Documentaliste / Archiviste

Archimag; Paris; Remote; EUR 52.000 - 76.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

PEE et PERECO abondé

8 semaines congés

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

Mobilité durable

Parc arboré et environnement de work

Salle de sport gratuite

Restaurant d'entreprise

Parking gratuit

Événements d'entreprise

CSE: chèques vacances et cadeaux

Zusammenfassung

HEC Paris recrute un/une chargé(e) de mission en CDD de 11 mois pour piloter le processus de désherbage, traitement et déménagement des collections du Learning Center (livres, revues, thèses, fonds d’archives).

Sous l’autorité de la Responsable du Learning Center, vous coordonnerez les opérations préalables, organiserez les chantiers et assurerez le reporting auprès du Décanat et de la Direction Immobilière, avec une collaboration étroite avec les prestataires externes.

Qualifikationen

• Formation Bac+5 en bibliothéconomie, information et documentation, archivistique ou équivalent.
• Expérience en gestion de collections et projets documentaires.
• Expérience en déménagement ou externalisation de fonds est un atout.
• Compétences en gestion de projet, planification et reporting.
• Maîtrise d’Excel et outils bureautiques.

Aufgaben

• Piloter la préparation du déménagement et cartographier les espaces de stockage.
• Organiser les chantiers: tri, désherbage, conservation et conditionnement.
• Coordonner les prestataires et suivre les mouvements des collections.
• Reporter administrativement au Décanat et à la Direction Immobilière.
• Veiller à la continuité d’accès aux collections pendant le déménagement.

Kenntnisse

Gestion des collections

Archivistique & réglementation

Gestion de projet

Outils de suivi

Rédaction de procédures

Suivi de prestataires

Excel

Ausbildung

Bac+5 en bibliothéconomie, information et documentation, archivistique

Jobbeschreibung

Dans le cadre de la construction d’un nouveau bâtiment, le Learning Center d’HEC Paris engage un important projet de désherbage, de traitement et de déménagement de ses collections : livres, revues, thèses et fonds d’archives administratives et patrimoniales.

Afin de préparer cette opération stratégique, HEC Paris recrute dès novembre 2026 un/une chargé(e) de missionen CDD d'une durée de 11 mois au total (Motif remplacement de congé maternité).

Sous l’autorité de la Responsable du Learning Center, le ou la chargé(e) de mission pilote et coordonne les opérations préparatoires au déménagement et contribue à leur mise en œuvre opérationnelle.

Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les chargés de collections du Learning Center, la Direction Immobilière et les prestataires impliqués dans le projet.

Missions principales

1. Piloter la préparation du déménagement

• Définir, avec les responsables de collections, la méthodologie et le calendrier des opérations.
• Cartographier les espaces de stockage et établir les volumes, contraintes et besoins associés.
• Organiser et coordonner les différents chantiers : tri, désherbage, conservation, signalement, équipement et conditionnement.
• Identifier les documents à conserver, éliminer, externaliser ou numériser.
• Mettre en place les outils de suivi des volumes, de l’avancement et des risques.

Assurer le reporting auprès du Décanat et de la Direction Immobilière.

2. Organiser les opérations de déménagement

• Définir les modalités techniques du déménagement et les besoins en conditionnement, manutention, transport et stockage.
• Préparer les cahiers des charges et spécifications techniques relatifs aux collections et au déménagement.
• Participer aux consultations et assurer le suivi des prestataires.
• Suivre les mouvements et la localisation des collections.
• Veiller à la continuité d’accès aux collections pendant les différentes phases du projet.
• Veiller à la mise à jour du signalement des collections dans le système de gestion documentaire.

3. Piloter le traitement et l’externalisation des archives

• Organiser les opérations de tri, de classement, de versement et d’élimination des archives, dans le respect de la réglementation.
• Préparer et coordonner l’externalisation des fonds d’archives administratives et patrimoniales.
• Superviser les prestations d’archivage et assurer le suivi des mouvements et de la localisation des fonds.
• Assurer le suivi administratif et documentaire des opérations.

4. Contribuer à la vie du Learning Center

Selon les besoins du service et l’avancement du projet :

• participer à l’accueil et à l’accompagnement des usagers ;
• contribuer aux projets transverses et aux événements du Learning Center ;
• participer au maintien de la continuité des services pendant le déménagement.

Profil recherché :

Formation supérieure Bac+5 en bibliothéconomie, sciences de l’information et de la documentation, archivistique ou formation équivalente.

Expérience

• Une expérience en gestion de collections, traitement d’archives et/ou conduite de projets documentaires est recherchée.
• Une expérience en déménagement ou réorganisation de collections, externalisation de fonds ou pilotage de prestataires constitue un atout.

Compétences

• Maîtrise des méthodes de gestion et de traitement des collections : tri, désherbage, récolement, classement, signalement et conservation préventive.
• Connaissance des pratiques archivistiques et de la réglementation applicable aux archives.
• Compétences en gestion de projet : planification, coordination, suivi des volumes et des échéances, gestion des risques.
• Capacité à élaborer des outils de suivi et de reporting.
• Capacité à rédiger des procédures, cahiers des charges et documents de suivi.
• Connaissance du suivi de prestataires et des marchés publics appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.

Qualités recherchées

• Organisation, rigueur et sens des priorités.
• Autonomie et capacité d’initiative.
• Goût pour le travail de terrain et les opérations liées aux collections.
• Aisance relationnelle et capacité à coordonner et fédérer différents interlocuteurs.
• Capacité d’adaptation et de résolution de problèmes.
• Qualités rédactionnelles.
• Sens du service et intérêt pour les collections documentaires et patrimoniales.

- Plan d’épargne salariale(PEE et PERECO) avec abondement HEC
- 8 semaines de congé par an
- Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine
- Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo
- un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré
- un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus
- un restaurant d'entreprise
- un parking gratuit
- des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...)
- CSE: chèques vacances, chèques cadeaux, subvention sport/culture etc.

HEC Paris promeut la diversité sous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons et considérons les candidatures exclusivement sur la base des compétences professionnelles.