Chargé(e) des séjours vacances F/H

France Alzheimer; Paris; Hybrid; EUR 29,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT et horaires flexibles

Télétravail partiel (5 jours/mois)

Mutuelle prise en charge 100%

Transport remboursé 75%

Tickets restaurant

Chèques vacances

CESU

Job summary

France Alzheimer recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour assurer le secrétariat de l’activité, le suivi administratif et le contrôle des dossiers dans un cadre associatif. Le poste implique la gestion des inscriptions, la tenue de la base de données et la préparation des documents pour la commission médicale.

Vous alliez rigueur, organisation et sens de l’analyse avec un bon relationnel et une grande capacité d’adaptation.

Qualifications

• Formation Bac+2 type assistant manager, gestion, tourisme ou équivalent.
• Expérience sur poste similaire privilégiée dans le secteur associatif.
• Rigueur, organisation et sens de l’analyse pour des procédures administratives complexses.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de l’activité: appels, e-mails, courrier et relances.
• Suivi administratif du service: inscriptions, base de données et conventions de bénévolat.

Skills

Rigueur

Organisation

Analyse et synthèse

Disponibilité

Réactivité

Relationnel

Adaptabilité

Education

Bac+2 type assistant manager, gestion, tourisme ou équivalent

Job description

L’Union Nationale France Alzheimer, association reconnue d’utilité publique depuis 40 ans, soutient les personnes malades et leurs familles, informe l’opinion et les pouvoirs publics, contribue aux progrès de la recherche et forme les bénévoles, les aidants et les professionnels de santé.

Elle fédère un réseau de plus de 101 associations à travers toute la France (métropole et DOM/TOM).

Les effectifs permanents sont de 48 personnes.

Elle compte 100 000 donateurs et adhérents et près de 2 900 bénévoles.

L’association s’appuie sur un réseau porteur de valeurs communes : la solidarité, l’éthique et le respect de la personne.

Vous vous reconnaissez dans ces valeurs et vous avez envie de vous investir pour une association qui fait des personnes malades et de leurs familles sa priorité?

Vous souhaitez évoluer au sein d’une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégrité sont les maîtres-mots? Alors n’hésitez plus et rejoignez-nous !

Sous la responsabilité de la Responsable du pôle accompagnement et développement, et en lien avec la coordinatrice des séjours vacances, vos missions principales seront les suivantes:

Assurer le secrétariat de l’activité:

• Traiter les appels téléphoniques des adhérents;
• Traiter les e-mails de la boite « séjours vacances »;
• Réceptionner et répartir le courrier;
• Préparer les envois de courrier au départ;
• Relancer les familles en attente;
• Envoyer les courriers suite aux expertises de la commission médicale;
• Combler les séjours avec les listes d’attente.

Assurer le suivi administratif du service:

• Réceptionner et contrôler les dossiers d’inscription;
• Mettre à jour la base de données Séjours Vacances;
• Envoyer les dossiers médicaux en vue de la commission;
• Réceptionner et pré-valider les devis du planning N+1;
• Compléter et envoyer les conventions de bénévolat;
• Traiter les retours des appels à projet séjours départementaux;
• Réceptionner et traiter les bilans des responsables;
• Formaliser les procédures du service en lien avec la coordinatrice;
• Déclarer les séjours auprès des préfectures.

Assurer le suivi comptable:

• Co-suivre le budget de l’activité;
• Gérer et traiter les règlements des adhérents;
• Contrôler et mettre au paiement les factures du service;
• Gérer les avances de frais des responsables;
• Traiter et vérifier les notes de frais bénévoles et commission;
• Envoyer et suivre la facturation aux participants.

Organiser la logistique liée à l’activité:

• Planifier les commissions médicales en lien avec la coordinatrice;
• Organiser les conférences téléphoniques avec les médecins et les responsables;
• Définir les plannings des soignants sur les séjours vacances (SSIAD et intérim);

Gérer les contenus à diffuser:

• Envoyer en amont les dossiers « séjours » aux responsables;
• Administrer et contrôler l’espace ressource de l’extranet.

Suivre les données quantitatives et qualitatives:

• Recenser les participants et établir les statistiques de fréquentation;
• Élaborer un annuaire à jour du bénévolat de compétence.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonctions des besoins du service.

Issu(e) d’une formation Bac+2 type assistant manager, gestion, tourisme ou équivalent, vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif.

Vous alliez rigueur, organisation, esprit d’analyse et de synthèse, disponibilité, réactivité.

Vous possédez un bon sens relationnel et faites preuve d’une grande capacité d’adaptation à vos multiples interlocuteurs.

L’Association France Alzheimer aime valoriser les initiatives. Elle permet à tous de s’investir et d’évoluer professionnellement. Engagée en faveur de l’inclusion et la diversité, elle agit quotidiennement afin de proposer un cadre de travail épanouissant et respectueux des équipes. ( www.francealzheimer.org ).

Nos collaborateurs travaillent dans des locaux modernes idéalement situés au cœur du 8ème arrondissement de Paris et bénéficient d’avantages tels que des RTT, des horaires flexibles, du télétravail (5 jours par mois), une mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur, un abonnement de transport remboursé à 75%, des tickets restaurants, des chèques vacances et CESU, etc.

Informations complémentaires :

• Localisation : Paris 8 ème , avec déplacements ponctuels en France
• Statut : Agent de maîtrise
• Disponibilité prise de poste : Dès que possible

Nos postes sont à pourvoir soit à l’Union nationale (Paris 8 ème ), soit dans l’une de nos 101 associations départementales (métropole et DROM-COM) :