Chargé(e) Office Management / ADV (F/H)

Witekio; Rhône; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Culture technique forte

Environnement collaboratif

Équilibre vie pro/perso

Job summary

Une entreprise de logiciel embarqué recherche un(e) Chargé(e) Office Management / ADV pour gérer les sites sur Lyon. Les mission incluent la gestion des clients, le suivi des commandes et l’administration de la comptabilité. Une première expérience avec un ERP et un bon niveau d'anglais sont requis. Vous rejoindrez une culture technique forte, dans un environnement collaboratif valorisant la curiosité et l'innovation.

Qualifications

• Une première expérience avec un ERP est nécessaire.
• Idéalement, une expérience sur un poste similaire en société de service.
• Connaissances juridiques sont un atout.
• Posséder des connaissances en administration et avoir des bases juridiques.
• Être organisé et capable de gérer plusieurs tâches en même temps.
• Être proactif.ve et force de proposition.

Responsibilities

• Créer et mettre à jour les dossiers clients et les projets.
• Émettre et envoyer les factures et les notes de crédit.
• Gérer la pré-comptabilité et le suivi des créances.
• Préparer et envoyer les documents de vente et assurer la traçabilité administrative.

Skills

Expérience avec un ERP

Anglais (très bon niveau)

Connaissances en administration

Organisation

Proactivité

Job description

RH Local et Dénicheur de Talents🕵️ chez Witekio

Witekio est expert du logiciel embarqué / IoT, avec une approche système globale, intégrant différentes couches logicielles, du hardware jusqu’au cloud.

Depuis octobre 2019, Witekio a démarré une nouvelle aventure en rejoignant le groupe Avnet, fournisseur mondial d’électronique & IOT. Ensemble, nous travaillons sur des solutions connectées innovantes, fiables et sécurisées destinées à nos clients.

Pour en savoir plus sur nos réalisations, retrouvez quelques-uns de nos case studies : https://witekio.com/category/case-studies/

• 5 entités : Siège à Lyon et des bureaux à Paris, Bristol, Stuttgart et Seattle
• +160 experts passionnés
• +20 ans d’expérience dans le logiciel embarqué

Chargé(e) Office Management / ADV (F/H)

Nous recherchons notre prochain(e) Chargé(e) Office Management / ADV (F/H) pour rejoindre nos équipes sur Lyon et nous accompagner dans la gestion de nos sites.

Administration des ventes

• Créer et mettre à jour les dossiers et les données des clients ;
• Créer et mettre à jour les projets et les contrats ;
• Contrôler les commandes d'achat des clients sur la base des devis émis par la société ;
• Émettre des factures et des notes de crédit en fonction de l'activité d'ingénierie et des instructions du responsable du site ;
• Envoyer les documents de vente (factures, notes de crédit ...) aux contacts principaux des clients et au département comptable ;
• Enregistrer les accords, les contrats clients et autres documents légaux de vente ;
• Gérer les achats pour les contrats et la R&D (achat, enregistrement et suivi) ;
• Gérer l'administration de la sous-traitance (création, achats, factures, entrées de contrôle) ;
• Mettre à jour des processus administratifs sur nos outils.

Gestion comptable / support département finance

• Assurer la pré comptabilité : rapprochement des créances clients fournisseurs dans l’ERP ;
• Préparation et envoi fichiers pour le paiement des notes de frais ;
• Gérer le suivi, l'édition et l'envoi de rappels pour les comptes clients ;
• Envoyer les extracts de l’ERP et les documents de vente et d'achat au département financier ;
• Contrôler l'enregistrement et l'envoi des reçus et factures à la comptabilité.
• Contrôler la soumission des feuilles de temps de tous les employés dans les délais impartis ;
• Valider et contrôler les frais de déplacements des employés ;
• Gérer l'envoi des colis ;
• Participer aux inventaires liés à l’audit deux fois par an.

Profil Recherché

• Posséder une première expérience avec un ERP ;
• Avoir une première expérience sur un poste similaire, idéalement en société de service ;
• Avoir un très bon niveau d’anglais ;
• Posséder des connaissances en administration et avoir des bases juridiques ;
• Être organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches en même temps ;
• Etre proactif.ve et force de proposition

Pourquoi rejoindre Witekio ?

• Une culture technique forte, avec des équipes multidisciplinaires et des projets variés.
• Un environnement collaboratif et bienveillant, où l'on valorise la curiosité, le partage de connaissances et l’autonomie.
• Une passion pour l’innovation : on aime les défis technologiques, les produits intelligents et les solutions sur-mesure.
• Des projets concrets et impactants
• Un bon équilibre vie pro / vie perso

Processus de recrutement

• 1 premier échange téléphonique avec Yannick côté recrutement
• 1 échange avec Marion, notre Sales Administrative Manager
• 1 dernier échange avec Anthony, notre VP Engineering

Nous garantissons l’accessibilité de l’ensemble de nos opportunités professionnelles aux personnes en situation de handicap