GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF·VE H/F

Aubervilliers; Aubervilliers; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Aubervilliers recherche un adjoint administratif pour assurer la gestion administrative quotidienne de la Direction de la restauration, du gardiennage et de l’entretien des écoles. Vous garantissez l’organisation des dossiers, le suivi des procédures et la fluidité des opérations internes.

Vous rédigez les courriers et documents officiels, gérez les appels et mails, mettez à jour les bases de données et suivez les conventions et les dossiers de stagiaires, en lien avec la responsable

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2, de type BTS Gestion, Administration ou équivalent.
• Expérience sur un poste administratif souhaitée.
• Autonomie dans la réalisation des missions et discrétion professionnelle.

Responsibilities

• Gestion administrative quotidienne de la Direction de la restauration, du gardiennage et de l’entretien des écoles.
• Rédaction des courriers et documents officiels.
• Gestion des appels téléphoniques, des courriels et de la boîte mail générale.
• Classement et archivage des documents.
• Suivi des conventions et des dossiers de stagiaires.
• Mise à jour des bases de données et des tableaux de bord.
• Suivi des congés des agents des trois services et des ABI.
• Suivi des demandes de maintenance et transmissions des signalements.

Skills

Bonne communication

Autonomie

Discrétion professionnelle

Travail en équipe

Gestion du temps

Education

Bac à Bac+2 Gestion/Administration

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Word

Job description

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, vous assurez la gestion administrative quotidienne de la Direction de la restauration, du gardiennage et de l’entretien des écoles. Vous garantissez la bonne organisation des dossiers, le suivi des procédures et la fluidité des opérations internes

Activités

Vous assurez la gestion et le suivi des dossiers administratifs.

Vous rédigez les courriers et documents officiels.

Vous gérez les appels téléphoniques, les courriels et la boîte mail générique.

Vous assurez le classement et l’archivage des documents.

Vous assurez le suivi des conventions et des dossiers de stagiaires, en lien avec la responsable administrative et financière.

Vous mettez à jour les bases de données et les tableaux de bord.

Vous gérez les demandes de congés des agents des trois services et des ABI, en lien avec les responsables de secteur.

Vous assurez le suivi des dossiers relatifs à l’évolution professionnelle, à la mobilité, à la prévention au travail et aux restrictions.

Vous assurez la gestion et l’envoi des menus.

Vous procédez au recensement et à l’inventaire du matériel, de la vaisselle et des consommables.

Vous assurez le suivi administratif des demandes de maintenance et des interventions techniques.

Vous centralisez, enregistrez et transmettez les signalements aux services ou prestataires compétents.

Vous veillez au respect des délais d’intervention et effectuez les relances nécessaires.

Vous assurez le suivi des contrats de maintenance et des contrôles réglementaires.

Vous tenez à jour les tableaux de bord de suivi des interventions et des équipements.

Vous participez à la planification et à la coordination des opérations de maintenance, en lien avec les responsables de secteur.

Vous rendez compte de l’avancement des demandes et proposez des mesures d’amélioration du suivi de la maintenance.

Connaissances et capacités

Vous maîtrisez les outils bureautiques : Outlook, PowerPoint, Excel et Word.

Vous connaissez les normes rédactionnelles.

Vous maîtrisez les outils collaboratifs et de communication : Internet, messagerie et planning partagé.

Vous disposez de notions sur les règles de stockage des produits alimentaires.

Vous possédez des connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire.

Vous maîtrisez la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord.

Vous faites preuve d’autonomie dans la réalisation de vos missions.

Vous disposez de bonnes capacités de communication.

Vous faites preuve de discrétion professionnelle.

Vous appréciez le travail en équipe.

Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac +2, de type BTS Gestion, Administration ou équivalent. Une expérience sur un poste similaire est souhaitée. Le poste relève de la catégorie C, de la filière administrative et du cadre d’emplois des adjoints administratifs.

Conditions du poste

Cadre d’emplois des Adjoint administratif
Temps de travail 37h30 hebdomadaire
Horaires de travail : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h.
Lieu d'exercice : Direction de la restauration, du gardiennage et de l'entretien des écoles.