Coordinateur(trice) Planning & Réservations - H/F

Evolution 2; La Côte-d'Arbroz; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Evolution 2 recherche un(e) coordinateur(trice) planning et réservation pour assurer la gestion quotidienne des plannings des moniteurs et des prestataires, garantissant une expérience client fluide et une utilisation efficiente des ressources.

Vous répondrez aux demandes clients, gérerez les réservations via Yoplanning et contribuerez au suivi administratif des prestations et des honoraires.

Qualifications

• Formation en tourisme, gestion, administration ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience dans une école de ski, le tourisme ou une structure de loisirs.
• Capacité à coordonner et planifier des plannings avec rigueur et réactivité.

Responsabilités

• Gestion quotidienne du planning des moniteurs et des prestataires.
• Répondre aux demandes clients par téléphone, e-mail et accueil physique.
• Créer, modifier et mettre à jour les réservations dans Yoplanning.
• Suivre les disponibilités et assurer la cohérence entre réservations et prestations.
• Participer au suivi administratif des prestations et des honoraires.

Connaissances

Gestion des réservations

Planification

Relation clientèle

Coordination d'équipe

Communication

Formation

Formation en tourisme, gestion, administration

Outils

Yoplanning

Description du poste

Evolution 2, spécialiste des aventures outdoor a pour mission de faire vivre des moments hors du commun à ses clients en leur offrant les conditions nécessaires à leur progression et au plaisir en toute sécurité. Notre expérience acquise de nos trente années d’enseignement nous permet aujourd’hui de proposer plus de 50 activités d’aventures en France et à l’étranger.

Le Poste

Mission principale

Assurer au quotidien la gestion des réservations, l'organisation et la coordination des plannings des moniteurs et des prestataires afin de garantir une exploitation fluide, une bonne expérience client et une utilisation optimale des ressources disponibles. Le poste intervient dans un cadre défini par la Responsable des Opérations et du Développement, qui conserve le pilotage global, les arbitrages et la validation des paramètres structurants.

• Gestion quotidienne du planning
• Élaborer et mettre à jour quotidiennement les plannings des moniteurs.
• Affecter les cours particuliers, collectifs et activités selon les compétences, qualifications, disponibilités et règles définies par l’école.
• Suivre et mettre à jour le planning potentiel des cours et activités.
• Anticiper les besoins en personnel en fonction des réservations et de la fréquentation.
• Gérer le planning des prestataires extérieurs.
• Adapter les plannings en cas d’absence, annulation, météo, demande de dernière minute ou modification client.
• Garantir une bonne circulation des informations auprès des moniteurs.
• Faire remonter les situations nécessitant un arbitrage à la Responsable des Opérations et du Développement.
• Gestion des réservations et relation clientèle
• Répondre aux demandes clients par téléphone, e-mail et accueil physique.
• Conseiller les clients sur les prestations adaptées à leurs besoins.
• Créer, modifier et mettre à jour les réservations dans Yoplanning.
• Gérer les modifications et annulations de réservation.
• Vérifier la qualité et l’exactitude des informations saisies.
• Participer activement à la qualité de l’accueil et à la satisfaction client.
• Identifier les demandes sensibles ou complexes et les transmettre à la responsable.
• Utilisation et suivi de Yoplanning
• Utiliser quotidiennement Yoplanning pour les réservations et la planification.
• Mettre à jour les disponibilités, affectations et informations utiles au fonctionnement quotidien.
• Participer au paramétrage courant des produits, sessions et tarifs selon les règles définies.
• Contrôler la cohérence et la fiabilité des données.
• Signaler les besoins d’évolution ou d’amélioration du paramétrage.
• Coordination avec les moniteurs
• Être l’interlocuteur quotidien des moniteurs concernant leur planning.
• Communiquer les modifications d’organisation en temps réel.
• Collecter et mettre à jour les disponibilités.
• Veiller à la bonne prise en compte des changements.
• Appliquer les règles d’affectation définies par l’école et garantir leur cohérence.
• Faire remonter les difficultés ou situations particulières.
• Suivi administratif des prestations
• Vérifier les prestations réalisées.
• Contrôler la cohérence entre réservations, planning et prestations effectuées.
• Participer à la facturation courante.
• Préparer les éléments nécessaires au suivi administratif.
• Contrôler et mettre à jour les informations clients, moniteurs et prestataires.
• Honoraires des moniteurs
• Préparer les éléments servant au calcul des honoraires.
• Réaliser les honoraires selon la périodicité définie, notamment tous les 15 jours.
• Vérifier la cohérence entre prestations réalisées et honoraires.
• Identifier et signaler les éventuelles anomalies avant validation.
• Suivi des revendeurs
• Suivre les réservations provenant des revendeurs.
• Participer au paramétrage courant des produits revendeurs.
• Créer et assurer le suivi opérationnel des widgets.
• Vérifier la bonne remontée des réservations et la qualité des informations.
• Participer au suivi administratif des partenaires et revendeurs.
• Gestion et suivi des stocks
• Participer au suivi des stocks nécessaires au fonctionnement de l’accueil et des activités.
• Identifier les besoins de réapprovisionnement.
• Signaler les besoins à la responsable.

Profil Recherché

Formation en tourisme, gestion, administration ou expérience professionnelle équivalente. Une expérience dans une école de ski, le tourisme, l’hôtellerie, une structure de loisirs ou sur un poste de planification/coordination constitue un réel avantage.

Savoir-être

• Réactivité et rigueur.
• Sens du service client.
• Diplomatie et esprit d’équipe.
• Autonomie progressive.
• Capacité d’adaptation et résistance au stress.
• Sens de l’équité.
• Bonne communication avec les équipes terrain.

Indicateurs de réussite

• Fiabilité des plannings et qualité des affectations.
• Réactivité face aux modifications de dernière minute.
• Taux de remplissage des moniteurs.
• Qualité du traitement des réservations.
• Satisfaction client et satisfaction des moniteurs.
• Fiabilité du suivi administratif et des honoraires.