Gestionnaire administratif H/F

REGION GRAND EST; France; Hybride; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Région Grand Est recherche un Gestionnaire administratif H/F pour son pôle frais de déplacement. Vous assurerez la gestion, la vérification et le remboursement des dépenses des agents, tout en veillant au respect des règles internes et réglementaires.

Vous accompagnerez les agents, traiterez les notes de frais selon Traj’Est+, et collaborerez avec les services RH et finances pour garantir la fiabilité des traitements, dans un contexte de 39h/semaine et CDD de 6 mois.

Qualifications

• Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné.
• Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention.
• Méthodes et usages de la collectivité: charte, procédure, formulaire, organigramme.
• Procédures administratives.

Responsabilités

• Assure les actes de gestion administrative en appliquant les procédures et règles.
• Traite et vérifie les données, exploite les systèmes d’information.
• Informe et oriente les services et partenaires sur les processus.
• Collecter et traiter des données dans le respect des procédures définies.
• Réceptionner, vérifier, enregistrer, organiser et classer des dossiers.

Connaissances

Organisation méthodique du travail

Rigueur

Gestion du temps

Capacité à travailler en équipe

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Siège, Hôtel de Région ou Maison de Région ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Nom du site administratif ou du lycée ou CREPS ▼ Veuillez sélectionner une ou des valeurs

Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement)

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

Au sein de la DRH, le pôle frais de déplacement a pour mission d'assurer la gestion, la vérification et le remboursement des dépenses engagées par les agents dans le cadre de leurs déplacements professionnels, tout en veillant au respect des règles internes et de la réglementation en vigueur.

Ses principales missions sont les suivantes :

- Accompagnement des agents : informer et conseiller les agents sur les règles de prise en charge des frais, les procédures à suivre et les justificatifs à fournir.

- Traitement des demandes de remboursement : vérifier et valider les notes de frais dans le logiciel Traj’Est+. Il s’agit de vérifier que les dépenses (transport, hébergement, restauration, indemnités kilométriques, etc.) respectent la politique de déplacement de la Région Grand Est et les dispositions réglementaires en vigueur.

- Relations avec les services internes : collaborer avec les services des ressources humaines, des finances afin de garantir la fiabilité des traitements.

Missions du poste

Assure les actes de gestion administrative dans un domaine d’activité, en appliquant les procédures, règles administratives et législatives définies. Traite, analyse et vérifie les données, exploite les systèmes d’information. Informe et oriente les services et/ou partenaires sur ces processus.

Activités

- Connaître et appliquer les règles et procédures propres à son domaine d’activité

- Collecter et/ou traiter des données spécifiques à son domaine d’intervention dans le respect des procédures définies

- Informer les partenaires / agents / bénéficiaires sur les procédures et/ou les orienter vers les interlocuteurs compétents

- Planifier et coordonner ses activités administratives avec ses collègues et le autres services

- Réceptionner, vérifier, enregistrer, organiser, et classer des dossiers physiques et dématérialisés

- Gérer, traiter et suivre les dossiers (physiques et dématérialisés) en lien avec son domaine d’activité dans le respect des objectifs, des moyens, des contraintes et des échéances définis

- Saisir des données et compléter des documents administratifs de formes et de contenus divers

- Participer à la préparation des documents pour différentes instances

- Alimenter des outils de suivi d’activité

- Utiliser des outils métiers de gestion

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de pôle au frais de déplacement et restauration.
CDD 6 mois à 39H/semaine.

Compétences et aptitudes

Savoir

- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné

- Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention

- Méthodes et usages de la collectivité: charte, procédure, formulaire, organigramme

- Procédures administratives

Savoir-faire

- Organisation méthodique du travail et gestion du temps

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être

- Rigueur

- Capacité à travailler en équipe

Classification du poste

Grades autorisés de recrutement

Adjoint administratif principal de 1ère classe

Rédacteur

Rédacteurprincipal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe

Adjoint technique

Adjoint technique principal de 2ème classe

Adjoint technique principal de 1ère classe

Agent de maitrise

Agent de maîtrise principal

Technicien principal de 1ère classe

Informations complémentaires

Type de recrutement

Temporaire

Durée

6 mois

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• Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement)
• Emploi temporaire (Renfort occasionnel ou saisonnier, remplacement)
• Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)