Executive Assistant & Office Manager

Unlimitail; Paris; Hybride; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail 2 jours par semaine

Transport public 90 % remboursé

Carte Swile 10 € par jour travaillé

Bureaux en plein centre de Paris

Résumé du poste

Unlimitail, basé à Paris, recherche un(e) Executive Assistant & Office Manager pour soutenir le CEO et l'équipe dirigeante dans un contexte international.

Vous gérez l'agenda, l'organisation des déplacements, le suivi des notes de frais et l'animation de la vie interne, dans un cadre stimulant et agile.

Le poste propose du télétravail partiel, une collaboration étroite avec les Comex et les départements, et des bureaux en plein cœur de Paris.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience sur un poste d'assistanat de direction / office management auprès de dirigeants (C-Level).
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
• Excellente maîtrise de la Suite Google. Connaissance de Yooz considérée comme un plus.

Responsabilités

• Gérer l'agenda complexe du CEO dans un cadre international et coordonner les interlocuteurs stratégiques.
• Organiser les déplacements professionnels (France et international) et les réunions majeures.
• Assurer le support administratif et financier (factures, achats) et veiller au bon fonctionnement des locaux et des espaces de travail.
• Animer la vie d'entreprise et soutenir la culture d'entreprise en collaboration avec les RH et le Marketing.

Connaissances

Executive assistance

Office management

International exposure

Bilingual FR/EN

Outils

Google Workspace

Yooz

Description du poste

Début : Dès que possible

Lieu : Paris

Le pouvoir du Retail Media

Le Retail Media est passé de canal émergent à priorité stratégique pour les marques et les retailers. En 2025, les dépenses mondiales ont atteint 171 milliards de dollars — soit un dollar sur cinq dépensés en publicité dans le monde. Mais la véritable compétition ne concerne plus seulement les budgets. Il s'agit de prouver constamment que chaque euro investi se traduit par de nouvelles ventes mesurables.

C’est précisément pour cela qu’Unlimitail existe. Notre ambition : devenir le réseau de Commerce Media numéro 1 mondial en connectant chaque moment d’achat — de la découverte à la transaction — et en transformant les investissements médias en ventes incrémentales et mesurables. Né de l'expertise de dix ans de Carrefour dans le Retail Media, Unlimitail collabore aujourd'hui avec 35 distributeurs dans 21 pays, représentant 250 millions de clients et plus de 3 000 marques — s'imposant déjà comme le premier réseau de Commerce Media omnicanal en Europe.Rejoindre Unlimitail, c'est intégrer une entreprise au carrefour de la data, de la technologie et du marketing digital — au moment précis où l'industrie redéfinit la notion de performance.

Aperçu du rôleagenda

En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous êtes rattachée à notre CEO d'Unlimitail, et travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des membres du Comex et les directeurs de département. Vous intervenez en tant que soutien stratégique à la direction et animez un environnement de travail stimulant, collaboratif et international.

Vos principales responsabilités comprendront

1. Support à la Présidence & Coordination de la Leadership Team

• Gestion d’agenda complexe & Coordination externe : Orchestrer l'agenda du CEO dans un environnement international (multi-fuseaux horaires) avec anticipation et flexibilité. Assurer une interface fluide et professionnelle avec les assistantes des interlocuteurs stratégiques du CEO.
• Organisation des déplacements : Planifier et coordonner les voyages d'affaires en France et à l'international (transports, hébergements, aspects logistiques).
• Gestion logistique des réunions majeures & Administration : Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions stratégiques (internes et externes) en parfaite synchronisation avec son/sa Chief of Staff. Gérer les notes de frais et faciliter le quotidien du CEO via diverses tâches administratives.

2. Gestion Administrative, Financière & Office Management

• Support administratif & financier de la direction : Assister les membres du Comex dans le suivi de leurs dépenses courantes (traitement de leurs factures via Yooz, demandes d'achat) en coordination fluide avec l'équipe Finance / ADV.
• Services généraux : Superviser le bon fonctionnement des locaux au quotidien (relation avec les différents prestataires externes et le bailleur), gérer les approvisionnements en fournitures de bureau ou besoins de petits équipements, et résoudre rapidement les imprévus.
• Environnement de travail & Vivre-ensemble : Accompagner l'aménagement et les évolutions des espaces de travail pour offrir un cadre fonctionnel et agréable aux équipes. S'assurer de la propreté et du parfait entretien des espaces partagés, et faire appliquer les bonnes pratiques et règles de vie en communauté auprès des équipes.

3. Animation de la Vie d’Entreprise & Culture

• Organisation des séminaires, événements d’entreprise & Offsites : Piloter la logistique et l'organisation opérationnelle des séminaires (direction et entreprise) et des événements internes, en étroite coordination avec le Secrétariat Général, les RH et le Marketing (recherche de lieux, gestion des prestataires, coordination des transports, déroulé du programme et suivi du rétroplanning).
• Point de contact central : Être un relais d'information fluide, réactif et toujours orienté solutions pour l'ensemble des collaborateurs. Insuffler une dynamique enjouée,

Profil recherché

Expérience & Compétences techniques

• Expérience : Au moins 5 ans d'expérience sur un poste d'assistanat de direction / office management auprès de dirigeants (C-Level).
• Environnement : Expérience réussie dans un cadre international, dynamique et agile, nécessitant de gérer des priorités multiples simultanément.
• Langues : Bilingue ou niveau professionnel courant en français et anglais (écrit et oral).
• Outils : Excellente maîtrise de la Suite Google (Drive, Docs, Sheets, Slides, Gmail). La connaissance de Yooz ou d'outils de gestion similaires est un vrai plus.

Savoir-être & État d'esprit

• Posture & Présentation soignée : Doté(e) d'une excellente posture professionnelle et d'une présentation soignée, vous incarnez l'image de la direction auprès des interlocuteurs internes et externes.
• Sens de la représentation : Excellente aisance relationnelle, diplomatie et comportement exemplaire pour interagir avec fluidité et assurance auprès d'un écosystème de haut niveau (Board, dirigeants, clients grands comptes).
• Autonomie & Proactivité : Vous savez prendre des initiatives, anticiper et gérer les imprévus avec calme et pragmatisme.
• Dynamisme & Relationel : Doté(e) d'un excellent relationnel, vous faites preuve d'un état d'esprit constructif au quotidien.
• Rigueur & Discrétion : Vous faites preuve de confidentialité, du sens du détail et d'une organisation irréprochable.
• Curiosité & Agilité : Vous aimez apprendre, évoluer dans un environnement changeant et avoir un impact concret sur la vie de l'entreprise.

Ce que nous vous offrons

• Évoluer dans un environnement international, stimulant et innovant, au carrefour de la data, du retail et du média.
• Un rôle stratégique au sein d'une structure en pleine croissance, offrant un impact direct sur le bien-être des collaborateurs.
• Des bureaux situés en plein cœur de Paris.
• Une politique de télétravail flexible de 2 jours par semaine.
• Prise en charge à 90 % des titres de transport public.
• Carte ticket-restaurant Swile de 10 € par jour travaillé (prise en charge par l'employeur à hauteur de 60 %).
• Couverture par la convention collective de la Publicité.

Notre processus de recrutement

Notre processus est conçu pour apprendre à nous connaître mutuellement et s'assurer que vos ambitions correspondent à nos besoins.

• Premier échange avec notre équipe Talent Acquisition (15 min) : un court appel pour faire connaissance, échanger sur le poste, valider vos attentes et répondre à vos premières questions.
• Entretien approfondi avec l'équipe Talent Acquisition (1 heure) : un échange complet pour explorer votre parcours, vos motivations et votre adéquation avec le rôle.
• Entretiens avec le manager et les parties prenantes clés (1 heure) : rencontre avec Alexis MARCOMBE (CEO) et les membres clés de l'équipe pour discuter des défis opérationnels et de votre future contribution.
• Échange final avec un membre de l’équipe RH et offre : dernière étape pour s'aligner sur les détails pratiques et avancer ensemble.

Unlimitail s'engage à promouvoir la diversité au sein de ses équipes et encourage vivement les candidatures issues de groupes sous-représentés. Nous défendons l'égalité des chances et accueillons favorablement les candidatures de toutes les personnes, quelle que soit leur origine.

Si vous avez besoin d'aménagements, liés à un handicap ou à un problème de santé, pour pouvoir participer pleinement au processus de recrutement, veuillez en discuter avec le recruteur qui vous contactera.