Gestionnaire administratif et des instances (F/H)

Université de Toulon; La Garde; Sur place; EUR 16 000 - 19 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle employeur

Résumé du poste

Université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI), campus La Garde. Poste pérenne, à temps plein, ouvert aux fonctionnaires ou en CDD, avec secrétariat des conseils centraux et des sections disciplinaires.

Rémunération nette mensuelle indiquée: 1580 €, structure de travail sur site sur le Campus de La Garde, avec mutuelle employeur et prise de fonctions souhaitée début décembre 2026.

Qualifications

• Diplôme BAC minimum requis pour agent contractuel.
• Connaissances des administrations publiques et procédures.
• Maîtrise des outils de gestion et rédaction d'actes juridiques.
• Anglais A1-A2 requis.

Responsabilités

• Assurer l’appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance.
• Gérer la préparation des séances et leur tenue, respect des procédures.
• Préparer les convocations et diffuser les documents.
• Assurer le secrétariat des séances et leur logistique.
• Préparer relevés de conclusions, délibérations et avis.
• Assurer l’archivage des pièces afférentes.
• Suivre les procédures disciplinaires et les actes juridiques.
• Instruire les projets d’actes et les faire signer.
• Organiser et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.

Connaissances

Administration publique

Procédures administratives

Droit des examens

Réseaux professionnels

Élaboration de documents

Culture internet

Communication écrite

Anglais A1-A2

Formation

BAC

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L’université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI)

Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Activités Principales

• Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
• Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
• Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
• Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
• Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus
• Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances

À propos de nous

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

Mission

L’université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI)

Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière

• Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
• Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
• Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
• Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
• Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus
• Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances

Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique

• Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
• Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinaires

Gestion des actes réglementaires et individuels

• Appliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementaires
• Instruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
• Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueur

Gestion administrative

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
• Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Diffuser l’information et participer à sa production
• Assurer l'accueil et répondre aux demandes d’information en interne et en externe
• Participer à la veille juridique

Appui aux élections

• Participer à l’organisation des élections et au déroulement des élections
• Participer au suivi des mandats des membres des conseils

Contraintes Particulières

Disponibilité dans les phases de préparation et de tenue des séances des instances et de déroulement de processus électoraux.

Informations Complémentaires

Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAJI – Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 1 du corps des TECH

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1580 €

Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé)

Date de prise de fonctions souhaitée : 01/12/2026

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement

Profil

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC

Connaissances

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Droit des examens et concours
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences Opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences Comportementales

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Date limite de candidature : 17/10/2026

Référence de l'offre : i0flep9x3y