CHEF DU SECRETARIAT PARTICULIER ET D'ÉTAT-MAJOR (H/F)

Académie de Police; Lognes; Sur place; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Académie de Police, située en Île-de-France, prépare le poste de secrétaire administratif(ve) pour assister l'équipe dirigeante et assurer l'accueil physique et téléphonique. Vous gérerez l’agenda du directeur et du directeur adjoint, préparerez les dossiers et veillerez à la traçabilité des documents.

Vous serez chargé de la mise en forme des courriers, du suivi des courriers adressés à la DGPN, de l'organisation des déplacements et des réunions, et de l’archivage des dossiers internes.

Qualifications

• >- Compétences en informatique et bureautique requises.
• - Maîtrise de l’environnement professionnel et des outils de communication.
• - Savoir rédiger, s’organiser et travailler en équipe.
• - Discrétion, rigueur et sens de l’initiative (NBI 10 points).

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer l'agenda du directeur et du directeur adjoint.
• Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers.
• Suivi des courriers adressés à la DGPN.
• Aide à l’organisation du travail de direction.
• Préparer des dossiers de déplacements et de réunions.
• Participer à la logistique des réunions de la direction.
• Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme.
• Archivage et suivi des plannings internes.

Connaissances

Bureautique avancée

Esprit d'équipe

Initiative

Rédaction

Organisation

Accueil

Relations humaines

Adaptabilité

Expression orale

Communication

Outils

LibreOffice

GESTT

MAARCH

Dialogue web / Intranet

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1 Vos activités principales:

• Encadrement de l’équipe du secrétariat
• Assurer les comptes-rendus de réunions
• Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers,
• Aide à l’organisation du travail de direction
• Assurer le suivi des courriers adressés à la DGPN
• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Gestion de l’agenda du directeur et de directeur adjoint,
• Participer à l'élaboration, au suivi d'un plan de classement et à l'archivage des documents internes au service,
• Préparer des dossiers de déplacements, de réunions,
• Participer à la logistique des réunions de la direction,
• Gestion des boîtes fonctionnelles,
• Gestion des salles de réunions,
• Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme de la direction, gestion de la permanence du service,
• Traiter les dossiers ponctuels
• Assurer la saisie dans DIALOGUE (notation, avancement, formation…)
• Assurer le suivi des congés sur l’outil de gestion gESTT

Votre environnement professionnel:

Activités du service: Assiste l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail (le directeur, la directrice adjointe, la cheffe d’état-major) Pour ce faire, le secrétariat de la direction et de l’état-major assure la gestion RH du service, des courriers, le suivi des plannings et l’agenda, l’accueil téléphonique, le suivi des dossiers et l’établissement des tours de permanence.

Composition et effectifs du service: 1 directrice – 1 directrice adjointe – 1 chef d’état major et son adjoint – 1 secrétariat de 3 agents - 4 divisions composées de 32 agents.

Liaisons hiérarchiques: La directrice de l’Académie de police, la directrice adjointe, le chef d’état-major.

Liaisons fonctionnelles: L’Académie de police, tous les services de l’Académie de police et toutes les structures de formation, toutes les directions actives, tous les services de police et partenaires institutionnels.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Horaires élargis pour assurer une permanence de 8h00 à 20h00 (selon organisation interne) Maîtriser LIBRE OFFICE, GESTT, MAARCH, Dialogue web Internet et Intranet. Discrétion, rigueur, sens de l'initiative, polyvalence, capacités rédactionnelles NBI de 10 points

Date limite de dépôt des candidatures: 31/12/26

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Avoir le sens de l'initiative niveau maîtrise requis

Savoir rédiger niveau pratique requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir-être

savoir accueillir niveau expert requis

avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis

savoir s'adapter niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives: communes aux secrétaires administratifs

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Académie de Police

Académie de Police