Gestionnaire Administratif H/F

ENVOI-OPS; Colomiers; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

ENVOI-OPS recherche un Gestionnaire administratif polyvalent pour AIRBUS à Colomiers. Vous pilots des demandes JR et traitez les notes de frais des expatriés avec rigueur.

Vous assurez le suivi des dossiers, le reporting quotidien et le suivi KPI, tout en garantissant la fiabilité des données et le respect des délais. Une connaissance des outils SAP et MyPulse est appréciée et un anglais opérationnel est souhaité.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en administration/gestion ou équivalent.
• Maîtrise des outils informatiques et rigueur.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et respecter les délais.
• Anglais opérationnel pour un environnement international.

Responsibilities

• Réceptionner et enregistrer les demandes JR via Resource Manager et MyPulse en 24 h.
• Mettre à jour les fichiers de suivi et assurer la fiabilité des informations.
• Réaliser le reporting quotidien et suivre les KPI.
• Gérer les notes de frais des expatriés dans SAP et vérifier les justificatifs.
• Assurer le suivi avec les interlocuteurs Airbus et les donneurs d ORDER.

Skills

Google Workspace

Excel

Données admin

Organisation

Anglais

Education

Bac à Bac+2 administration

Tools

SAP

MyPulse

Google Sheets

Job description

Dans le cadre de nos activités pour notre client AIRBUS, nous recherchons un(e) Gestionnaire administratif polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe basée à Colomiers.Vous interviendrez sur deux activités complémentaires : la gestion administrative des demandes de créatio de fiches de postes et et le traitement des notes de frais des salariés expatriés.

1. Gestion administrative des demandes de recrutement (Job Requisitions - JR)

• Réceptionner les demandes de recrutement (JR) via la plateforme Resource Manager d'Airbus.
• Créer et enregistrer les demandes dans l'outil MyPulse dans un délai de 24 heures.
• Mettre à jour les fichiers de suivi et veiller à la fiabilité des informations renseignées.
• Assurer les échanges avec les différents interlocuteurs Airbus afin de garantir le bon traitement des demandes.
• Réaliser des points réguliers avec votre manager ENVOI sur l'avancement de l'activité.

2. Gestion administrative des notes de frais des expatriés (Expenses)

• Réceptionner et contrôler la conformité des demandes de remboursement.
• Vérifier l'exactitude des informations et des justificatifs transmis.
• Saisir et traiter les montants à rembourser dans l'outil SAP.
• Assurer le suivi des dossiers et échanger avec les donneurs d'ordres Airbus.
• Veiller au respect des procédures et des délais de traitement.

3. Suivi de l'activité et reporting

• Réaliser un reporting quotidien des activités.
• Concevoir, alimenter et suivre les indicateurs de performance (KPI).
• Identifier les éventuelles anomalies et contribuer à la fiabilisation des données.
• Gérer les priorités et faire preuve d'agilité pour intervenir efficacement sur les deux activités.

Idéalement titulaire d'une formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion ou dans un domaine équivalent, vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et appréciez les missions nécessitant rigueur, organisation et polyvalence.

Vos compétences :

• Bonne maîtrise de la suite Google Workspace (Google Sheets, Gmail et Google Drive) et d'Excel.
• Capacité à utiliser simultanément plusieurs outils informatiques.
• Aisance dans le traitement, le contrôle et le suivi de données administratives.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de gestion des priorités.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles permettant d'échanger avec différents interlocuteurs professionnels.

Vos qualités personnelles :

• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre autonomie et votre capacité d'adaptation. Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle, respecter des échéances strictes et faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles.
• Votre professionnalisme et votre sens de la communication vous permettent de travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.

Les petits plus qui feront la différence :

• Une première expérience dans le secteur aéronautique.
• Une connaissance des outils Airbus, notamment MyPulse et SAP.
• Une expérience du reporting et du suivi d'indicateurs de performance (KPI).
• Un niveau d'anglais permettant d'évoluer dans un environnement professionnel international.

Ce poste est ouvert à toutes et à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Des aménagements de poste peuvent être étudiés en fonction des besoins individuels.