Secrétaire de Scolarité - F/H

Aix-Marseille Université; Aix-en-Provence; Vor Ort; EUR 17.000 - 18.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Transports en commun – prise en charge

Parking ou forfait mobilité durable

Congés spéciaux et primes

Zusammenfassung

Aix-Marseille Université recrute un(e) agent(e) administratif(ve) au service de la scolarité pour le site d’Aix-en-Provence. Sous la supervision de la responsable adjointe, vous gérez les candidatures, les dossiers de scolarité et l’organisation des examens, en accueil des étudiants et interlocuteurs, en veillant au respect des procédures et des délais.

Poste en CDD de 12 mois, temps plein, avec possibilité de renouvellement.

Qualifikationen

• Expérience en gestion administrative et accueil du public.
• Connaissance des processus d’inscription et de diplôme.
• Capacité à organiser et prioriser les tâches en période d’examens et d’inscriptions.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.

Aufgaben

• Accueil et orientation des étudiants.
• Gestion des candidatures et des dossiers de scolarité.
• Organisation des examens et délivrance des diplômes.
• Gestion des demandes d’authentification et archivage des documents.
• Rédaction et diffusion des informations pertinentes.

Kenntnisse

Organisation

Communication

Accueil du public

Gestion administrative

Tools

Word

Excel

Messagerie

Jobbeschreibung

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constitue un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'exercices sont handi-accessibles.
amUs'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

La scolarité de la La Faculté d’Économie et de Gestion (FEG) à Aix-en-Provence accompagne les étudiants tout au long de leur parcours administratif et universitaire, principalement pour les formations de licence, avec une organisation par niveaux et par formations. Elle fonctionne au sein du campus Pauliane, 424 chemin du Viaduc, depuis le regroupement des anciens sites Forbin et Ferry en 2025.

Le département Licence de la FEG regroupe les formations de niveau bac+3, organisées sur trois années (L1, L2 et L3). Il comprend 4 licences générales : AES, Économie-Gestion, Gestion et MIASHS, ainsi que plusieurs parcours et spécialisations.

La scolarité - département Licences, travaille en collaboration avec les services de la Direction de la Formation et avec les gestionnaires de formation des départements.

Sous la supervision de la responsable adjointe de la scolarité de la FEG du site Aix Ferry, l'agent devra gérer des tâches administratives liées à la scolarité et aux diplômes.

Les principales missions incluent l'accueil et l'orientation des étudiants, la gestion des candidatures et des dossiers de scolarité, ainsi que l'organisation des examens. Le poste implique également l'accueil et l'orientation des interlocuteurs pour le service des diplômes, la collecte des résultats, la délivrance et le suivi des diplômes, ainsi que la gestion des demandes d'authentification.

Pour ce poste, il est essentiel de suivre les réglementations, de traiter et diffuser les informations pertinentes, et de gérer la correspondance et l'archivage des documents.

Cela nécessite d'être toujours disponible pour accueillir et répondre aux questions des étudiants, enseignants-chercheurs, mais également d'être impérativement présent en période d'examens et d'inscriptions des étudiants.

Vous disposez de bonnes capacités d’organisation et de communication, ainsi que d’une première expérience dans la gestion administrative et l’accueil du public. Une connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur constitue un atout.

À l’aise avec les outils numériques et bureautiques (Word, Excel, messagerie et outils de communication), vous savez rédiger et mettre en forme des documents, traiter et classer des informations et assurer leur conservation. Vous savez organiser votre activité en fonction des priorités, des échéances et des calendriers, tout en faisant preuve de réactivité face aux demandes.

Doté(e) d’un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez accueillir, informer et orienter différents interlocuteurs, à l’écrit comme à l’oral. Votre capacité d’adaptation, votre autonomie, votre discernement et votre sens de l’initiative vous permettent de prendre en charge vos missions avec efficacité et de rendre compte régulièrement de votre activité à votre responsable.

Poste à pourvoir dès que possible – CDD de 12 mois avec renouvellement possible.

Temps complet – du lundi au vendredi

Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social