Chef-fe de cabinet - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybride; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail occasionnel

Semaine de 4 jours possible

Congés élevés (50+ jours)

Résumé du poste

Aix-Marseille Université recrute un chef de cabinet pour assurer le secrétariat du cabinet du Doyen, coordonner l’agenda et préparer les déplacements et les communications du bureau décanal. Vous participerez au fonctionnement des instances, élaboration des ordres du jour, organisation des réunions et suivi des dossiers sensibles avec discrétion et autonomie.

Ce poste exige disponibilité, sens des responsabilités et maîtrise des outils bureautiques, avec possibilité de télétravail partiel et

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et de présentation.
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des priorités multiples.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du Doyen et du secrétariat du cabinet.
• Préparation des déplacements et organisation des réunions.
• Rédaction de notes et diffusion d’informations institutionnelles.
• Suivi des dossiers stratégiques et des instances décanales.
• Interface avec les Directions centrales et partenaires externes.
• Organisation logistique des événements institutionnels.

Connaissances

Gestion secrétariat de direction

Organisation et Priorisation

Rigueur et discrétion

Gestion des agendas

Communication écrite

Outils

Suite bureautique

PowerPoint

Description du poste

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Le chef·fe de cabinet :

Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale

Accompagne le Doyen et l’équipe décanale dans la préparation, l’organisation et le suivi des dossiers stratégiques

Activités principales

1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen

Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles

Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels

Gestion des communications entrantes du bureau décanal

Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales

Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté

Tenue des registres des réunions institutionnelles

Accueil et information aux usagers

Suivi des accès à la faculté en cas d’absence de la secrétaire des affaires générales

2. Préparer les instances

Gestion du conseil de la faculté et des commissions

Elaboration des ordres du jour

Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation

Organisation logistique des instances

Diffusion des comptes rendus

3. Assurer un appui stratégique à l’équipe décanale

Préparation des notes de synthèse

Préparation des prises de parole du Doyen

Veille sur les sujets stratégiques

4. Gérer les relations institutionnelles

Interface avec les Directions centrales d’Aix-Marseille Université et avec la FSMPM

Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes

5. Organiser les événements institutionnels

Coordination de l’organisation des événements institutionnels de la Faculté

Traitement et suivi des distinctions honorifiques

6. Assurer le suivi de dossiers spécifiques

Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d’emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus

Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels

Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet

Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d’exercice

Forte disponibilité liée à l’activité institutionnelle.

Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.

Positionnement hiérarchique

Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

Connaissances et savoirs :

Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement

Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.

Connaissance de l’environnement législatif et réglementaire de l’enseignement supérieur.

Savoir-faire :

Savoir hiérarchiser et organiser les priorités

Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation

Capacités rédactionnelles élevées

Capacité d’organisation et de priorisation

Capacité à travailler dans des délais contraints

Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers

Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions

Savoir-être :

Capacité d’adaptation

Sens aigu du travail en équipe

Sens des relations humaines et maîtrise de soi

Fiabilité / Rigueur

Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité

Réactivité

Qualités d’écoute et maîtrise de soi, diplomatie

Disponibilité

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social