Assistant·e de direction F/H – CISAM

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Aix-Marseille Université (AMU) recrute un/une Assistant·e de direction F/H pour accompagner la Direction dans le suivi et la coordination des activités liées au projet CISAM+. Vous assurerez la gestion administrative de la structure et faciliterez les échanges avec les laboratoires, les composantes et les partenaires.

Le poste est en CDD projet de 3 ans, basé à Marseille, avec une organisation du travail évolutive et des perspectives de développement professionnel.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de rédaction administrative et de courriers.
• Maîtrise du Pack Office et des outils bureautiques.
• Capacité à organiser l’activité et prioriser les dossiers.

Responsabilités

• Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure.
• Gérer les agendas et organiser des réunions.
• Assurer le suivi administratif des recrutements et des conventions.
• Élaborer des tableaux de bord et bilans.
• Assurer la circulation des informations et le lien avec partenaires.
• Veiller à la conformité réglementaire des dossiers.

Connaissances

Rédaction administrative

Gestion d'agendas

Tableaux de bord

Organisation

Autonomie

Rigueur

Communication efficace

Gestion des dossiers

Outils

Pack Office

Description du poste

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Localisation : 61 Boulevard des Dames, 13002 Marseille
Type de recrutement :CDD projet – 3 ans – possibilité de renouvellement
Prise de fonction : à partir du 01/12/2026
Rémunération: A convenir selon profil et expériences

La Cité de l’Innovation et des Savoirs Aix-Marseille (CISAM) est un lieu à la croisée de la recherche, de l’innovation, de la formation et de la culture. Elle favorise les échanges entre les acteurs publics et privés de l’écosystème de l’innovation et contribue au développement de projets à fort impact sur le territoire.

Lancée en 2018, CISAM+ constitue un projet d’envergure et transformant pour Aix-Marseille Université. Il vise notamment à renforcer l’impact de la recherche et des enseignements, à faciliter le passage de l’invention à l’innovation et à déployer le modèle CISAM sur plusieurs sites de l’université.

Le projet accompagne notamment les laboratoires et composantes d’AMU à travers des actions de soutien en matière de ressources humaines, de fonctionnement et d’équipement, en lien avec les objectifs et indicateurs du projet scientifique CISAM+.

Dans ce contexte dynamique et évolutif, la CISAM recrute un(e) Assistant·e de direction F/H afin d’accompagner la Direction dans le suivi et la coordination des activités liées à la structure et au projet CISAM+.

Vous assurez la gestion administrative de la structure et contribuez au suivi des actions du projet. Vous intervenez dans un environnement de travail évolutif, partenarial et transversal, nécessitant autonomie, réactivité et capacité d’adaptation.

Vos principales activités seront les suivantes :

• Réaliser les actes administratifs nécessaires au fonctionnement de la structure ;
• Gérer les agendas du Directeur de la CISAM et de la Responsable Administrative et Financière ;
• Organiser les réunions internes et externes et, le cas échéant, en assurer les comptes rendus ;
• Coordonner et suivre les aspects logistiques et bâtimentaires de la structure, en lien avec la DEPIL ;
• Coordonner et suivre les relations avec les partenaires de la CISAM et du projet CISAM+ ;
• Gérer les accords établis avec les laboratoires et composantes concernant les personnels recrutés dans ces structures et préparer les réunions de suivi ;
• Gérer les conventions de mise à disposition de locaux et assurer le suivi des conventions de partenariat en lien avec la DAJI ;
• Assurer le suivi administratif des recrutements ;
• Participer à l’instruction de dossiers complexes et veiller à leur conformité réglementaire ;
• Élaborer et suivre des tableaux de bord, produire des bilans et des statistiques ;
• Assurer la circulation de l’information auprès des services de la structure et des partenaires extérieurs ;
• Informer et accompagner les interlocuteurs de la CISAM dans leurs démarches ;
• Assurer une veille sur l’évolution de la réglementation dans les domaines relevant de ses activités.

Vous travaillerez en lien étroit avec la Direction de la CISAM et serez amené·e à interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : laboratoires, composantes, directions et services d’AMU, partenaires institutionnels et socio-économiques.

La diversité des missions confiées nécessite une capacité à prioriser, coordonner et suivre plusieurs dossiers en parallèle, tout en assurant un accompagnement de qualité auprès des différents interlocuteurs.

Compétences techniques

• Maîtrise des techniques de rédaction administrative : courriers, notes, procès-verbaux, comptes rendus, courriels… ;
• Maîtrise des outils bureautiques et le Pack Office ;
• Capacité à élaborer des documents de synthèse et des rapports ;
• Capacité à concevoir et suivre des tableaux de bord ;
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel appréciée.

Savoir-faire

• Organiser son activité de manière autonome et respecter les délais ;
• Hiérarchiser les tâches et gérer les priorités ;
• Savoir rendre compte de son activité ;
• Communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés ;
• Faire preuve de qualités rédactionnelles et de synthèse ;
• Posséder une bonne expression orale.

Savoir-être

• Goût du travail en équipe et des relations partenariales ;
• Esprit collaboratif et sens de l'entraide ;
• Proactivité, anticipation et réactivité ;
• Autonomie, rigueur et fiabilité ;
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Discrétion, respect de la confidentialité et devoir de réserve ;

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• -Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
• - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable et/ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• - Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social