est de garantir une exécution budgétaire et financière respectueuse du bon usage des deniers publics et dans les délais de paiement imposés par les textes.

L’agent rend compte régulièrement aux cheffes de service des dossiers gérés, et en particulier de ceux en anomalies, et est proactif dans la mise à jour des objets de gestion.

Votre équipe

Au sein de la Direction de l’Administration et des Finances (DAF) est structurée autour de quatre services :

• un service des achats et des marchés publics (SAM) ;
• un service du budget et du contrôle de gestion (SBCG) ;
• un service des conventions de partenariat et des financements externes (SCPFE) ;
• un service logistique et des missions (SLM).

D’une part sous l’autorité de la cheffe de service logistique et missions. L’équipe s’organise en deux pôles un pôle logistique et un pôle missions (une responsable de pôle et de 3 agents) dédié à la gestion des déplacements des agents du siège et des experts de l’Anses.

Et d’autre part sous l’autorité de la cheffe de service du budget et du contrôle de gestion et de son adjoint, l’équipe de 6 agents est composée de :

- un pôle de 3 contrôleurs de gestion chargés du pilotage et des outils et plus particulièrement de la programmation budgétaire, de la comptabilité analytique et d’un appui à la DRH en matière de contrôle de gestion sociale ;

- un pôle de 3 gestionnaires chargés du suivi de l’exécution budgétaire et des contrôles en appui aux entités de l’Anses situées à Maisons Alfort (environ 3 500 commandes par an pour un budget moyen de 13 M€), les entités étant reparties entre chaque gestionnaire qui dispose donc d’un portefeuille de directions à gérer.

Votre quotidien

Missions principales : Être en appui/renfort à la fin de gestion budgétaire et comptable.

En priorité :

• Ordonnancement des états de frais des agents et des experts pour aider à la gestion des dossiers en cours

Autres missions en renfort

• Saisie, contrôle et validation des bons de commandes :
• Vérification de la saisie (tiers, objet, montant, article, mode achat, TVA, Clé budgétaire) ;
• Contrôle budgétaire : conformité des référentiels budgétaires et comptables, dépense inscrite sur notification des crédits, disponibilité) ;
• Vérification des pièces justificatives (devis, support juridique de la dépense et mise en concurrence) ;
• Envoi des bons de commande validés aux fournisseurs ;
• Demande des services faits auprès des entités bénéficiaires pour effectuer le constat et/ou la certification dans le système d’information ;
• Echanges sur factures en attente de paiement avec le service facturier ;
• Mise à jour des tableaux de suivi ;
• Recherche dans l’outil de gestion financier et comptable les engagements non soldés et autres objets de gestion pour traitement et relances éventuelles.
• Répondre aux demandes d’information du métier et du service facturier ;
• Gestion des boîtes email génériques : vérification du statut de la demande (traité ou à faire), archivage.

L’agent est également amené à intervenir en appui sur l’ensemble du périmètre du pôle notamment pour assurer la continuité de service en cas de besoin de suppléance.

Votre profil

Diplômes requis : BAC minimum / BAC +2 souhaité

Expériences similaires : Une expérience réussie dans un poste similaire est souhaitée.

- Expérience en gestion de la comptabilité fournisseur indispensable

- Connaissance des procédures d’achat public souhaitée.

- Connaissance de l’outil XRP Ultimate de CEGID (ex-Qualiac) serait un plus

Compétences :

- Rigueur dans l’application de la procédure de travail

- Appétence pour l’outil informatique

- Bon relationnel

Contact opérationnel

Gwenola Chiloux, cheffe de service budget et contrôle de gestion ([e-mail]) et Alexandra Boston cheffe de service logistique et missions ([e-mail])

L’Anses recrute, accompagne et valorise les talents dans leur diversité pour s’engager au service de la santé publique.