Coordinateur / coordinatrice administratif(ve) apprenants

Mybookinou; Lyon; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Hupso recherche un Coordinateur administratif apprenants pour piloter l’ensemble du parcours, de l’inscription jusqu’à l’examen, en assurant les démarches et la traçabilité.

Rattaché à la Team Lead Success dans la Direction Apprenants, vous coordonnez les jurys, les référents techniques et les partenaires, organisez les sessions et suivez les résultats tout en gérant les dossiers et les documents réglementaires.

Qualifications

• Expérience en coordination opérationnelle exigée.
• Maîtrise des procédures administratives liées au parcours apprenant.
• Capacité à gérer multiple dossiers et communiquer avec différents intervenants.

Responsabilités

• Organiser et suivre les sessions d'examens et le cycle complet.
• Coordonner les jurys, référents techniques et surveillants.
• Assurer la traçabilité des examens et le suivi des résultats.
• Prendre en charge l’administration transverse des dossiers apprenants.
• Maintenir les relations avec les partenaires et assurer la facturation.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Communication écrite & orale

Gestion de projets

Outils

HubSpot

Excel

Notion

Description du poste

Rejoins hupso et participe à une mission clé : garantir que chaque apprenant bénéficie d'un parcours administratif fluide, de son inscription jusqu'à son examen, sans accroc ni retard. Chez hupso, on forme à des métiers en tension et on accompagne des personnes en reconversion vers l'emploi. Notre ambition est claire : proposer un accompagnement utile, humain et efficace, jusqu'à la réussite à l'examen.

En tant que Coordinateur / coordinatrice administratif(ve) apprenants, tu prends en charge l'ensemble des démarches administratives qui jalonnent le parcours de l'apprenant, inscriptions, attestations, démarches de fin de formation, et tu pilotes l'organisation des sessions d'examens en coordonnant tous les acteurs impliqués (jurys, référents techniques, partenaires).

Ton rôle compte énormément pour l'apprenant : c'est souvent l'aboutissement de plusieurs mois d'efforts, et tu es celui ou celle qui fait que tout se passe sans accroc.

Ton environnement de travail

Tu rejoins l'équipe Customer Success au sein de la Direction Apprenants, qui regroupe les équipes Customer Success et Pédagogie. L'équipe Customer Success est organisée autour de deux métiers complémentaires : les Customer Success, qui accompagnent les apprenants de manière proactive tout au long de la formation, jusqu'au passage et aux résultats de leur examen et les Care, qui répondent aux sollicitations entrantes des apprenants. Au sein de l'équipe Success, deux métiers se complètent : l'accompagnement des apprenants, de A à Z tout au long de leur parcours, l'organisation administrative du parcours apprenant et du passage à l'examen, qui est le poste pour lequel nous recrutons.

Dans ce cadre : tu es rattaché(e) à la Team Lead Success, qui pilote ton activité et t'accompagne au quotidien. Tu es l'interlocuteur(trice) des jurys, référents techniques, surveillants et partenaires d'examen ; tu échanges régulièrement avec les Customer Success sur le suivi des candidats jusqu'à l'examen, tu échanges régulièrement avec l’équipe Finance et facturation sur les dossiers apprenants.

Tes missions

1. Organiser et suivre les sessions d'examens

   • Tu pilotes le cycle de vie complet d'une session, de l'inscription à la préparation du jour J.
   • Tu gères les inscriptions et vérifies l'éligibilité des candidats.
   • Tu assures le suivi administratif des dossiers (documents réglementaires, cas spécifiques).
   • Tu prépares les supports d'examen et communiques aux candidats les informations pratiques.

2. Coordonner tous les acteurs de l'examen

   • Tu es l'interlocuteur(trice) central(e) qui orchestre l'ensemble des intervenants d'une session, en particulier pour les examens en présentiel.
   • Tu coordonnes les jurys, référents techniques et surveillants.
   • Tu organises la logistique du jour de l'examen.
   • Tu fais l'interface avec les équipes pédagogiques et les sites d'accueil.

3. Garantir le suivi des résultats et la conformité réglementaire

   • Tu assures la fiabilité et la traçabilité de l'examen jusqu'à sa clôture officielle.
   • Tu traites les résultats et suis les candidats en cas de repassage.
   • Tu prends en charge la clôture administrative de chaque session.
   • Tu gères les demandes d'agrément pour les nouvelles formations et changements de titres.

4. Entretenir la relation partenaires et fiabiliser les process

   • Tu assures le suivi opérationnel avec les partenaires d'examen et contribues à l'amélioration continue des procédures.
   • Tu gères les conventions et la facturation avec les partenaires.
   • Tu participes aux points mensuels de suivi.
   • Tu mets à jour les procédures et la documentation interne.

5. Prendre en charge l'administration transverse des dossiers apprenants

   • Tu gères les démarches administratives liées au parcours de l'apprenant, en dehors du strict périmètre examen.
   • Inscriptions sur des plateformes spécifiques (ex : Kairos).
   • Édition d'attestations diverses.
   • Traitement de démarches administratives liées à des fins de formation, etc.

Pourquoi nous rejoindre ?

Un rôle à responsabilité directe sur un moment décisif du parcours apprenant, une équipe engagée et bienveillante, avec un management de proximité, un environnement structuré, avec des process clairs et un accompagnement pour monter en compétences. Un poste varié et concret, où aucune journée ne ressemble vraiment à une autre.

Tu es rigoureux(se) et organisé(e), capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle sans rien laisser de côté, tu sais prioriser quand plusieurs sujets deviennent urgents en même temps face à un imprévu, tu prends les devants et cherches une solution plutôt que d'attendre — tout en sachant quand en parler avant d'agir seul(e). Tu es à l'aise avec des interlocuteurs variés (jurys, partenaires, apprenants, collègues) et tu prends facilement en main de nouveaux outils (HubSpot, Excel, Notion). Tu utilises l'IA au quotidien pour gagner en efficacité (rédaction, structuration, vérification), avec un usage autonome sur les cas courants.

Une expérience confirmée dans un rôle de coordination opérationnelle, de gestion de projets ou d’administration complexe est requise. Une sensibilité aux enjeux de formation et d’accompagnement des apprenants est un plus.

Contrat à 39h/semaine avec acquisition de jours de RTT selon les modalités en vigueur dans l’entreprise.