Gestionnaire administratif·ve et financier·ère du LUMEN

Nous Recrutons; Lille; Hybride; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Le LUMEN (Laboratoire Lumen - IAE – Université de Lille) recherche un gestionnaire administratif et financier pour assurer la gestion quotidienne des budgets, des achats et le suivi des dossiers du laboratoire, au site de Lille. Vous coordonnerez le recrutement, l’organisation des soutenances et l’accueil des intervenants, tout en garantissant le respect des procédures et du service public.

Maîtrise des outils bureautiques et sens du travail en équipe requis, avec une expérience dans le domaine

Qualifications

• Bac minimum exigé pour les agents contractuels.
• Expérience dans la gestion administrative, budgétaire et comptable appréciée.
• Niveau d’anglais : B1 souhaitable.

Responsabilités

• Gérer la procédure financière des dépenses et le suivi des budgets du laboratoire.
• Organiser les soutenances et la logistique associée (voyages, hébergement, invitations).
• Assurer le suivi administratif du recrutement des contractuels et stagiaires.
• Organiser l’accueil des intervenants et la communication (supports, réseaux sociaux).
• Assurer l’organisation administrative des thèses via ADUM et le suivi des dossiers.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Communication orale/écrite

Travail en équipe

Discrétion professionnelle

Sens du service public

Autonomie

Rigueur et organisation

Formation

Bac minimum

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Le LUMEN (Lille University ManageMENt) est une unité de recherche de l’Université de Lille qui regroupe une équipe de 97 enseignants-chercheurs, 5 professeurs émérites, 2 membres associés, 62 Doctorants, des ATERS, PAST, et est organisé autour de 6 axes scientifiques.

Laboratoire Lumen - IAE – Université de Lille

Site Vieux Lille – 104 avenue du peuple belge à LILLE

Catégorie B

Missions

Le gestionnaire administratif et financier assure la gestion quotidienne des budgets, des achats et du suivi des dossiers administratifs du laboratoire.

Activités

POLE FINANCIER

• Mettre en œuvre la procédure financière des dépenses engagées {demande de devis, établissement des demandes d'achat, établissement des bons de commandes, suivi des factures, relances..)
• Faire un suivi régulier des dépenses des différents budget du LUMEN, mettre à jour les feuilles de calculs financiers en y intégrant les transactions quotidiennes

POLE PÉDAGOGIQUE

• Assurer l'organisation administrative des thèses (édition de l'ensemble des documents nécessaires à la soutenance via ADUM, accueil des doctorants, envoi des résultats aux affaires Doctorales,
• Organiser la logistique relative aux soutenances (Convocation membre du jury, réservation avion, train, hôtel, restaurant. ..)

POLE RH

• Assurer le suivi administratif du recrutement des contractuels et stagiaires.

POLE ÉVÉNEMENT

• Prendre en charge la logistique opérationnelle.
• Gérer et organiser, en lien avec le service logistique de l'IAE, la logistique du projet: installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc.
• Préparer les supports de communication : impressions des communiqués de presse, invitations, programmes, etc.
• Communiquer l'activité du laboratoire sur les réseaux sociaux
• Organiser l'accueil des intervenants : réservation de billets d'avion ou de train, hôtels, etc.

Savoirs

• Organisation générale et du fonctionnement de l’établissement et d'une composante (formation disponible)
• Environnement de la recherche universitaire

Savoir-faire

• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)
• Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit (courriel, téléphone...)
• Travailler en équipe

Savoir-être

• Discrétion professionnelle
• Sens du service public
• Capacité à rendre compte de son activité et à alerter sa hiérarchie
• Autonomie

Formation et Expérience

• Bac minimum exigé pour les agents contractuels
• Expérience dans le domaine de la gestion administrative, budgétaire et comptable appréciée
• Niveau d’anglais : B1 souhaitable

Candidature

Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 ans renouvelable en CDI).

Date limite de dépôt des candidatures: 7 octobre 2026