Gestionnaire de scolarité - F/H

Aix-Marseille Université; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 23 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Congés généreux

Résumé du poste

Aix-Marseille Université recrute pour son service de scolarité à Aix-en-Provence. Le poste implique d'assurer l'accueil, l'orientation et l'accompagnement administratif des étudiants, tout en garantissant la fiabilité de la circulation des informations et la gestion des dossiers.

Vous participerez aux inscriptions, dossiers stages, transferts et examens, et collaborerez avec les équipes pédagogiques pour assurer un fonctionnement efficace et une qualité de service publique.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion documentaire.
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel et outils numériques).
• Capacité à accueillir, renseigner et accompagner les interlocuteurs avec discrétion et sens du service public.
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur est un atout.
• Rigueur, organisation et réactivité lors des périodes d'activité intense.

Responsabilités

• Suivi des inscriptions pédagogiques et traitement des dossiers (stages, césures, transferts).
• Préparation des consultations de copies avec les équipes pédagogiques.
• Soutien au service et gestion des documents et des archives.
• Organisation et logistique des examens, suivi du calendrier et diffusion des informations.
• Traitement administratif des recours et reporting régulier à la hiérarchie.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Réactivité

Relationnel

Secrétariat et bureautique

Formation

Baccalauréat ou équivalent

Outils

Word

Excel

Outils numériques

Description du poste

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constitue un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Rejoindre ce poste, c'est intégrer un service de scolarité au cœur de la vie universitaire et contribuer au bon déroulement du parcours des étudiants. Véritable acteur du fonctionnement administratif, ce rôle assure un accompagnement de proximité en accueillant, informant et orientant les différents interlocuteurs, tout en garantissant la fiabilité et la fluidité de la circulation des informations.

Au quotidien, les missions allient relation avec le public et gestion administrative. Le poste participe au suivi des inscriptions pédagogiques, au traitement de dossiers spécifiques tels que les stages, les césures ou les transferts, ainsi qu'à la préparation des consultations de copies en lien avec les équipes pédagogiques. Il apporte également un soutien à l'ensemble des activités du service et veille à la bonne gestion des documents et des archives.

Une part essentielle de l'activité est consacrée à l'organisation des examens. Le poste contribue à la préparation logistique et matérielle des épreuves, assure le suivi du calendrier, la gestion des copies et des notes, la diffusion des informations relatives aux examens ainsi que le traitement administratif des recours. Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique où rigueur, sens de l'organisation et réactivité sont essentiels, notamment lors des périodes de forte activité liées à la rentrée universitaire, aux inscriptions et aux sessions d'examens.

Placée sous la responsabilité du bureau de la scolarité générale du site d'Aix-en-Provence, cette fonction offre l'opportunité de participer activement à un service essentiel de l'université, en conciliant qualité de service, travail en équipe et accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours.

Ce poste requiert une excellente organisation, un réel sens du service public et une capacité à évoluer dans un environnement où la qualité de l'accueil et la fiabilité de la gestion administrative sont essentielles. Une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de la gestion documentaire et des outils bureautiques, notamment Word, Excel et les outils numériques, permet d'assurer le traitement efficace des dossiers et la circulation des informations. Une connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur ainsi que des applications de gestion de la scolarité constitue un atout apprécié.

L'activité nécessite de savoir accueillir et renseigner les différents interlocuteurs avec professionnalisme, traiter les demandes avec réactivité, assurer le suivi administratif des dossiers, rédiger des courriers et des messages clairs, organiser et classer les documents, tout en garantissant la transmission fiable des informations et un reporting régulier auprès de la hiérarchie.

Au-delà des compétences techniques, la réussite dans cette fonction repose sur la rigueur, le sens des responsabilités et la capacité à gérer les priorités avec méthode. D'excellentes qualités relationnelles, associées à la courtoisie, à l'écoute et à la maîtrise de soi, favorisent des échanges constructifs avec les étudiants, les équipes pédagogiques et l'ensemble des partenaires. L'esprit d'équipe, l'autonomie, la disponibilité et le respect absolu de la confidentialité sont indispensables pour contribuer efficacement au bon fonctionnement du service et accompagner les périodes de forte activité avec sérénité et efficacité.

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social