Referent·e fonctionnel des outils de gestion de la formation F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; On-site; EUR 17,000 - 18,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Équilibre vie professionnelle/vie priv

Transports en commun 75%

Parking ou mobilité durable

Job summary

Aix-Marseille Université recrute un référent fonctionnel des outils de gestion de la formation. Vous serez l’interlocuteur de référence pour les applications utilisées dans la gestion des formations et des cursus étudiants, et vous accompagnerez les équipes de scolarité dans l’utilisation des outils.

Vous administrerez APOGEE et PACOME, formerez les gestionnaires de scolarité et participerez à l’évolution des outils, notamment le passage à PEGASE.

Qualifications

• Connaissances en gestion de la formation et fonctionnement de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils de gestion et de suivi des cursus étudiants.
• Compétences en formation et accompagnement des utilisateurs et des gestionnaires de scolarité.

Responsibilities

• Administrer fonctionnellement les outils APOGEE et PACOME pour paramétrer l’offre de formation et le suivi des cursus universitaires.
• Former et accompagner les utilisateurs, notamment les gestionnaires de scolarité, dans l’utilisation des applications et la résolution des difficultés.
• Participer à l’évolution des outils: tests, expertise fonctionnelle et rédaction de cahiers des charges.
• Contribuer au déploiement de PEGASE et participer aux groupes de travail et aux phases de test.
• Rédiger des procédures opérationnelles et assurer le contrôle qualité des données et paramétrages.
• Réaliser des études statistiques à partir des données APOGEE et PACOME et élaborer des requêtes de pilotage via BO.

Skills

Gestion de la formation

APOGEE

PACOME

Formation et accompagnement

Excel & Word

Tools

Business Objects (BO)

SSIS - Service des Systèmes d’Information de la Scolarité

PEGASE

Job description

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Au sein de la Direction de la Formation (DIRFOR), vous rejoindrez le Pôle Pilotage et Évaluation, qui regroupe 26 agents et comprend notamment le Service des Systèmes d’Information de la Scolarité (SSIS).

Composée de 12 agents répartis sur quatre campus, l’équipe du SSIS accompagne les scolarités dans l’utilisation et l’évolution de leurs outils de gestion de la formation et de la scolarité.

Vous contribuerez à cet accompagnement dans un environnement marqué par l’évolution des applications et le déploiement de nouvelles solutions.

En tant que Référent·e fonctionnel·le des outils de gestion de la formation F/H, vous êtes l’interlocuteur·rice de référence pour les applications utilisées dans la gestion des formations et des cursus étudiants.

Vos principales missions consistent à :

Administrer fonctionnellement les outils de gestion, notamment APOGEE et PACOME, pour assurer le paramétrage de l’offre de formation et le suivi des cursus universitaires ;

Former et accompagner les utilisateurs, en particulier les gestionnaires de scolarité, dans la prise en main des applications et la résolution de leurs difficultés ;

Participer à l’évolution des outils, en réalisant des tests, en apportant votre expertise fonctionnelle et en contribuant à la rédaction de cahiers des charges ;

Contribuer au déploiement de PEGASE, nouvelle solution logicielle appelée à remplacer APOGEE, notamment à travers la participation aux groupes de travail et aux phases de test.

Vos activités au quotidien

Vous serez notamment amené·e à :

créer et maintenir les maquettes pour gérer les formations et des diplômes dans les outils ;

paramétrer les modalités de contrôle des connaissances en cohérence avec les règlements d’examens et les cadrages d’AMU ;

vérifier la conformité des données et des paramétrages au regard de la réglementation applicable ;

accompagner les équipes de scolarité et développer leurs compétences dans l’utilisation des applications ;

suivre les évolutions fonctionnelles et techniques des outils et accompagner le déploiement de nouvelles fonctionnalités ;

rédiger des procédures facilitant les opérations de scolarité ;

contrôler la qualité et la complétude des données, repérer les anomalies et contribuer à leur correction ;

exploiter les données d’APOGEE et de PACOME pour réaliser des études statistiques ;

élaborer des requêtes de pilotage et de contrôle à l’aide de l’outil Business Objects (BO).

Vous disposez de connaissances en gestion de la formation et en fonctionnement de l’enseignement supérieur, ainsi que de compétences techniques et fonctionnelles sur les outils de gestion, idéalement sur APOGEE et PACOME.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques, en particulier Word et Excel, et savez organiser votre activité en fonction des priorités et des échéances.

Une connaissance de la réglementation de l’enseignement supérieur et des enjeux liés au contrôle interne sera appréciée.

Vos qualités

Pédagogue et à l’écoute, vous appréciez le travail en équipe et savez‑vous adapter à des interlocuteurs variés.

Votre rigueur, votre autonomie, votre capacité d’analyse et votre réactivité vous permettent de traiter des problématiques fonctionnelles et d’accompagner les utilisateurs avec méthode.

Votre curiosité, votre sens de l’initiative et votre intérêt pour les évolutions des outils informatiques seront également des atouts pour réussir dans ce poste.

Localisation : Campus Marseille Saint-Charles (13003) ou Marseille Luminy
Direction : Direction de la Formation (DIRFOR) – Pôle Pilotage et Évaluation
Contrat : CDD 12 mois – renouvelable
Rémunération: 1520€ net / mois puis 1595€ net / mois

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• -Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
• - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• - Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social