Chargé(e) de relation usagers - MAIRIE DE LIGNE (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Ligné; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

La mairie recherche un agent au sein du service « relations aux usagers » pour assurer l'accueil, les formalités administratives et l'état-civil.

Vous prendrez en charge les titres d'identité, les inscriptions, les élections et le recensement citoyen, ainsi que la gestion du courrier et des fournitures, dans un objectif de qualité de service et de discrétion professionnelle.

Qualifications

• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (état-civil, titres d'identité, électoral, GESCIME…)
• Qualités rédactionnelles et aisance orale (rédaction d'actes d'état-civil, accueil…)
• Connaissance des règles de tenue des registres état-civil, conservation, archives

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
• Réception et gestion des mails, courriers/colis, fichier chrono, domicilés
• Gestion des clés, badges
• Remise de dossiers/documents et traitement des formalités administratives
• Gestion des inscriptions (listes électorales, recensement citoyen, transport ALEOP, repas des aînés, semaine bleue…)
• Gestion des calendriers (passeports-CNI, mariage, PACS, parrainage, conciliateur…)
• Participation à l'organisation des élections et jurés d'assises
• Copilotage du recensement de la population
• Gestion administrative et commerciale des fournitures
• Affranchissement et dépôt/retrait courriers

Connaissances

Relation client

Discrétion

Esprit d'équipe

Gestion du stress

Outils

GESCIME

Description du poste

Au sein du service « relations aux usagers » de la mairie, l’agent sera chargé de l'accueil des usagers, des formalités administratives, de l'état-civil, des titres d’identité, des élections, du service funéraire, du recensement de la population et de la gestion des fournitures et du courrier.

ACCUEIL / FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers


• Réception et gestion des mails, courriers/colis, fichier chrono, domicilés


• Gestion des clés, badges


• Remise de dossiers/documents et traitement des formalités administratives


• Gestion des inscriptions (listes électorales, recensement citoyen, transport ALEOP, repas des aînés, semaine bleue…)


• Gestion des calendriers (passeports-CNI, mariage, PACS, parrainage, conciliateur…)


• Participation à l'organisation des élections et jurés d'assises


• Copilotage du recensement de la population


• Gestion administrative et commerciale des fournitures


• Affranchissement et dépôt/retrait courriers

ETAT-CIVIL

• Rédaction d’actes d’état civil, traitement des demandes (livret de familles, copies d’actes, mentions, COMEDEC…) , et tenue des registres


• Gestion des dossiers mariage, PACS, parrainage, décès, reconnaissance, changement de nom/prénom, célébration possible des PACS


• Cimetière: gestion des concessions logiciel GESCIME

DISPOSITIF DE RECUEIL

• Instruction et gestion des dossiers de titres d'identité (gestion du planning, rdv de dépôt, retrait, recueil de la Préfecture)

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité


• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (état-civil, titres d'identité, électoral, GESCIME…)


• Qualités rédactionnelles et aisance orale (rédaction d'actes d'état-civil, accueil…)


• Connsaissance des règles de tenue des registres état-civil, conservation, archives


• Capacité à définir et gérer les priorités


• Rigueur, méthode et précision (état-civil, DR)


• Autonomie et sens de l'initiative dans la gestion courante des dossiers


• Disponibilité et réactivité


• Capacité à s'adapter à la diversité des publics et des situations


• Polyvalence et agilité


• Appétence pour l'évolution réglementaire et logicielle


• Sens aigu du service public


• Excellentes qualités relationnelles: écoute, diplomatie, patience et amabilité


• Discrétion professionnelle, devoir de réserve, et respect du secret professionnel


• Aptitude au travail en équipe et à la transversalité


• Gestion du stress et maîtrise de soi

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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