Gestionnaire de scolarité (H/F)

JobAffinity; Gif-sur-Yvette; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail partiel

Restauration sur site

Résumé du poste

Université Paris-Saclay recherche un gestionnaire de scolarité pour assurer l’inscription administrative, l’élaboration des emplois du temps et l’organisation des examens au sein du service de scolarité.

Vous coordonnerez les actions des filières FISE, FISA, FC/VAE, PeiP et travaillerez sous la responsabilité du directeur des études. Le poste implique une collaboration transversale et des missions logistiques variées.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion pédagogique.
• Bonne connaissance du logiciel APOGEE et des outils bureautiques.
• Bonne maîtrise de la communication orale et écrite.

Responsabilités

• Accueillir, renseigner et orienter les élèves et enseignants des filières.
• Gérer les inscriptions administratives dans APOGEE et l’information aux étudiants.
• Éditer les cartes étudiantes et attestations diverses.
• Gérer et suivre les absences et les diplômes.
• Participer aux enquêtes et à l’évaluation des enseignements.
• Organiser les sessions et assurer le suivi des documents et dossiers.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

APOGEE

Bureautique

Communication

Travail en équipe

Outils

APOGEE

MS Office

Description du poste

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Composé de 4 gestionnaires de scolarité et d’une responsable, le service scolarité assure au quotidien la gestion administrative liée à la scolarité des élèves. Les missions du service couvrent l’inscription administrative et pédagogique des élèves, l’élaboration des emplois du temps, l’organisation des examens et des jurys et une participation au recrutement.

Les gestionnaires de scolarité travaillent sur l’ensemble des filières de l’école (FISE, FISA, FC/VAE,PeiP).

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur des études de Polytech Paris – Saclay.

Missions principales de l’agent :

• Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants des différentes filières.
• Gestion des inscriptions administrative dans APOGEE, information et orientation aux étudiants,contrôle des pièces ;
• Edition des cartes étudiantes et attestations diverses
• Gestions des éditions des diplômes
• Gestion et suivi des absences
• Participation aux enquêtes, (cti, cdfi, l’étudiant…), évaluation des enseignements ;
• Suivi et gestion des Polypoints dans Oasis ;
• Suivi de l’UE initiative en collaboration avec le secrétariat apprentissage ;
• Organisation et suivi des sessions de toeic (9/an) ;
• Suivi des demandes de transferts ;
• Ponctuellement : participation à l’organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap et surveillances.
• Participer à l’organisation des amphis d’accueil, JPO, RDD, simulation d’entretien et journées du parrain ;
• Soutien au service communication participation dans le cadre de l’offre de formation / mise à jour des pages web à destination de la scolarité ;
• Classement et archivage les documents ;
• Référente de la commission logement : A confirmer

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et l’activité de l’établissement
• Maîtrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion pédagogique
• Maîtrise du logiciel de scolarité (APOGEE)
• Bonne maîtrise de la communication orale et écrite
• Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école.

Savoir-faire :

• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Analyser et gérer les demandes d’information.
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Trier, hiérarchiser et classer les informations et données. Gérer la confidentialité.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie)
• Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des élèves
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Participer aux opérations de logistique
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE)
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et à échanger
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Aptitude relationnel et sens du service public
• Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école de l’université et éventuellement du CFA
• Autonomie et sens des initiatives
• Savoir travailler en équipe ;
• Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense

Environnement et contexte de travail :

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay.

Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (850 inscrits en 2020/2021).

Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et Systèmes Robotisés / Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS. Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires.