SEC-GEN Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) de l'exécution de la dépense H/F

Service de l'immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP)

Pays de la Loire

Hybride

EUR 21 000 - 32 000

Plein temps

14 jours+

Générateur de candidature

Don’t send a generic resume — generate a resume and cover letter tailored to this exact role.

Passez les filtres ATS

Résumé du poste

Service de l’immobilier et de l’environnement professionnel (SIEP) recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) de l’exécution de la dépense H/F. Poste basé à Nantes, avec 50 % du temps à l’antenne AGO et 50 % au CPP, en contexte de marchés publics et de gestion budgétaire.

Vous travaillerez en autonomie, en réseau et à distance selon les besoins, avec télétravail possible et déplacements occasionnels à Paris. Maîtrise de Chorus, PLACE et EDIFLEX souhaitée; permis B apprécié.

Qualifications

Profil polyvalent avec esprit d’initiative et sens du relationnel.
Expérience ou connaissance des marchés publics et des règles comptables.

Responsabilités

Assurer l’accueil multicanal et l’information de premier niveau au sein de l’antenne AGO.
Gérer la logistique de l’antenne : agendas, déplacements, matériel, archivage et rédaction de documents.
Conduire l’exécution des dépenses et la gestion des engagements dans Chorus et PLACE, sans déplacement sur site.
Analyser le paramétrage des marchés et préparer les pièces justificatives et les états de dépenses.

Connaissances

Achats et marchés publics

Bureautique et outils collaboratifs

Gestion budgétaire et comptable

Communication

Réseau et travail en équipe

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

CHORUS

PLACE

EDIFLEX

Description du poste

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

SEC-GEN Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) de l'exécution de la dépense H/F

Description du poste

Domaine et métier

Finances Publiques - Chargée / Chargé du contrôle et de l'exécution de la dépense publique

Intitulé du poste

SEC-GEN Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) de l'exécution de la dépense H/F

Fonction publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

« Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »

Le service de l’immobilier et de l'environnement professionnel (SIEP) est chargé de l'immobilier et du fonctionnement des services (logistique, mobilités, archivage, documentation, intendance...).

Sur le volet immobilier, la sous-direction de l'immobilier est mandatée pour mettre en œuvre la politique immobilière des ministères économiques et financiers. Elle apporte l’expertise nécessaire à une gestion efficiente du patrimoine immobilier des directions et services, et peut assurer pour eux la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations. Elle assure pour l'administration centrale les fonctions de pilotage et de support, recouvrant notamment l’entretien, l’exploitation et la maintenance des bâtiments et des équipements ainsi que la gestion des services liés aux bâtiments.

Le Bureau Immobilier et Maîtrise d'Ouvrage (BIMO) de la sous-direction de l'immobilier en tant qu' interlocuteur de la direction de l’immobilier de l’État est particulièrement engagé dans les défis actuels de la politique immobilière de l'État dont la transition écologique du parc immobilier ministériel ou l'adaptation aux nouveaux usages et besoins des bâtiments, des espaces de travail et par conséquent du cadre de vie des agents.

Descriptif de l'employeur (suite)

Le Bureau immobilier maîtrise d’ouvrage (BIMO), d’un effectif de 83 personnes, est composé d’un pôle Coordination et pilotage de projets (PCPP) et d’un pôle Méthode, qualité et synthèse (PMQS), situés à Paris, ainsi que de six antennes immobilières : Lyon (Antenne Alpes Centre-Est), Marseille (Antenne Méditerranée Grand-Sud), Nantes (Antenne Atlantique Grand-Ouest), Noisy-le-Grand (Antenne Nord-Ouest Île-de-France), Strasbourg (Antenne Nord-Est) et Toulouse (Antenne Grand Sud-Ouest).

Le poste est basé à Nantes, au sein de l’Antenne Atlantique Grand-Ouest (AGO), et se répartit à parts égales entre les activités de l’antenne et celles du pôle Coordination et pilotage de projets (PCPP).

Composée de 9 agents, l’Antenne AGO assure les missions du bureau liées à la conduite d’opérations immobilières sur les territoires des régions Bretagne et Pays de la Loire, ainsi que sur une partie des régions Nouvelle-Aquitaine et Centre-Val de Loire.

Le pôle (PCPP), implanté au sein de l’échelon central à Paris, assure notamment la stratégie et l’ingénierie des achats des marchés publics liés aux opérations immobilières, la coordination budgétaire, le contrôle et l’exécution de la dépense, ainsi que le conseil et le traitement des contentieux juridiques. Le secteur Dépense et comptabilité repose sur une équipe de 8 agents, dont 5 au siège et 3 en antenne, et exerce ses missions sous le pilotage de son responsable, en lien étroit avec le responsable du pôle.

Description du poste

Le poste est basé à Nantes, avec quelques déplacements ponctuels à Paris. Il s’organise autour de deux volets complémentaires :

Assistance de l’Antenne Atlantique Grand-Ouest (AGO), sous la responsabilité du chef d’antenne, à hauteur de 50 % du temps ;
Chargé(e) de l’exécution de la dépense (CED), sous la responsabilité du chef du pôle Coordination et pilotage de projets (CPP), à hauteur de 50 % du temps.

Activité d’assistance de l’antenne AGO

Avec autonomie et sens de l’initiative, le ou la titulaire assurera l’accueil multicanal et l’information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes. Il ou elle contribuera à la vie collective de l’antenne et intégrera le pôle des assistantes du BIMO.

Il ou elle assurera la gestion logistique de l’antenne : agendas, équipements, réservations de déplacements, suivi de la carte achat et gestion du parc automobile. Il ou elle assurera également le dépôt, le suivi et la gestion des documents dans E-Parah, la mise en forme de supports écrits, la rédaction de comptes rendus et le suivi de dossiers confiés par le chef d’antenne.

Activité de chargé(e) de l’exécution de la dépense (CED)

Le ou la titulaire intégrera le secteur Dépense et comptabilité du pôle CPP et prendra en charge un portefeuille d’opérations sur l’ensemble du territoire national, sans déplacement sur site.

Ses missions consisteront notamment à :

analyser le paramétrage dans Chorus des marchés complexes de prestations intellectuelles et de travaux immobiliers ;
analyser les dispositions financières des nouveaux supports contractuels, en lien avec le chef de projet, le juriste et les acheteurs ;
proposer la structuration des engagements juridiques dans Chorus (typage, lignes de gestion) ;
engager les marchés, accords-cadres, conventions, bons de commande et avenants dans PLACE et Chorus ;
créer les fiches d’immobilisation en cours (FIEC) et mettre en service les immobilisations ;
traiter les titres d’indus, récupérations d’avances orphelines et facturations donnant lieu à rétablissement de crédits.

Il ou elle assurera également l’exécution des dépenses, en lien avec le Centre de gestion financière (CGF) et le Département comptable ministériel (DCM) :

créer et gérer les tiers et traiter les avances, retenues de garantie, cessions de créance et actes de sous-traitance ;
gérer la mise en paiement : acomptes, soldes, décomptes généraux définitifs et création du service fait ;
contrôler les dépenses : imputation budgétaire (T3 et T5, sur TF ou hors TF), disponibilité des crédits et pièces justificatives ;
mettre en œuvre les prescriptions du contrôle interne comptable (CIC) et assurer la traçabilité de la dépense ;
travailler les anomalies : rejets Chorus Pro, factures non identifiées, justificatifs insuffisants, incohérences entre les pièces ou difficultés liées à EDIFLEX

L’exécution de la dépense s’effectue en lien direct avec les chefs de projet, le CGF et le DCM, notamment au moyen de l’outil

Conditions d'exercice particulières

Télétravail possible

Pic d'activité en fin d'année sur la fonction CED.

Déplacements occasionnels sur Paris.

Permis B appréciable.

Description du profil recherché

Le poste requiert un profil polyvalent, doté d’un bon esprit d’initiative, d’aisance relationnelle et d’une réelle capacité à travailler en équipe, en réseau et à distance.

Une expérience dans l’environnement CHORUS, une bonne connaissance générale des règles comptables ainsi qu’une maîtrise de l’application des procédures et dispositifs sont attendues.

Des connaissances en matière de marchés publics ainsi qu’en management de la qualité seraient également appréciées.

Compétences

CONNAISSANCES - Achats et marchés publics
CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
CONNAISSANCES - Gestion budgétaire et comptable
SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
SAVOIR-FAIRE - Communiquer
SAVOIR-FAIRE - Fiabiliser
SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation