DTPN973-STPAF Assistant.e de direction (H/F)

Sgap de Guyane

Arrondissement de Cayenne

On-site

EUR 26,000 - 38,000

Full time

14 days+

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Job summary

SGAP de Guyane recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le chef STPAF et son adjoint. Vous assurerez l'accueil téléphonique et physique, le classement, l'enregistrement et le suivi des courriers et emails, la préparation de dossiers et la gestion de l'agenda.

Vous travaillerez en équipe dans un service de 2 administratifs, avec des missions variées: archivage électronique, mise à jour d'annuaires et d'organigrammes, préparation de déplacements et rédaction de comptes rendus.

Qualifications

Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de messagerie.
Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers administratifs.
Aptitude à travailler en équipe et à gérer les priorités au quotidien.

Responsibilities

Gestion des agendas et du planning du chef STPAF et de son adjoint.
Réalisation et suivi des courriers et des courriers électroniques.
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs et redirection des appels.

Skills

Gestion administrative

Rédaction

Accueil téléphonique

Organisation

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Informatique bureautique

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

Réceptionne, classe, enregistre, suit les courriels de l’adresse fonctionnelle dtpn973-stpaf@interieur.gouv.fr sur PABLO
Réceptionne, classe, enregistre, suit les courriers sur ALICE
Organise, distribue et transmet les courriers
Prépare le courrier au départ et à l’expédition
Assure l’accueil téléphonique et physique
Suit, planifie et organise l’agenda électronique du chef STPAF et de son adjoint sur OBM
Rédige et met en forme des courriers
Met à jour l’annuaire et l’organigramme du STPAF
Instruit les dossiers des états de frais de mission sur CHORUS pour les chefs du STPAF, CCOT et OLTIM
Prépare des dossiers pour les déplacements du chef STPAF
Archive de la documentation en format électronique
Rédige les compte-rendu de réunion
Suivi de la gestion de la Réserve opérationnelle

Votre environnement professionnel

Activités du service

Assistance de l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion des agendas, gestion du personnels, des appels téléphoniques, rédaction de tout type de courriers administratifs, préparation de dossiers, de la documentation opérationnelle…)

Composition et effectifs du service

Le service est composée de 2 administratifs

Liaisons hiérarchiques

Chef de la CCOT - Chef Service Territorial de la Police aux Frontières et de son adjoint

Liaisons fonctionnelles

DTPN
DTPN Adjoint, Chef STSP
Chefs de filière STRF, STPJ, EM, SRT, SGR
Chefs de service locaux SPAFA, SPAFT SGO, SPAFT SLM
SGAP, Préfecture, Tribunal, Cour d’Appel, Gendarmerie, DCSP, DGPN

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Discrétion, rigueur, réactivité, autonomie, analyse et contrôle.

S’agissant d’un poste en outre-mer, une visite médicale de reconnaissance d’aptitude à servir en outre-mer est obligatoire. Celle-ci se fait auprès du médecin de prévention et préalablement à la prise de l’arrêté de mutation. Une inaptitude physique peut annuler la mutation

Qui contacter?

la cheffe RH et adjointe: 05 94 25 54 60/64 sgap973-chefrh@interieur.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Connaissances techniques