Gestionnaire administratif et financier - H/F

École normale supérieure de Lyon; Lyon; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

École normale supérieure de Lyon recherche un agent administratif et financier pour assurer le bon fonctionnement de l’unité Persée. Le poste couvre la gestion budgétaire, le suivi des ressources humaines et le pilotage administratif.

Vous contribuerez à l’organisation des activités, au respect des procédures publiques et à la coordination logistique des événements scientifiques, en collaboration avec les tutelles.

Qualifications

• Connaître les règles de la comptabilité publique et la GBCP.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement.
• Maîtriser les systèmes informatisés et les logiciels GFC et Geslab.
• Savoir collecter les informations nécessaires au traitement des demandes.
• Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles.

Responsibilities

• Gérer le budget et le suivi financier des contrats et conventions.
• Assurer le suivi administratif des conventions et des personnels.
• Gérer les dépenses, les commandes et les factures selon les procédures des tutelles.
• Contribuer au pilotage et à l’élaboration des bilans et tableaux de bord.
• Faciliter le fonctionnement quotidien en coordonnant les locaux et les équipements.

Skills

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Autonomie

Maîtrise informatique

Job description

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Le Poste

Persée est une Unité d'Appui et de Recherche de l'ENS de Lyon et du CNRS qui bénéficie du soutien du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche pour la valorisation numérique du patrimoine scientifique. L'offre de services de Persée est définie selon deux axes :

• l’édition des collections patrimoniales de publications scientifiques par le biais du portail www.persee.fr
• la production, l’enrichissement, l’exploitation et la diffusion de corpus scientifiques en lien avec des équipes de recherche, notamment dans le champ des humanités numériques.

Persée Est Organisé En 4 Pôles

• « Acquisitions » qui assure la gestion des collections imprimées, la dématérialisation des documents et l'ensemble des post-traitements des documents numérisés ;
• « Documentation » qui assure la structuration des données ;
• « Informatique et développements » qui conçoit, réalise et maintient les outils de production et de diffusion des collections et des corpus numérisés ;
• « Données » en charge de la qualité des données, de la gestion du système d’information documentaire et des projets partenariaux relatifs à la production et au traitement de données ;

Mission

Sous la responsabilité de la direction de l’UAR Persée, vous contribuez au bon fonctionnement de l’unité à travers trois grands domaines d’activité :

• Gestion financière : préparation et suivi du budget, gestion des dépenses et suivi financier des contrats et conventions ;
• Gestion administrative et ressources humaines : suivi des conventions, accompagnement des recrutements et gestion administrative des personnels ;
• Vie de l’unité : coordination logistique, circulation de l’information et appui à l’organisation des activités collectives.

Activites

2. Gestion administrative et ressources humaines 3. Vie de l’unité

• Gestion financière
• Participer à l’élaboration et au suivi du budget de l’unité.
• Assurer le suivi financier des contrats et conventions de recherche.
• Gérer les opérations liées aux dépenses, aux commandes et aux factures, dans le respect des procédures des tutelles.
• Préparer les bilans financiers et les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l’activité.
• Assurer le suivi des missions et de l’inventaire des équipements, en lien avec les interlocuteurs concernés
• Être l’interlocuteur/l’interlocutrice des services financiers des tutelles du laboratoire.
• Assurer le suivi administratif des conventions et veiller à leur bonne gestion.
• Participer à la gestion administrative des personnels : recrutements, contrats, absences, télétravail et accueil des stagiaires.
• Contribuer au suivi des ressources humaines et à la préparation des bilans et rapports d’activité.
• Concevoir et améliorer les outils et procédures facilitant la gestion quotidienne de l’unité.
• Faciliter le fonctionnement quotidien de l’unité en coordonnant les besoins logistiques liés aux locaux, aux équipements et aux événements scientifiques.
• Organiser les réunions des instances de l’unité et contribuer à leur bon déroulement.
• Assurer la circulation des informations et répondre aux demandes des interlocuteurs internes et externes.
• Participer au suivi des questions relatives aux locaux et à leur utilisation.

Profil Recherché

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances Sur L’environnement Professionnel

• Connaître les règles de la comptabilité publique et la GBCP
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement
• Connaître les textes réglementaires en vue de leur application principalement le code des marchés publics
• Connaître les normes de présentation administrative

Savoir-faire Opérationnel

• Savoir collecter les informations nécessaires au traitement des demandes
• Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir utiliser les systèmes informatisés er maîtriser les logiciels spécifiques (GFC et Geslab)
• Savoir utiliser les logiciels de bureautiques courants
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Savoir rendre compte
• Savoir travailler en équipe
• Être autonome dans son activité

Savoir-être

• Rigueur et efficacité (respect des délais, attention portée à la qualité du travail réalisé)
• Sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités
• Capacité à travail en équipe
• Qualités relationnelles