Gestionnaire contrats & logistique (H/F)

Sgami Est; Dijon; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Parking gratuit

Horaires variables

27 j de congés + 16 RTT

Protection sociale complémentaire

Forfait mobilité durable

Transports partiellement pris encharge

Accès facile: arrêt Jaurès

Job summary

SGAMI EST cherche un agent administratif budgétaire à Dijon, alliant des missions de bureau et d’intervention sur le terrain logistique. Vous suivrez les contrats, gérerez le budget, et veillerez à la conformité des actes administratifs.

Vous travaillerez sous la supervision de la Cheffe du bureau des affaires générales et collaborerez avec les services de la délégation régionale, tout en assurant la continuité des activités budgétaires et contractuelles.

Qualifications

• Connaissances techniques et budgétaires requises.
• Connaissances en informatique et bureautique opérationnelles.
• Connaissances juridiques et cadre réglementaire maîtrisés.
• Rigueur et méthode dans la gestion administrative des contrats.

Responsibilities

• Correspondant de proximité des services des sites; suivi des maintenances et devis.
• Suivre les contrats, vérifier les prestations et établir les services faits.
• Suivi budgétaire des contrats, établissements des pièces comptables et rapports.
• Renouvellement et conformité administrative selon la réglementation.
• Gestion des documents contractuels et des données de prestataires.

Skills

Budgétaire

Comptabilité pratique

Informatique bureautique

Connaissances juridiques

Savoir s'organiser

Analyse

Communication

Négociation

Esprit d'équipe

Job description

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales
Elles regroupent à la fois des fonctions de bureau et une présence sur le «terrain» dans le domaine logistique notamment avec les entreprises chargées de la maintenance des bâtiments.
Volet bâtimentaire:

• correspondant de proximité des services des sites Eiffel et Galliot pour tout dysfonctionnement technique lié aux domaines gérés par la délégation régionale (bâtiments, copieurs….) ,
• contacter et recevoir les entreprises dans le cadre des maintenances ou suite à l’établissement de devis, les accompagner sur site après avoir procédé aux vérifications préalables nécessaires à l’accès dans les locaux,
• vérifier la bonne réalisation des prestations et établir les services faits dès conformité à la commande,
• procéder régulièrement à des visites bâtimentaires pour constater notamment les éventuelles difficultés dans la réalisation des prestations de ménage,
• réaliser éventuellement les recensements des matériels nécessaires pour la mise en place ou le suivi de marchés de maintenance ou à la demande de sa hiérarchie,
• tenir à jour les fichiers où figurent par thématique et par nom de prestataire les fiches synthétiques «contrats» et les personnes habilitées à intervenir dans les locaux.

Volet administratif et budgétaire:

• assurer le suivi administratif des contrats en tenant à jour le tableau des contrats (entreprises, type d’intervention, dates début et fin….) afin d’anticiper leurs renouvellements,
• procéder au renouvellement des contrats dans le cadre de la réglementation et en s’appuyant si besoin sur les compétences techniques d’autres services (DSIC, STMI) ,
• suivre sur le plan budgétaire la vie des contrats (engagements, bon de commande, sommes payées…) ,
• pour le programme CAS 723, suivre le tableau annuel des demandes et du budget alloué et établir les procès-verbaux de service fait,
• procéder si nécessaire à toute autre opération dans CHORUS FORMULAIRE,
• en l’absence de l’agent en charge du suivi budgétaire, assurer le binômage des missions comptables.

Activités du service
Votre environnement professionnel:

Le bureau des affaires générales est composée de 4 agents – 1 A – 1 B – 2 C

Liaisons hiérarchiques
La Cheffe de section des affaires générales
Le Chef de bureau des affaires générales
La Déléguée régionale

Liaisons fonctionnelles
Services de la délégation régionale et du SGAMI Est
Prestataires extérieurs

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Disponibilité au regard des échéances du calendrier budgétaire.
• Rigueur et investissement dans le cadre de la gestion administrative des contrats, mais également, connaissances en français et rédactionnelles.
• Savoir s'adapter rapidement et travailler sur les deux volets.
• Poste non éligible au télétravail au regard des missions de logistique de proximité confiées (mais peut être négocier) .

Avantages:

• Parking gratuit situé au sein de la structure
• 38 h - Horaires variables
• 27 j de congés annuels + 16 jours de RTT
• Participation employeur à la protection sociale complémentaire santé
• Forfait mobilité durable et prise en charge partielle des abonnements transports
• Accès facile: arrêt Jaurès à 20 mètres, Tram T1

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau pratique requis
Avoir des compétences juridiques: niveau pratique requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser: niveau pratique requis
Savoir analyser: niveau pratique requis
Savoir appliquer la réglementation: niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
Savoir négocier: niveau pratique requis
Savoir-être
Savoir communiquer: niveau pratique requis >Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis
Faire preuve de rigueur et de méthode: niveau maîtrise requis
Vos perspectives:
Poste permettant d'accéder à des fonctions similaires dans d'autres périmètres et éventuellement sur des fonctions budgétaires plus developpées.
Durée attendue sur le poste: 3 ans

Qui contacter?
Chef du bureau des affaires générales: 03 80 44 59 03
Cheffe de la section des affaires générales: 03 80 44 59 16

Présentation de Sgami Est

SGAMI EST