Chargée, chargé de programme (CDD) F/H

WeRecruit; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche pour le Décanat du Sustainability un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion logistique des cours et du soutien pédagogique sur le campus de Paris.

Vous assurerez l'organisation des plannings, l'accueil des vacataires, le suivi des contenus sur Blackboard et la saisie des notes via Aurion, en lien avec les services de scolarité et le support informatique.

Qualifications

• Gestion administrative des cours et organisation logistique.
• Accueil des professeurs vacataires et aide au démarrage des cours.
• Interface entre équipes pédagogiques et services internes.

Responsabilités

• Gestion et organisation logistique des cours en lien avec les professeurs (préparation des plannings, reproduction de documents, réservation de salles, création des groupes d'étudiants, etc.).
• Accueillir les professeurs vacataires et les assister au démarrage des cours ou les orienter vers le service audiovisuel.
• Suivi des enseignements en ligne sur Blackboard et aide à la mise à disposition des contenus et à la création des examens.
• Consulter et extraire des documents depuis Aurion et saisir les notes.
• Interface quotidienne entre les équipes pédagogiques et les services internes (scolarité, services généraux, informatique).
• Gérer les fournitures, badges d'accès et organisation de réunions.
• Participer aux réunions du département et rédiger les comptes rendus en anglais en cas d'absence.
• Informer les étudiants sur l'offre de cours et les modalités d'examen.
• Accueillir les étudiants lors de la consultation des copies après les examens.
• Actualiser les syllabi sur la plateforme dédiée.
• Soutien logistique et communication avec les parties prenantes pour les séminaires et conférences.

Connaissances

Organisation logistique

Gestion administrative

Communication

Gestion du temps

Outils

Blackboard

Aurion

Description du poste

Au sein du Décanat, la personne recrutée sera rattachée au département d'enseignement Sustainability, sous la responsabilité hiérarchique du professeur coordinateur du département et en collaboration avec la personne en charge de la coordination, qui veillera à la bonne répartition des activités.

Le département Sustainability réunit de nombreux professeurs sur différents campus. La personne titulaire du poste contribue au bon déroulement des enseignements sur le campus de Paris en assurant la gestion administrative des cours, leur planification, leur suivi ainsi que le soutien logistique apporté aux équipes pédagogiques.

• Assurer la gestion et l'organisation logistique des cours en lien avec les professeurs (préparation des plannings, reproduction de documents, réservation de salles, création des groupes d'étudiants, etc.), en collaboration avec les différents services de scolarité du Programme Grande École (Pré-Master, Master 1 et Master 2).
• Accueillir les professeurs vacataires et leur apporter l'assistance nécessaire au démarrage de leurs cours ou les orienter vers le service audiovisuel en cas de difficulté.
• Assurer le suivi des enseignements en ligne sur la plateforme pédagogique Blackboard : accompagnement des professeurs pour la mise à disposition des contenus et la création des examens.
• Consulter et extraire des documents depuis le logiciel Aurion (feuilles d'émargement, trombinoscopes, listes d'étudiants) et assurer la saisie des notes.
• Assurer l'interface quotidienne entre les équipes pédagogiques (professeurs permanents, affiliés, vacataires, conférenciers extérieurs) et les services internes (scolarité, services généraux, support informatique, etc.).
• Gérer les tâches courantes liées à l'activité du département (commandes de fournitures, bouteilles d'eau, badges d'accès pour les intervenants, organisation de réunions, etc.).
• Participer aux réunions du département (tous campus) et, en cas d'absence de la personne en charge de la coordination, rédiger les comptes rendus en anglais.
• Informer les étudiants sur l'offre de cours et les modalités d'examen.

Activités complémentaires

• Accueillir les étudiants lors de la consultation des copies après les examens.
• Actualiser les syllabi sur la plateforme dédiée.
• Apporter un soutien logistique et assurer la communication avec les parties prenantes dans le cadre des séminaires et conférences.