Coordinateur(trice) Événementiel (39h) – Bout du Parc

Hoscar; Versailles; Sur place; EUR 28 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Huttopia recherche un Coordinateur(trice) Événementiel pour leBout du Parc à Versailles, 39 heures par semaine. Vous coordonnez les séminaires et événements, élaborez les propositions et assurez le suivi client BtoB.

Le poste implique la coordination avec les services internes, la négociation tarifaire et le montage des dossiers administratifs, du premier contact à la clôture, avec un accent sur la satisfaction client et le développement commercial.

Qualifications

• Maîtrise des techniques commerciales exigée.
• Bonne expression orale et écrite indispensable.
• Organisation et gestion des priorités dans un environnement hôtelier.
• Sens du service client et capacité à anticiper les besoins.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Connaissance d’un PMS/CRM hôtelier est un plus.

Responsabilités

• Réceptionner et qualifier les demandes de séminaires et événements.
• Élaborer les propositions commerciales et les devis.
• Effectuer les relances commerciales et transformer les demandes en réservations.
• Négocier dans le cadre de la politique tarifaire et avec son/sa manager.
• Développer et fidéliser la clientèle BtoB et groupes.
• Assurer le suivi administratif des dossiers (contrats, factures, rooming lists, acomptes).
• Préparer les événements avec tous les services et transmettre les informations aux équipes.
• Être l’interlocuteur privilégié du client avant, pendant et après l’événement.

Connaissances

Maîtrise des techniques commerciales

Bonne expression orale et écrite

Organisation et gestion des priorités

Sens du service client

Pack Office

Connaissance PMS/CRM hôtelier

Relation client BtoB

Négociation commerciale

Gestion du stress

Polyvalence

Description du poste

Coordinateur(trice) Événementiel (39h) - Bout du Parc

France
Île de France
Sites: Hôtel Le bout du parc

Notre entreprise

Au cœur d'un espace naturel de deux hectares en limite du parc du Château de Versailles, dans le nouveau quartier de Gally, le Café-Hôtel Le Bout du Parc propose 35 chambres, 30 chalets avec, et 12 dortoirs conviviaux. Le café-restaurant avec sa grande terrasse accueille aussi bien des habitants du quartier, des voyageurs,que des groupes venus en séminaire.

Le Bout du Parc fait partie d’Hoscar, le pôle hôtelier du groupe Huttopia, entreprise indépendante et familiale fondée à Lyon en 1999. Hoscar, c’est une collection de café-hôtels-restaurants d’une quarantaine de chambres : de vrais lieux de vie, ancrés dans un village, un quartier ou une station, où l’on vient autant pour dormir que pour se retrouver, manger, travailler ou partager un moment. Chaque hôtel garde son nom, son histoire et sa personnalité, tout en bénéficiant d’une gestion mutualisée et d’un accompagnement au niveau groupe.

Développement commercial

• Réceptionner et qualifier les demandes de séminaires, réunions et événements.
• Élaborer les propositions commerciales et les devis.
• Assurer les relances commerciales.
• Négocier dans le respect de la politique tarifaire de l’établissement et en accord avec son/sa manager.
• Transformer les demandes en réservations.
• Développer et fidéliser la clientèle BtoB et groupes.

Gestion et suivi des dossiers

• Accompagner les clients de la prise de contact jusqu’à la clôture du dossier.
• Organiser les visites de l’établissement.
• Conseiller les clients sur les prestations les plus adaptées à leurs besoins.
• Assurer le suivi administratif des dossiers (contrats, rooming list, acomptes, facturation, etc.).
• Mettre à jour les informations dans les outils de gestion.

Coordination des événements

• Préparer les événements avec l’ensemble des services de l’hôtel (réception, restauration, hébergement, technique, housekeeping…).
• Élaborer les feuilles de fonction et transmettre les informations aux équipes.
• Vérifier la bonne préparation des prestations.
• Être l’nterlocuteur privilégié du client avant, pendant et après l’événement.
• Anticiper les besoins et gérer les éventuels imprévus.

Suivi administratif

• Contrôler les paiements et les acomptes.
• Établir les factures et assurer leur suivi.
• Traiter les demandes de modifications et les annulations.
• Assurer un reporting régulier de son activité.

Satisfaction client

• Garantir un haut niveau de qualité de service.
• Répondre rapidement aux demandes des clients, dans la mesure du possible en moins de 24h.
• Recueillir les retours clients et assurer leur suivi.
• Participer à l’amélioration continue des prestations événementielles.

Missions complémentaires

• Contribuer à l’évolution des offres séminaires et événements.
• Participer à la veille concurrentielle.

Votre profil

Le profil que nous recherchons

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques commerciales.
• Bonne expression orale et écrite.
• Organisation et gestion des priorités.
• Sens du service client.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
• La connaissance d’un PMS/CRM hôtelier est un plus.

Savoir-être

• Excellent relationnel.
• Sens de l’organisation.
• Rigueur.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Esprit d’équipe.
• Autonomie.
• Gestion du stress.
• Sens du détail.
• Le sourire et l'envie de faire plaisir.

Votre avenir chez Huttopia

Au cœur d'un espace naturel de deux hectares en limite du parc du Château de Versailles, dans le nouveau quartier de Gally, le Café-Hôtel Le Bout du Parc propose 35 chambres, 30 chalets avec, et 12 dortoirs conviviaux. Le café-restaurant avec sa grande terrasse accueille aussi bien des habitants du quartier, des voyageurs,que des groupes venus en séminaire.

Le Bout du Parc fait partie d’Hoscar, le pôle hôtelier du groupe Huttopia, entreprise indépendante et familiale fondée à Lyon en 1999. Hoscar, c’est une collection de café-hôtels-restaurants d’une quarantaine de chambres : de vrais lieux de vie, ancrés dans un village, un quartier ou une station, où l’on vient autant pour dormir que pour se retrouver, manger, travailler ou partager un moment. Chaque hôtel garde son nom, son histoire et sa personnalité, tout en bénéficiant d’une gestion mutualisée et d’un accompagnement au niveau groupe.

Informations complémentaires

• Rémunération : 2274K€ brut annuel, hors ICS
• Poste non logé
• Etablissement idéalement desservi par le Tram T13, avec un arrêt en face de l’hôtel et des connexions directes avec le RER C et les lignes Transilien N et U
• Poste basé au Bout du Parc – Versailles
• Travail en présentiel