Coordinateur administratif F/H

La Gazette des Communes; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recrute un/une assistant-e en gestion administrative pour intervenir au sein de la DSIUN, Centre Pierre Mendès France, Paris 13e. Vous participerez à l’élaboration, au suivi et à l’analyse des domaines financiers et RH et serez le point de contact avec la DRH et les services de la DSIUN.

Le Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) compte 9 agents et joue un rôle transverse pour l’intranet, le helpdesk et les échanges internes et externes.

Qualifications

• Connaissance de la réglementation des marchés publics.
• Connaissances en gestion financière et budgétaire.
• Maîtrise des outils de reporting (Power BI, Business Objects, Excel).
• Rigueur, discrétion et sens du service public.
• Bonnes capacités organisationnelles et d’analyse.

Responsabilités

• Gérer les marchés DSIUN et le marché de téléphonie mobile.
• Assurer l’administratif (Finance, RH, gestion courante) et les commandes sur SIFAC (SAP).
• Réaliser des tableaux de bord et indicateurs, produire bilans et statistiques.
• Participer à la mise en place des outils de gestion administrative.
• Assurer un point de contact transverse pour les services et partenaires.

Connaissances

Gestion financière

Analyse des indicateurs

Communication écrite

Outils

SIFAC (SAP)

Power BI

Business Objects

SharePoint

Description du poste

• Service Infrastructures.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs".

, La DSIUN, Qui Occupe Une Dimension Transverse Au Sein De L'établissement, Est Actuellement Composée De 71 Personnes Et Structurée Autour De 5 Services Et Une Cellule

• Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) ;
• Service Assistance de Proximité (SAP) ;
• Service Usages Numériques ;
• Service Applications et Services Numériques ;
• Service Infrastructures.
• Cellule cybersécurité et protection des données

Missions

L'assistant-e en gestion administrative participe à l'ensemble des tâches d'élaboration, de gestion, de suivi et d'analyse des domaines financiers (marchés, suivi des contrats, etc.) et RH (point de contact spécifique avec la DRH).

Il/elle est un point de contact à la fois pour les services de la DSIUN mais également de manière transverse pour les directions centrales de l'établissement.

Le Service Accueil, Assistance, Administration (S3A), composé de 9 agents au total, tient un rôle transverse au sein de la DSIUN et de l'Université Paris 1 en étant un point central de gestion et de communication interne et externe.

Les principales missions du Service DSIUN-S3A sont les suivantes :

• Assurer l'accueil présentiel et téléphonique de la DSIUN.
• Être le point d'entrée unique de contact et gérer le guichet unique, helpdesk, de support aux utilisateurs, en assurant un rôle de facilitateur pour la transmission d'informations et de renseignements.
• Assurer les réponses de premier niveau aux demandes des utilisateurs.
• Accompagner les usages numériques administratifs (formations, documentation).
• Gérer le parc de téléphonie mobile et les abonnements téléphoniques de l'établissement.
• Gérer les projets de mise en place de contrôles d'accès au sein de l'Université.
• Gérer l'administratif de la DSIUN (finances, marchés, RH...).
• Gérer les salles « libre-service » pour les étudiants, ainsi que les étudiants mentors chargés de leur surveillance.
• Assurer la visibilité et la communication de la DSIUN (intranet, site web, lettres d'information).

Les missions attendues sur le poste d'assistant-e en gestion administrative sont les suivantes :

• Participer à l'ensemble des procédures et du suivi relatif à la passation des marchés DSIUN en collaboration avec la Direction financière.
• Assurer la gestion et le suivi du marché spécifique de la téléphonie mobile.
• Assister le responsable de service dans les missions de gestion administrative (Finance, RH, gestion courante) et gérer les commandes et missions sur SIFAC (SAP)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Participer au choix et à la mise en place des outils nécessaires à la gestion administrative de la DSIUN.
• Assurer la gestion des tuteurs étudiants dans le cadre des surveillances des salles libre-service.
• Assurer la réalisation de procédures courantes de gestion.
• Être un point de contact de manière transverse pour les services de la DSIUN, les directions et composantes de l'établissement, les partenaires, les prestataires externes (dans le cadre du périmètre de gestion).
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
• Suivre l'évolution de la réglementation ou des consignes d'établissement concernant les domaines de gestion., Connaissances et savoir-faire opérationnel
• Connaissances de la réglementation en matière de marché public.
• Connaissances générales en gestion financière et budgétaire.
• Connaissances de l'outils SIFAC (SAP)
• Connaissances générales du domaine des ressources humaines.
• Conception de tableaux de bord de suivi et des indicateurs.
• Connaissance et utilisation d'outils de reportings (Business Object, Power BI)
• Réalisation de rapports, et synthèses de documents.
• Connaissance des outils bureautiques (Suite Office Microsoft - SharePoint).

Savoir-être

• Communication correcte et fluide à l'oral comme à l'écrit.
• Sens de l'organisation et réactivité.
• Rigueur et discrétion. Respect de la confidentialité des informations confiées.
• Capacité d'analyse méthodique.
• Sens du service public et de la qualité du service rendu auprès des utilisateurs.
• Appétence pour les technologies du numérique.

Rattachement hiérarchique et localisation

• Direction du Système d'Information et des Usages Numériques (DSIUN) - Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) - Centre Pierre Mendès France - Paris 75013.