Executive Assistant (M/F)

Legrand; Limoges; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Legrand France recherche un assistant directeur au sein de la Direction Europe. Vous coordonnez les activités administratives, facilitez l’organisation quotidienne et assurez la diffusion des informations.

Vous prenez en charge le suivi budgétaire, la gestion des temps, la communication interne et l’accueil des nouveaux collaborateurs. Vous maîtrisez les outils bureautiques et l’anglais professionnel, et vous organisez les agendas et les voyages.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et du suivi des activités administratives.
• Anglais professionnel courant.
• Gestion d'agendas, déplacements et réunions.
• Suivi des achats et du budget de fonctionnement.
• Utilisation des outils de gestion du temps et intranet.

Responsibilities

• Organiser l’agenda du directeur en anticipant les priorités et contraintes.
• Coordonner les déplacements professionnels et le traitement des notes de frais.
• Planifier les réunions, réserver les salles et assurer la logistique associée.
• Gérer les demandes d’accès et de badges pour les collaborateurs et intervenants.
• Piloter les achats du service et le suivi du budget de fonctionnement.
• Assurer la gestion des temps du périmètre et mise à jour des informations.
• Actualiser les organigrammes sur les intranets et assurer la diffusion des informations.

Skills

Gestion administrative

Anglais professionnel

Gestion d'agendas

Organisation de déplacements

Suivi des achats et budget

Outils de gestion du temps et intranet

Tools

Microsoft 365

Suite bureautique

Job description

Job Description

Au sein de la Direction Europe, vous assistez le directeur et les équipes du périmètre dans leurs missions. Vous assurez la coordination des activités administratives, facilitez l’organisation du quotidien et veillez à la bonne diffusion des informations. Vous intervenez également sur le suivi budgétaire, la gestion des temps, la communication interne et l’accueil des nouveaux collaborateurs(trices).

Responsibilities

Dans ce rôle transverse, vos principales missions seront les suivantes :

• Organiser l’agenda du directeur en anticipant les priorités et les contraintes.
• Coordonner les déplacements professionnels et assurer le traitement des notes de frais.
• Planifier les réunions, réserver les salles et prendre en charge la logistique associée.
• Gérer les demandes d’accès et de badges pour les collaborateurs(trices) internes et les intervenants externes.
• Piloter les demandes d’achat du service, les commandes de fournitures et le suivi du budget de fonctionnement associé.
• Assurer la gestion des temps du périmètre et contribuer à la mise à jour des informations nécessaires.
• Actualiser les organigrammes de la Direction Europe sur les différents intranets.
• Garantir la diffusion fluide des informations au sein du service et gérer les affichages obligatoires.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs(trices) en leur présentant les règles de santé, de sécurité et d’environnement applicables.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques nécessaires à la gestion administrative, à la communication et au suivi des activités.
• Vous maîtrisez couramment l’anglais dans un contexte professionnel.
• Vous êtes à l’aise avec la gestion d’agendas, l’organisation de déplacements et la coordination de réunions.
• Vous savez assurer le suivi de demandes d’achat, de fournitures et d’un budget de fonctionnement.
• Vous êtes en mesure d’utiliser des outils de gestion des temps et des espaces intranet.

Job Description

Au sein de la Direction Europe, vous assistez le directeur et les équipes du périmètre dans leurs missions. Vous assurez la coordination des activités administratives, facilitez l’organisation du quotidien et veillez à la bonne diffusion des informations. Vous intervenez également sur le suivi budgétaire, la gestion des temps, la communication interne et l’accueil des nouveaux collaborateurs(trices).

Responsibilities

Dans ce rôle transverse, vos principales missions seront les suivantes :

• Organiser l’agenda du directeur en anticipant les priorités et les contraintes.
• Coordonner les déplacements professionnels et assurer le traitement des notes de frais.
• Planifier les réunions, réserver les salles et prendre en charge la logistique associée.
• Gérer les demandes d’accès et de badges pour les collaborateurs(trices) internes et les intervenants externes.
• Piloter les demandes d’achat du service, les commandes de fournitures et le suivi du budget de fonctionnement associé.
• Assurer la gestion des temps du périmètre et contribuer à la mise à jour des informations nécessaires.
• Actualiser les organigrammes de la Direction Europe sur les différents intranets.
• Garantir la diffusion fluide des informations au sein du service et gérer les affichages obligatoires.
• Accueillir les nouveaux collaborateurs(trices) en leur présentant les règles de santé, de sécurité et d’environnement applicables.

Qualifications

• Vous maîtrisez les outils bureautiques nécessaires à la gestion administrative, à la communication et au suivi des activités.
• Vous maîtrisez couramment l’anglais dans un contexte professionnel.
• Vous êtes à l’aise avec la gestion d’agendas, l’organisation de déplacements et la coordination de réunions.
• Vous savez assurer le suivi de demandes d’achat, de fournitures et d’un budget de fonctionnement.
• Vous êtes en mesure d’utiliser des outils de gestion des temps et des espaces intranet.

Qualités Comportementales

• Vous faites preuve de fiabilité, de rigueur et d’un grand sens de l’organisation.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre intelligence relationnelle et votre communication adaptée à des interlocuteurs variés.
• Vous savez anticiper les besoins et agir avec proactivité.
• Vous êtes capable de prioriser les demandes avec discernement.
• Vous faites preuve d’autonomie dans la conduite de vos activités.
• Vous accordez une importance essentielle à la discrétion et à la confidentialité.
• Vous appréciez les rôles transverses nécessitant coordination, réactivité et sens du service.

Conformément à notre accord Groupe France sur la prévention et l'insertion du handicap, tous nos postes à pourvoir sont ouverts aux personnes handicapées.

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