Assistant en gestion administrative et électorale (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Le Havre; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Havre accueille un agent administratif pour le service Élections, recensements et autres formalités, chargé d'assurer l'accueil et le suivi des dossiers.

Vous travaillerez au sein d'une équipe de trois agents et contribuerez à l'instruction des dossiers, à la gestion administrative et à la préparation des scrutins ainsi qu'au recensement, tout en restant disponible lors des opérations électorales.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance des techniques d'accueil et de gestion de la relation aux usagers.
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Aptitude au suivi administratif et budgétaire.

Responsabilités

• Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
• Information et accompagnement du public dans ses démarches administratives.
• Instruction et suivi des dossiers d'attestation d'accueil, de regroupement familial, de médaille d'honneur du travail du secteur privé et de recensement citoyen.
• Gestion et traitement des demandes reçues sur la messagerie du service.
• Assistance administrative du chef de service (courriers, comptes rendus, organisation de réunions, gestion des plannings).
• Préparation et suivi budgétaire du service.
• Gestion des commandes et des fournitures.
• Mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité.
• Diffusion des informations auprès des partenaires, des services municipaux et du public.

Connaissances

Outils bureautiques

Relation usagers

Rédaction et organisation

Suivi administratif et budgétaire

Description du poste

Sous la responsabilité du chef de service Élections, recensements et autres formalités, vous participez à la préparation, à l'instruction et au suivi des dossiers relevant des compétences du service.

Au sein d'une équipe de trois agents disposant d'un profil de poste homogène, vous contribuez à l'ensemble des activités du service selon une répartition des missions définie par le responsable et adaptée aux nécessités de fonctionnement.

Activités principales

Accueil et relation aux usagers

• l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers ;
• l'information et l'accompagnement du public dans ses démarches administratives ;
• l'instruction et le suivi des dossiers d'attestation d'accueil, de regroupement familial, de médaille d'honneur du travail du secteur privé et de recensement citoyen ;
• la gestion et le traitement des demandes reçues sur la messagerie du service.

Gestion administrative

Vous participez, en fonction de l'organisation du service, à:

• l'assistance administrative du chef de service (courriers, comptes rendus, organisation de réunions, gestion des plannings) ;
• la préparation et au suivi budgétaire du service ;
• la gestion des commandes et des fournitures ;
• la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité ;
• la diffusion des informations auprès des partenaires, des services municipaux et du public ;

Gestion électorale

Vous contribuez à:

• la gestion et à la mise à jour de la liste électorale ;
• l'instruction et à la vérification des demandes d'inscription ou de radiation ;
• l'inscription d'office des jeunes majeurs et des personnes naturalisées ;
• la préparation des commissions de contrôle des listes électorales ;
• la préparation et à l'animation d'actions d'information ou de formation dans le domaine électoral.

Activités liées aux missions du service

Organisation des scrutins

En période électorale, vous participez, avec l'ensemble de l'équipe, à:

• la préparation administrative et matérielle des scrutins ;
• la gestion des procurations ;
• la constitution et au suivi des bureaux de vote ;
• le recensement et à l'affectation des personnels mobilisés pour les opérations électorales.

Organisation du recensement de la population

Vous contribuez:

• à la préparation des opérations de recensement ;
• à l'élaboration et au suivi des secteurs de collecte ;
• au recrutement et à l'accompagnement des agents recenseurs ;
• au suivi et au contrôle de la collecte.

Jurés d'assises

Vous participez à:

• la constitution de la liste préparatoire ;
• la préparation, à l'envoi et au suivi des courriers liés à cette procédure.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Compétences requises

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance des techniques d'accueil et de gestion de la relation aux usagers.
• Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
• Aptitude au suivi administratif et budgétaire.

Qualités attendues

• Sens du service public.
• Capacité d'adaptation et polyvalence.
• Réactivité et aptitude à gérer les priorités.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.
• Discrétion professionnelle.
• Qualités relationnelles et diplomatie.

Contraintes du poste

• Disponibilité renforcée lors des opérations électorales et des périodes de recensement.
• Participation aux activités du service selon les nécessités de fonctionnement et la répartition des missions au sein de l'équipe.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Le havre, ville de 173 000 habitants classée au patrimoine mondial de l'unesco est à seulement 2h paris.