DMSP – UN GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (H/F)

Acséa; Démouville; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Acséa recherche un agent administratif(ve) pour assurer la gestion des dossiers dématérialisés des personnes accompagnées, du dépôt à la sortie, en lien avec les équipes et responsables de service.

Vous contribuerez à la mise à jour des informations dans OGiRYS, ViaTrajectoire et Résid’ESMS, contrôlerez la cohérence des données et réaliserez des extractions analytiques tout en assurant l’accueil et l’assistance administrative.

Qualifications

• Formation de niveau 4 exigé (Bac)
• Niveau 5 souhaité (Bac+2)
• Connaissance du secteur médico-social appréciée
• Formation et expérience en administration et gestion de dossiers

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative des dossiers dématérialisés des personnes accompagnées (de la demande d’inscription à la sortie) en lien avec les équipes pluridisciplinaires et les responsables de service selon les process en vigueur
• Contribuer à la mise à jour régulière des informations dans plusieurs systèmes d’information (OGiRYS, ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• Contrôler la complétude, la fiabilité et la cohérence des informations et relancer les pièces manquantes
• Réaliser des extractions à visée d’analyses
• Assurer le suivi et le contrôle des droits des personnes (échéances MDPH)
• Contribuer au traitement des situations en attente : ouvrir les dossiers à partir des notifications MDPH reçues sur ViaTrajectoire, répondre aux demandes d’inscription et informer les Coordinatrices Réponses aux Familles
• Suivre et contrôler les entrées, sorties et mouvements des personnes accompagnées (ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique en 2ème niveau, traiter et orienter les demandes
• Apporter un appui administratif à la Directrice Adjointe : courriers et documents, organisation du Conseil de la Vie Sociale (convocations, ordres du jour, comptes rendus), suivi des dossiers confiés, gestion de l’agenda
• Apporter un appui administratif aux Responsables de service : mise en forme, relecture et contrôle des rapports, signalements et RIP, courriers aux familles, partenaires et institutions et dossiers confiés
• Rédiger, mettre en forme des courriers, des comptes rendus et des écrits professionnels et contribuer à la création de supports de communication
• Contribuer à une dynamique de travail au niveau du Dispositif auquel est rattaché l’IMPro/ITEPpro, en lien avec son homologue de l’IME Caen, la Gestionnaire Administrative et Financier et la Secrétaire de Direction du DMSP
• S’inscrire dans un processus d’amélioration des pratiques et proposer des évolutions depuis son champ de compétences

Skills

Travailler en équipe

Autonomie et initiative

Discrétion

Expression orale

Rigueur et méthode

Maîtrise informatique

Bon niveau rédactionnel

Education

Bac

Bac+2

Job description

• sous Contrat à Durée Indéterminée – à temps plein

• sous Contrat à Durée Indéterminée – à temps plein

Missions principales

Sous L’autorité Du Responsable De Service Administratif Et Financier Par Délégation Du Directeur, Et En Lien Avec La Directrice Adjointe Et Les Responsables De Service

• Assurer la gestion administrative des dossiers dématérialisés des personnes accompagnées (de la demande d’inscription à la sortie) en lien avec les équipes pluridisciplinaires et les responsables de service selon les process en vigueur :
• contribuer à la mise à jour régulière des informations dans plusieurs systèmes d’informations (OGiRYS, ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• contrôler la complétude, la fiabilité et la cohérence des informations et relancer les pièces manquantes
• réaliser des extractions à visée d’analyses
• assurer le suivi et le contrôle des droits des personnes (échéances MDPH)
• Contribuer au traitement des situations en attente : ouvrir les dossiers à partir des notifications MDPH reçues sur ViaTrajectoire, répondre aux demandes d’inscription et informer les Coordinatrices Réponses aux Familles
• Suivre et contrôler les entrées, sorties et mouvements des personnes accompagnées (ViaTrajectoire, Résid’ESMS)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique en 2ème niveau, traiter et orienter les demandes
• Apporter un appui administratif à la Directrice Adjointe : courriers et documents, organisation du Conseil de la Vie Sociale (convocations, ordres du jour, comptes rendus), suivi des dossiers confiés, gestion de l’agenda
• Apporter un appui administratif aux Responsables de service : mise en forme, relecture et contrôle des rapports, signalements et RIP, courriers aux familles, partenaires et institutions et dossiers confiés
• Rédiger, mettre en forme des courriers, des comptes rendus et des écrits professionnels et contribuer à la création de supports de communication
• Contribuer à une dynamique de travail au niveau du Dispositif auquel est rattaché l’IMPro/ITEPpro, en lien avec son homologue de l’IME Caen, la Gestionnaire Administrative et Financier et la Secrétaire de Direction du DMSP
• S’inscrire dans un processus d’amélioration des pratiques et proposer des évolutions depuis son champ de compétences

Capacités requises

• Travailler au sein d’une équipe dans une dynamique favorable
• Intervenir auprès de plusieurs parties prenantes (cadres de Direction, équipes pluridisciplinaires, familles, partenaires)
• Savoir traiter des informations sensibles avec discrétion
• Savoir faire preuve d’autonomie et de prises d’initiatives et être force de propositions
• Agir avec méthode et rigueur, notamment dans le contrôle et la fiabilisation des données
• Rendre compte de son action
• Avoir de bonnes capacités d’expression orale et un bon niveau rédactionnel
• Maîtriser l’outil informatique et l’utilisation des logiciels de traitement de texte et tableurs

QUALIFICATION – Exigences – souhaits complémentaires

• Formation de niveau 4 exigé (Bac), niveau 5 souhaité (Bac+2)

Connaissance du secteur médico-social apprécié

Contexte de l’emploi

• Convention Collective 15 mars 1966 – statut Technicien Qualifié
• Poste à pourvoir à compter du 4 janvier 2027
• Poste basé à Démouville, 11 rue du château (IMPro/ITEPpro), avec déplacements possibles localement
• Contrat à durée indéterminée à temps plein
• Poste pouvant faire l’objet d’une mobilité associative
• Poste pouvant faire l’objet d’aménagement pour personne reconnue travailleur handicapé