Coordinateur administratif F/H

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Panthéon-Sorbonne recrute un(e) assistant(e) en gestion administrative au sein de la DSIUN-S3A du Centre Pierre Mendès France, Paris 13e. Vous assurez l’accueil, le suivi des marchés, des contrats et des activités RH, et vous participez à la production de tableaux de bord et à l’amélioration des procédures.

Vous maîtrisez les outils de reporting (Power BI, BO) et SIFAC, vous faites preuve de rigueur et de sens du service public, et vous travaillez en collaboration avec les services internes et

Qualifications

• Connaissance de la réglementation en matière de marché public.
• Connaissances générales en gestion financière et budgétaire.
• Maîtrise de SIFAC et outils de reporting (Power BI, BO).
• Capacité à concevoir des tableaux de bord et suivre des indicateurs.
• Bon relationnel et sens du service public.

Responsabilités

• Assurer l’accueil présentiel et téléphonique et le guichet unique.
• Suivre les marchés et les contrats, y compris le volet téléphonie et RH.
• Réaliser des tableaux de bord, bilans et statistiques.
• Gérer les tâches administratives liées à la DSIUN (Finance, RH, achats via SIFAC).
• Informer et accompagner les interlocuteurs internes et partenaires externes.

Connaissances

Marché public

Gestion financière

Gestion budgétaire

Tableaux de bord

Reporting

Formation

Aucun diplôme requis

Outils

SIFAC (SAP)

Power BI

Business Objects

SharePoint

Office Suite

Description du poste

La direction du Système d’information et des Usages numériques gère le système d'information et met en œuvre la politique de modernisation de ce dernier ainsi que le développement des usages numériques défini par le conseil d’administration et la gouvernance de l’université.

Descriptif du poste

La DSIUN, qui occupe une dimension transverse au sein de l’établissement, est actuellement composée de 71 personnes et structurée autour de 5 services et une cellule :

• • Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) ;
• • Service Assistance de Proximité (SAP) ;
• • Service Usages Numériques ;
• • Service Applications et Services Numériques ;
• • Cellule cybersécurité et protection des données

L’assistant-e en gestion administrative participe à l'ensemble des tâches d'élaboration, de gestion, de suivi et d'analyse des domaines financiers (marchés, suivi des contrats, etc.) et RH (point de contact spécifique avec la DRH).

Il/elle est un point de contact à la fois pour les services de la DSIUN mais également de manière transverse pour les directions centrales de l’établissement.

Le Service Accueil, Assistance, Administration (S3A), composé de 9 agents au total, tient un rôle transverse au sein de la DSIUN et de l’Université Paris 1 en étant un point central de gestion et de communication interne et externe.

Les principales missions du Service DSIUN-S3A sont les suivantes:

• • Assurer l’accueil présentiel et téléphonique de la DSIUN.
• • Être le point d’entrée unique de contact et gérer le guichet unique, helpdesk, de support aux utilisateurs, en assurant un rôle de facilitateur pour la transmission d’informations et de renseignements.
• • Assurer les réponses de premier niveau aux demandes des utilisateurs.
• • Accompagner les usages numériques administratifs (formations, documentation).
• • Gérer le parc de téléphonie mobile et les abonnements téléphoniques de l’établissement.
• • Gérer les projets de mise en place de contrôles d’accès au sein de l’Université.
• • Gérer l’administratif de la DSIUN (finances, marchés, RH…).
• • Gérer les salles «libre-service» pour les étudiants, ainsi que les étudiants mentors chargés de leur surveillance.
• • Assurer la visibilité et la communication de la DSIUN (intranet, site web, lettres d’information).

Les missions attendues sur le poste d’assistant-e en gestion administrative sont les suivantes:

• • Participer à l’ensemble des procédures et du suivi relatif à la passation des marchés DSIUN en collaboration avec la Direction financière.
• • Assurer la gestion et le suivi du marché spécifique de la téléphonie mobile.
• • Assister le responsable de service dans les missions de gestion administrative (Finance, RH, gestion courante) et gérer les commandes et missions sur SIFAC (SAP)
• • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• • Participer au choix et à la mise en place des outils nécessaires à la gestion administrative de la DSIUN.
• • Assurer la gestion des tuteurs étudiants dans le cadre des surveillances des salles libre-service.
• • Assurer la réalisation de procédures courantes de gestion.
• • Être un point de contact de manière transverse pour les services de la DSIUN, les directions et composantes de l’établissement, les partenaires, les prestataires externes (dans le cadre du périmètre de gestion).
• • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.
• • Suivre l'évolution de la réglementation ou des consignes d’établissement concernant les domaines de gestion.

Profil recherché

Connaissances et savoir-faire opérationnel

• • Connaissances de la réglementation en matière de marché public.
• • Connaissances générales en gestion financière et budgétaire.
• • Connaissances de l’outils SIFAC (SAP)
• • Connaissances générales du domaine des ressources humaines.
• • Conception de tableaux de bord de suivi et des indicateurs.
• • Connaissance et utilisation d’outils de reportings (Business Object, Power BI)
• • Réalisation de rapports, et synthèses de documents.
• • Connaissance des outils bureautiques (Suite Office Microsoft – SharePoint).

Savoir-être

• • Communication correcte et fluide à l'oral comme à l'écrit.
• • Sens de l'organisation et réactivité.
• • Rigueur et discrétion. Respect de la confidentialité des informations confiées.
• • Capacité d’analyse méthodique.
• • Sens du service public et de la qualité du service rendu auprès des utilisateurs.
• • Appétence pour les technologies du numérique.

Rattachement hiérarchique et localisation

• • Direction du Système d’Information et des Usages Numériques (DSIUN) – Service Accueil, Assistance, Administration (S3A) – Centre Pierre Mendès France – Paris 75013.

Plus d'information

Niveau d'étude

Aucun

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels