Chargé de mission secrétariat et pilotage EXT (H/F)

Expertise France; Paris; Hybrid; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Job summary

Expertise France recherche un titulaire pour assurer le secrétariat et le pilotage de la fonction sécurité, en relais du conseiller technique sécurité.

Le poste implique la tenue des agendas, la production de rapports et le suivi des décisions, avec une attention particulière à la coordination entre unités et bureaux zonaux.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat interne de la fonction: organisation des points de coordination et préparation des dossiers.
• Produire comptes rendus et suivre les décisions avec relance des responsables.
• Collecter et consolider les éléments demandés par le conseiller sécurité et la direction.
• Gérer le circuit des transmissions internes et le planning de la fonction.
• Conduire le pilotage et le reporting: tableaux de bord et indicateurs, suivi des PAS et RAMS.

Job description

Le titulaire exerce, en relais direct du conseiller technique sécurité, les attributions du Secrétariat et Pilotage de la fonction. Le poste comporte notamment, sans que cette liste soit limitative, les grandes capacités suivantes :

Secrétariat interne de la fonction

• Organiser les points de coordination internes de la fonction (points de situation, réunions de coordination entre unités, points avec les bureaux zonaux, séminaires) : calendrier, convocations, ordres du jour et préparation des dossiers.
• Établir les comptes rendus et relevés de décisions de ces points ; tenir le tableau de suivi des décisions et des actions et relancer les porteurs.
• Collecter auprès des unités et des bureaux zonaux les éléments demandés par le conseiller technique sécurité et par la direction (contributions, données, comptes rendus, états d’avancement) ; en contrôler la complétude et en assurer la consolidation.
• Gérer le circuit des transmissions internes de la fonction et tenir le planning de la fonction.

Comitologie

• Tenir le calendrier annuel des instances de la fonction et des comités dans lesquels elle siège ; anticiper les échéances de production.
• Comitologie réglementaire : préparer, sous la supervision du conseiller technique sécurité, les éléments de représentation de la fonction :
  • COCINT AFD : 4 fois par an (intervention) ;
  • COCINT PROPARCO : 2 fois par an (intervention) ;
  • Comité des risques AFD : 1 fois par an (intervention) ;
  • Comité des risques PROPARCO : 1 fois par an (intervention) ;
  • COMOP, présentation des indicateurs d’activité : 1 fois par an (intervention).
• Formation Sécurité Réseau Groupe du COSEC (AFD, Proparco) et du comité géographique de sécurité d’Expertise France : mettre en forme les fiches navettes, constituer et diffuser les dossiers dans les délais, organiser les séances de travail préparatoires avec les secrétariats des comités, rédiger les projets de relevés de décisions et tenir le suivi de leur exécution.
• Appuyer la préparation de la formation sécurité réseau du COMEX Groupe ; collecter, exploiter et synthétiser les comptes rendus des comités zonaux de sécurité.

Pilotage, indicateurs et rapports

• Collecter auprès des unités et des bureaux zonaux les données de pilotage ; produire et mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs de la fonction, notamment à partir du SI CITADELLE.
• Tenir à jour le référentiel des indicateurs de la fonction (définitions, sources, fréquences, responsables).
• Tenir les tableaux de suivi des plans d’action sécurité (PAS), des comptes rendus d’incident de sécurité (CRIS) et du registre des anomalies et manquements de sécurité (RAMS) au profit du conseiller technique sécurité.
• Tenir le tableau de bord des chantiers de la fonction et signaler les retards.
• Collecter et consolider les contributions au grand rapport annuel sur la SRG au profit du COMEX Groupe et aux rapports périodiques de la fonction ; en assurer la mise en forme.

Corpus documentaire

• Tenir le registre documentaire de la fonction : enregistrement, numérotation, versions, statuts, notes de validation et annexes des amendements.
• Veiller au respect des gabarits, de la convention de nommage et des règles de classification ; signaler au conseiller technique sécurité les incohérences relevées.
• Assurer l’archivage structuré et rendre les éléments doctrinaux, les produits de pilotage et les comptes rendus accessibles aux destinataires habilités, notamment via le SI CITADELLE.

Missions d’appui et de contrôle

• Conduire ou accompagner, sur instruction du conseiller technique sécurité et sur lettre de mission de la direction, des missions dans le réseau et au siège : missions de contrôle sur pièces et sur place, revues de la mise en œuvre des plans d’action sécurité (PAS), missions d’appui et de collecte auprès des bureaux zonaux.
• Préparer les missions : collecte et analyse préalable des pièces, organisation des entretiens et des visites, logistique des déplacements.
• Rédiger les projets de rapports et de comptes rendus de mission ; contribuer au suivi des recommandations, en lien avec le chargé de mission contrôle et redevabilité.
• Capitaliser les enseignements des missions au profit du conseiller technique sécurité et de la direction.

Connaissance de la fonction et liaison interservices

• Entretenir une connaissance fine de la fonction ; contribuer au suivi et à l’exploitation des incidents.
• Assurer la communication interne et la liaison interservices de la fonction ; tenir à jour l’organigramme, l’annuaire et les supports de présentation de la fonction.
• Assurer l’interface de premier niveau avec tout élément externe à la fonction de sécurité.