Gestionnaire au sein de l'équipe support à la recherche

Enac; Toulouse; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

ENAC cherche un(e) Gestionnaire administratif pour soutenir l’équipe support à la recherche. Vous assurerez le suivi des dépenses, la préparation des devis et le contrôle des achats en conformité avec les procédures internes.

Vous participerez à la gestion administrative, à l’organisation de colloques et jurys, à l’inscription des conférences et au suivi des paiements. Travail en équipe, rigueur et discrétion exigées.

Qualifications

• Poste nécessitant une grande rigueur et de la discrétion.
• Bon relationnel et sens du service public.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.
• Maîtrise des procédures administratives et budgétaires.

Responsabilités

• Gestion des dépenses du laboratoire: suivi, devis et bons de commande.
• Suivi des dépenses projets et bulletins de paie et pièces justificatives.
• Gestion du courrier et support administratif quotidien.
• Aide à l’organisation de colloques et jurys de thèses.
• Gestion des inscriptions conférences et suivi des paiements.
• Support aux chercheurs et respect des règlements internes.

Connaissances

Rigueur

Fiabilité

Qualité relationnelle

Sens du service public

Discrétion

Organisation

Outils

MS Office

Suite Office

Description du poste

L’ENAC, École Nationale de l’Aviation Civile, est la plus importante des Grandes Écoles ou universités aéronautiques en Europe. Elle forme à un spectre large de métiers : des ingénieurs ou des professionnels de haut niveau capables de concevoir et faire évoluer les systèmes aéronautiques et plus largement ceux du transport aérien ainsi que des pilotes de ligne, des contrôleurs aériens ou encore des techniciens aéronautiques.

Ses laboratoires de recherche sont à la pointe de l’innovation et travaillent activement en coopération avec des universités internationales de haut niveau pour un transport aérien toujours plus sûr, efficace et durable.

L’ENAC est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel – grand établissement (EPSCP-GE), sous tutelle de la DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile), Direction du Ministère de la Transition Écologique et Solidaire. L’ENAC comprend une direction générale localisée à Toulouse et 8 sites en France.

Pour soutenir sa dynamique en faveur de la promotion de la diversité, l’ENAC facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs en situation de handicap.

L’équipe de support à la recherche est l’appui administratif, financier et juridique du laboratoire ENAC et du pôle trajectoires et transitions. L’équipe travaille en étroite collaboration avec le secrétariat général (ressources humaines, finances, juridiques, contrôle de gestion), l’agence comptable, la Direction des Etudes et de la Recherche (départements d’enseignement, bibliothèque), la Direction générale (pôle qualité sécurité sûreté des sites et de l’exploitation, Pôle développement durable et responsabilité sociétale) et en interaction avec l’ensemble de l’établissement.

Sous la responsabilité de la cheffe de l’équipe support à la recherche, vous assurez en particulier:

Des tâches de gestionnaire des dépenses

- Les achats du laboratoire (fournitures, matériel, investissements, …): réalisation des bons de commande, des services faits, du suivi des achats, explication des procédures aux chercheurs en conformité avec la règlementation tout en optimisant les dépenses et les process (achats groupés, gestion des livraisons, fournisseurs à l’étranger, …).

- La réalisation des devis

- Le suivi des dépenses des projets de recherche (réalisation des bilans de dépenses, enregistrements des pièces justificatives, contrôle de cohérence)

- Le suivi des dépenses salariales (suivi et enregistrement des bulletins de salaire et des contrats de travail)

- La participation à la complétude, à la mise à jour et au contrôle de cohérence de la base de données Recherche et des autres sources de données et d’information pour la partie dépenses

Des tâches administratives

- L’aide à l’organisation de colloques

- L’aide à l’organisation des jurys de thèses et des missions des invités du laboratoire (notamment enregistrement des missionnaires sous ENIX)

- L’aide à l’inscription aux conférences (compréhension des modalités en français comme en anglais, accompagnement jusqu’à la finalisation de l’inscription et du paiement)

- La gestion des brevets du laboratoire

- La gestion du courrier du service

- L’aide aux chercheurs: fourniture de renseignements administratifs, remplissage de dossiers administratifs, …

- La participation à la promotion et au respect des différents règlements (Comptable, Achat, …) auprès des chercheurs

-La réalisation de diverses tâches en soutien pendant les périodes d’indisponibilité des autres membres du service

Outils bureautiques, Suite Office (Word, Excel, Power Point, Access)

Gestion budgétaire

Bonne connaissance de l’écosystème de l’enseignement supérieur et de la recherche

Un bon niveau en anglais serait un plus

Savoirs comportementaux

Qualité relationnelle à travailler en équipe

Rigueur

Fiabilité

Sens du service public

Sens de la confidentialité et de la discrétion