Coordonnateur des assemblées mutualisées

evreuxportesdenormandie; Évreux; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle santé

CNAS

Restaurant administratif

Accès gratuit piscines et médiathèques

Résumé du poste

Ville d'Evreux recrute un Coordinateur des Assemblées pour assurer la préparation et le bon déroulement des séances délibérantes et la diffusion des actes administratifs. Le poste implique une forte collaboration avec la direction générale et les élus locaux.

Les missions incluent la tenue du secrétariat, l’organisation logistique des réunions et la rédaction des délibérations, avec des horaires variables et des réunions en soirée si nécessaire.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et de dématérialisation
• Maîtrise des procédures administratives et réglementaires des collectivités
• Aisance rédactionnelle et capacité d’organisation des dossiers

Responsabilités

• Gérer le secrétariat du service (courrier, commandes de fournitures)
• Préparer les assemblées (cycle des séances, invitations, présences)
• Rédiger les délibérations et documents associés
• Gérer les commissions Ville et EPN et archiver les actes
• Veiller au respect des procédures et délais et assurer l’accueil des élus et services

Connaissances

Rigueur

Organisation

Réactivité

Sens du service public

Esprit d'initiative

Relations interpersonnelles

Outils

Air Délib

Description du poste

Le service Assemblées mutualisées intervient pour la Ville d'Evreux et la communauté d'agglomération Evreux Portes de Normandie, et assure l'organisation, le bon déroulement et le suivi des assemblées délibérantes, de leurs réunions préparatoires, et la gestion de leurs actes. Sous l'autorité du chef du service Assemblées, le Coordonnateur des Assemblées assure la préparation des instances délibérantes, ainsi que la participation aux réunions et les taches relatives à l’exécution, le suivi et la diffusion des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés). Ce poste s'inscrit dans une forte dynamique de travail en équipes et de relations permanentes avec la direction générale des services, les DGA les directeurs et leurs équipes. .)

Missions et activités principales du poste :

• Gérer le secrétariat du service (courrier, commande fournitures...)

• PREPARATION DES ASSEMBLEES

  • Organiser le cycle des séances, gestion des invitations et des présences,
  • Accompagner les services pour la préparation des dossiers et rédaction des délibérations,
  • Accompagner l'organisation des commissions EPN,
  • Assurer le secrétariat des commissions Ville,
  • En lien avec la direction juridique, contrôler les délibérations, rapports et annexes à soumettre aux instances au regard des textes applicables, et en cohérence avec les autres actes déjà pris sur les mêmes sujets,
  • Participer à la constitution des dossiers des différentes instances : reprographie et dossiers dématérialisés.

• TENUE ET SUIVI DES ASSEMBLEES

  • Assurer le secrétariat des conseils, bureaux (Ville & EPN),
  • Assurer la bonne organisation matérielle et logistique des réunions,
  • Assister aux bureaux et aux conseils en veillant au bon déroulement des séances (émargement, quorum, pouvoirs, enregistrement des votes, diffusion des présentations, tenue des opérations de vote...),
  • S'assurer de la bonne exécution des actes issus des conseils et bureaux : contrôle de légalité, affichage, publication...,
  • Etablir les registres des actes pour les deux collectivités,
  • Archivage,
  • Veiller au respect des procédures et des délais,
  • Harmoniser les pratiques au sein des directions,
  • Accompagner les services et les élus dans la maitrise des outils,
  • Améliorer les outils de communication du service en interne.

Compétences requises :

• Savoirs :

  • Connaissances de l'environnement juridique et du fonctionnement des collectivités territoriales
  • Maitrise des processus organisationnels, décisionnels et réglementaires
  • Aisance rédactionnelle
  • Maitrise des outils bureautiques, des outils de dématérialisation, de Air Délib
  • Connaissance de l'administration des 2 collectivités et des projets.

• Savoir être :

  • Discrétion et réserve professionnelle,
  • Être rigoureux et organisé,
  • Disponibilité (en fonction du calendrier des différentes instances),
  • Réactivité, adaptabilité et polyvalence,
  • Sens du service public,
  • Esprit d'initiative,
  • Qualités relationnelles,
  • Implication dans la dynamique interne de la collectivité.

• Savoir-faire :

  • Aisance rédactionnelle,
  • Maitrise des outils bureautiques, des outils de dématérialisation, d’Air Délib,
  • Connaissance de l'administration des 2 collectivités et des projets.

• Spécificités des mission s :

  • Obligation d'assister aux réunions délibérantes en soirée,
  • Horaires et amplitude variables,
  • Travail fréquent dans l'urgence avec des aléas de dernière minute et des pics d'activités.

Catégorie : B

Cadres d’emplois : Rédacteurs territoriaux

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages : participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques

Salaire : statutaire + régime indemnitaire

Date limite de candidature : 11/10/2026